Controlul financiar de gestiune: legislatia si documentele necesare

Impartasim cu voi in acest material care sunt documentele si legislatia privind controlul financiar de gestiune. Expertul nostru in domeniu contabilitatii si al fiscalitatii ne prezinta toate informatiile necesare privind controlul financiar de gestiune.

Controlul financiar de gestiune: raspunsul specialistului

Pentru entitatile private (cu capital privat), cum ar SRL-urile, nu exista o reglementare legala cu caracter obligatoriu pentru exercitarea controlului financiar de gestiune.
 
Reglementari legale cu caracter obligatoru exista pentru unitatile de stat (regii autonome, societati si companii nationale, societati la care statul sau unitati administrativ-teritoriale detin integral sau majorar capitalul social, institutele de cercetare-dezvoltare etc), dar si pentru alte entitati, indiferent de forma de proprietate, inclusiv particulare (private) care acceseaza fonduri publice (pentru fundamentarea si justificarea sumelor acordate de la bugetul general consolidat).
 
Pana la urma, obligativitatea exercitarii unui control asupra patrimoniului nu poate fi impusa la societatile particulare, acestea avand proprietari persoane fizice si / sau juridice private, care gestioneaza fondurile lor personale.
 
Cum entitatile mentionate mai sus ca fiind de stat functineaza si gestioneaza bani publici (banii nostri, ai tuturor), apare evidenta obligativitatea realizarii unui control financiar de gestiune al patrimoniului lor.
 
Astfel, exercitarea controlului financiar de gestiune, la unitatile de stat si la entitatile care acceseaza bani publici sub diverse forme, este reglementata de urmatoare acte normative:

 
1) HG nr. nr. 1151 din 27 noiembrie 2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de organizare si exercitare a controlului financiar de gestiune – cu modificarile si completarile ulterioare;
 
2) OUG nr. 94 din 2 noiembrie 2011 privind organizarea si functionarea inspectiei economico-financiare – cu modificarile si completarile ulterioare;
 
3) Ordinul nr. 923 din 11 iulie 2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv si a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfasoara activitatea de control financiar preventiv propriu – REPUBLICARE – cu modificarile si completarile ulterioare.
 
La societatile particulare, cum ar SRL-uri sau SA-uri, legea nu impune neaparat realizarea controlului financiar de gestiune, dar, se poate aplica urmatorul rationament:
 
- la fiecare intrunire AGA cel putin o data pe an, pentru aprobarea situatiilor financiare anuale ale exercitiului precedent, acest for suprem are, intre altele, si obligatiile prevazute la art. 194 (pentru SRL-uri):
 
“b) sa desemneze administratorii si cenzorii, sa ii revoce/demita si sa le dea descarcare de activitate...

c) sa decida urmarirea administratorilor si cenzorilor pentru daunele pricinuite societatii, desemnand si persoana insarcinata sa o exercite;”
 
- pornind de aici, este clar ca administratorii unui SRL raspund pentru activitatea lor in fata AGA (de altfel, administratorul este subordonat direct AGA);

 

- raspunzand fata de AGA pentru activitatea lor si, mai mult decat atat, putand fi urmariti pentru eventualele daune pricinuite societatii, indiferent de natura daunelor, inclusiv de natura financiara si contabila, reiese clar faptul ca un administrator ar trebui sa detina un instrument de control asupra activitatii si gestiunii societatii pe care o are in administrare, el fiind gestionarul ei suprem;
 
- or, chiar daca legea nu-i impune – fiind administrator la o societate privata – acesta trebuie sa-si ia toate masurile de precautie, astfel incat activitatea societatii, sub toate aspectele ei (economice, financiare si contabil-fiscale), sa fie cat mai bine condusa, coordonata in conformitate cu cerintele AGA si, mai cu seama, legale; se stie ca nerespectarea vreunei prevederi legale atrage raspunderea patrimoniala sau chiar juridica a celui care raspunde de aspectul respectiv;
 
- ca urmare, un instrument la indemana unui administrator de SRL – care nu le poate sti pe toate si nici nu poate urmari el insusi intreaga activitate – , pentru a se proteja pe el insusi, este organizarea unui control de gestiune al societatii;
 
- organizarea acestui control se realizeaza prin desemnarea (numirea prin decizie interna) a persoanelor care poseda competente pe diverse domenii (sectoare) din cadrul societatii si care, in mod normal, ar trebui sa detina si studii superioare, si stabilirea clara a drepturilor si, mai ales, a sarcinilor de indeplinit, cu mentionarea raspunderilor la care vor fi supuse aceste persoane in caz de neindeplinire / incalcare a obligatiilor trasate;
 
- pentru fiecare sector de activitate din cadrul societatii se stabilesc obiective clare de urmarit si indeplinit (exemple: pentru sectorul productiv, urmarirea calitatii produselor finite in conformitate cu standarde tehnice specifice, fie stabilite de societate, fie stabilite prin diverse acte normative, urmarirea realizarii integrale a fluxurilor tehnologice, urmarirea respectarii reteti de fabricatie intocmai; pentru sectorul aprovizionare, urmarirea efectuarii achizitiilor de marfa, materii prime, materiale etc fie de la anumiti furnizori deja agreati de societate, fie de la furnizori care trebuie sa indeplineasca anumite criterii de calitate, termene de livrare etc; pentru sectorul financiar-contabil: se porneste de la maniera de intocmire si de elemnete continute de catre documentele financiar-contabile si justificative, conform cerintelor OMFP 2634/2015, ale codului fiscal privind factura, ale altor reglementari care instituie si alte documente, cum ar fi carnetul de producator in cazul agricultorilor, numarul de exemplare in care trebuie intocmit fiecare document, numele si prenumele in clar si semnaturile ce trebuie aplicate pe documente de catre fiecare persoana in parte care le intocmte si le verifica si multe alte aspecte).
 
- in ceea ce priveste documentele, in lipsa unei legislatii obligatorii pentru societatile parcticulare, acestea sunt la latitudinea fiecarei entitati daca si cum le intocmeste.
 
Insa, pentru va orienta, este bine sa studiati reglementarile legale precizate in incipit aplicabile unitatilor de stat, deoarece prevederi din acestea se pot aplica foarte bine si la societatile private, prin adaptarea lor in functie de specificul fiecarei societati.
 
De asemenea, pentru societatile particulare, daca aplica reglementarile contabile aprobate prin OMFP 1802/2014 ca baza a contabilitatii lor, se impune realizarea de politici contabile proprii care se aproba de administratori (art. 5 din OMFP nr. 1802/2014). Aceste politici contabile au menirea de a prezenta maniera proprie societatii de aplicare a reglementarilor contabile, mai cu seama atunci cand acestea prezinta metode diferite de abordare a unei situatii (gen metode de amortizare).
 
Practic, politicile contabile ale societatii devin propria sa reglementare contabila (proria sa lege), evident, cu conditia sa fie respectate principiile si regulile prevazute in reglementarea legala aprobata prin OMFP 1802/2014.
 
Pe de alta parte, in reglementarile contabile, exista “CAPITOLUL 11: Controlul intern”, care curinde punctele de la 566 la 575.
 
Aceste prevederi stabilesc linii generale, principii, reguli privind exercitarea controlului intern al societatii, prin prezentarea:

- obiectivelor controlului;
- scopului controlului;

- intinderea si aria controlului activitatii;
- componentele unui control;

- sfera de aplicare: toate nivelurile ierarhice si functionale: aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performantelor operationale, securizarea activelor, separarea functiilor;

- apoi maniera, metodele de evaluare a controlului;

- aspecte privind exercitarea controlui asupra sistemelor informatice;

- aspecte privind exercitarea controlului asupra organizarii generale;

- stabilirea metodelor de exrcitare a controlului, pornind de la desemnarea persoanelor calificate in acest sens;

- apoi exercitarea controlului intern contabil si financiar, ca parte componenta a controlului intern general, prin stabilirea scopului, obiectivelor, metodelor de aplicare a politicilor si procedurilor contabile adoptate de societate, pe diverse sectoare ale activitatii financiar-contabile: aprovizionare, desfacere, productie, incasari numerar, plati numerar, incasari banca, plati banca (lei si valuta), deconturi / ordine de deplasare, salarizare etc.
 
Asadar, nu se poate legifera sau impune maniera in care o societate isi exercita controlul asupra propriei sale activitati, aceasta ramanand la latitudinea fiecarui conducator al unei entitati care doreste sa detina mijloacele proprii de verificare a activitatii si conformitatii cu prevederile legale.

 

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Otilia-Mihaela Roman - Expert contabil si Consultant fiscal.