Rolul registrului de casa in activitatea unei companii

Esti la inceput de drum si abia ti-ai deschis propria afacere. Ai unul sau mai multe puncte de lucru si incepi sa te pui la punct cu toate detaliile legislative si contabile. Este necesar sa ai o imagine cat mai clara si un context pe care sa il intelegi, astfel incat sa poti evita situatiile neplacute cu privire la fluxul banilor din firma ta.

In ultimii ani, rata tranzactiilor electronice a crescut considerabil datorita contextului social. Tranzactiile electronice sunt usor de contabilizat si poti avea o evidenta clara asupra lor. Insa, daca ai deschis un magazin fizic, in care vei avea vanzari zilnice, exista certitudinea ca vei incasa si bani cash. Pentru astfel de tranzactii ai nevoie de un registru de casa. Poate fi o noutate pentru tine, dar iti prezentam cateva idei despre utilitatea acestui document si necesitatea detinerii lui in conformitate cu legislatia in vigoare.

Ce este un registru de casa

Este un document contabil, pe care il poti avea in format fizic sau prin intermediul unei aplicatii de specialitate, in care este obligatoriu sa notezi zilnic inregistrarile incasarilor si a platilor numerar, efectuate prin intermediul casei de marcat.

Conform ordinului Ministerului Finantelor Publice numarul 3512 din 2008 si ordinului cu numarul 2634 din 2015 sunt stabilite urmatoarele prevederi:

• mereu trebuie sa completezi doua exemplare din registru de casa - unul ramane in arhiva casieriei, iar celalalt in departamentul financiar-contabil, pentru o perioada de 5 ani;
• soldul de casa este stabilit prin intermediul registrului de casa la finalul fiecarei zile de lucru;
• informatiile minime pe care le cuprinde sunt datele firmei, data intocmirii, soldul curent si soldul din ziua anterioara;
• dupa intocmire trebuie semnat de casier si de contabilul in exercitiu al companiei.

Scopul utilizarii registrului de casa pentru o afacere

Rolul unui astfel de registru de casa este de control. Prin intermediul acestuia se tine o statistica exacta a sumelor de bani care intra si ies din gestiune. Lipsa unui astfel de document contabil poate incuraja evaziunea fiscala, care ar avea prejudicii mai mari asupra afacerii tale. De asemenea, s-ar putea considera ca faci abuzuri si folosesti banii firmei in interese personale, ceea ce ar fi ilegal.

Un alt beneficiu al existentei registrului de casa este ca vei sti mereu ce suma ai avut in casa la finalul fiecarei zile, si in ziua anterioara. Ordinea si cronologia te vor ajuta in cazul in care vrei sa verifici ceva. Acest document are un rol esential si in cazul unui control financiar efectuat de diverse organe ale institutiilor statului.

Un alt avantaj al faptului ca registul de casa trebuie pastrat 5 ani este ca oricine poate avea o viziune de ansamblu asupra firmei, daca are nevoie. Aici se poate vedea fiecare incasare sau plata catre terti.

Cum se poate completa un registru de casa

Nu este un lucru usor de facut, necesita multa responsabilitate si atentie, de aceea persoana desemnata sa il completeze zilnic trebuie sa fie foarte organizata si meticuloasa. Sunt trei metode prin care poate fi realizat zilnic acest document:

• transcrierea manuala - o activitate care consuma mult timp si poate genera multe greseli;
• folosirea unor registre predefinite - mai usureaza din munca, insa tot exista riscul unor erori umane;
• folosirea unor aplicatii sau softuri contabile specializate care usureaza munca tuturor, fara a exista probabilitatea erorilor umane.

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Documente justificative pentru completarea registrului de casa

• Chitanta este cea mai folosita. Acest document justifica depunerea unei sume de bani numerar in casierie. Sunt necesare mereu doua exemplare semnate;
• Factura fiscala este un alt document justificativ ce are rol esential pentru achizitionarea de produse sau servicii;
• Imputernicirea este folosita atunci cand altcineva, in afara de persoana trecuta in actele firmei, incaseaza banii;
• Decontul este un document care se foloseste de catre persoanele autorizate in interes de serviciu. In acest caz, sumele de bani sunt primite in avans;
• Dispozitia de plata - se efectueaza tot de catre o persoana autorizata pentru cheltuieli ale firmei.

Atunci cand alegi sa ai propria afacere este important sa te pui la punct cu toate documentele contabile si sa ceri ajutorul unui specialist. Astfel, munca ta, va fi cu mult usurata.

Sursa foto: https://www.pexels.com/