Pastrarea documentelor este impusa prin lege si fiecare organizatie poate lua propriile decizii legate de metoda de gestionare a arhivei. Conform Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 (cu completarile si modificarile uletrioare), pastrarea si conservarea actelor se realizează in unitati special amenajate si dotate la cele mai inalte standarde cu scopul de a oferi grad maxim de securitate si siguranta.
Asadar cheltuielile implicate de asigurarea conformitatii legale a acestor spatii sunt aspecte esentiale cand o firma se gandeste la organizarea arhivei.
Astfel, intr-un spatiu autorizat de depozitare a arhivei trebuie asigurate:
- Sisteme complexe de prevenire si stingere a incendiilor
- Ventilatie naturală si sisteme de ventilatie artificiala
- Sisteme de monitorizare permanenta a temperaturii si umiditătii
- Sisteme antiefractie, de alarmă, paza si supraveghere continua cu echipe specializate 24/24h
- Infrastructura proiectata sa reziste la cutremur
- Organizarea excelenta a spatiului de depozitare si evidenta electronica a continutului dosarelor
Nu in ultimul rand trebuie sa luam in calcul ca fiecare companie are obligatia de a desemna un responsabil de arhivă. Formarea, atestarea si perfectionarea personalului din unitatile emitente de documente se realizează prin Facultatea de Arhivistica sau prin cursuri realizate de operatori economici autorizati.
Toate aceste aspecte precum si eforturile financiare si umane implicate trebuie studiate cu responsabilitate pentru a avea o imagine cat mai corecta a investitiilor necesare. Pentru a asigura dezvoltarea afacerii ne bazam intotdeauna pe informatii si parteneri de calitate. Managementul performant al arhivei poate aduce economii de pana la 40% in bugetul destinat arhivarii daca este aplicat corect in baza unei solutii adaptate organizatiei.
Specialistii au remarcat ca arhivarea prin mijloace proprii, la aceleasi standarde de calitate si eficienta, implică costuri net superioare celor rezultate in urma colaborarii cu firme autorizate in domeniu.
Fiecare companie decide cum isi organizeaza arhiva dar este recomandat sa tinem cont de ceea ce urmarim in permanenta:
- economii la buget
- cresterea activitatii
- eficientizarea timpului de lucru al angajatilor
- respectarea cadrului legal
Pentru a evita presiunile cauzate de cheltuieli, timp alocat si efort nejustificat, o optiune este externalizarea serviciilor de arhivare catre o firma specializata si autorizata in managementul arhivei.
Viitorul partener trebuie sa fie autorizat de Arhivele Nationale dar sa indeplineasca si alte conditii care stau la baza unui parteneriat de succes; experienta si portofoliul de clienti, depozite proprii echipate la cel mai inalt nivel tehnologic si de securitate in locatii diferite, securitatea oferita de facilitatile logistice, certificările conform standardelor de calitate in vigoare.
Manual de politici contabile - Stick USB
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale
Aflati totul despre arhivarea documentelor in Noul Ghid Gratuit “Cum faci economiii optimizand activitatea de arhivare?”
