Cum procedam cu documentele financiar-contabile dupa expirarea termenului legal de pastrare

Eliminarea din arhiva a documentelor financiar-contabile

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Eliminarea din arhiva a documentelor financiar-contabile

Conform pct 43 din Ordinul 2634/2015 privind documente financiar-contabile: eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Astfel, in momentul in care termenul minim legat de pastrare a trecut, societatea trebuie sa numeasca o comisie speciala si sa se intocmeasca un proces verbal cu privire la deciza de distrugere a documentelor.

In cazul documentelor fizice: comisia poate sa decisa sa le predea la o unitate specializata in vederea distrugerii sau sa le distruca intern cu ajutorul unui distrugator special de maruntire a documentelor, devenind greu de reasamblat.

Documente electronice: comisia poate sa decida la stergerea sau distrugerea digitala a documentelor, respectand politica interna de Securitate si protective a datelor. Documentele digitale trebuie sterse in mod corespunzator pentru a preveni recuperarea ulterioara a datelor.

Utilizarea unor programe specializate de stergere permanenta poate asigura stergerea ireversibila a informatiilor. In plus, recomand ca inainte de distrugerea documentelor, sa se cripteze datele sensibile.

Registrele de contabilitate obligatorii

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Registrele de contabilitate obligatorii

In ceea ce privesc registrele obligatorii, conform pct 44 din Ordinul 2634/2015, consider ca nu este obligatoriu sa fie in fromat fizic, daca utilizati un sistem informatic care genereaza listari complete si conforme (cu toate elementele cerute de lege):

D.1. Registrele de contabilitate obligatorii pentru entitatile care conduc evidenta contabila pe baza regulilor contabilitatii in partida dubla
44.Potrivit prevederilor legii contabilitatii, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) si Cartea mare (cod 14-1-3).

Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si completate astfel incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registre, foi volante sau listari informatice, dupa caz.

Numerotarea paginilor registrelor se face in ordine crescatoare, iar volumele se numeroteaza in ordinea completarii lor.

Cartea Verde a Contabilitatii - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii 2025

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Raspuns oferit in luna septembrie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.