Mangementul performant al arhivei, atunci cand este implementat in baza unei solutii personalizate poate aduce economii de pana la 40% in bugetul destinat arhivarii si beneficii considerabile pentru creatorul de documente.
Ca si studiu de caz, prezentam in continuare, rezultatele si detaliile unui proiect complex de depozitare si arhivare derulat de echipa SDA-Servicii de Depozitare si Arhivare pentru o companie multinationala din Sibiu, situata in top 10 furnizori de subansamble electrice pentru industria auto la nivel national.
In urma analizei situatiei de la sediul partenerului si a evaluarii arhivei, specialistii SDA -Servicii de Depozitare si Arhivare au elaborat o solutie personalizata care a implicat:
- Preluarea cu mijoace auto proprii, monitorizarea prin GPS a unei cantitati de peste 800 ML arhiva
- Prelucrarea documentelor prin ordonare pe departament, tipologie si cronologie
- Depozitarea in depozitul propriu al SDA - Servicii de Depozitare si Arhivare - dotat cu sisteme inovative de securitate si supraveghere video - a arhivei fizice a companiei, rezultate din procesul de prelucrare; respectiv circa 600 ML documente, introduse in peste 1800 de cutii specializate de arhivare;
- Selectionarea conform Legii a circa 200 ML de documente cu termen de pastrare expirat
- Scanarea profesionala a peste 150.000 de file si indexarea digitala - la solicitarea beneficiarului - a 65.000 de fisiere aferente dosarelor de personal
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2024
Implementarea solutiei performante de management al arhivei s-a concretizat imediat in economii substantiale de timp si bani pentru compania din domeniul automotive:
- Eliberarea unui spatiu de aproximativ 100 mp din incinta cladirii administrative, avand ca efect direct optimizarea costurilor aferente spatiului respectiv, acestuia fiindu-i alocata o destinatie productiva
- Eficientizarea timpului de lucru al angajatilor prin scurtarea perioadei necesare identificarii si consultarii informatiilor din arhiva (un exemplu concret il reprezinta identificarea, scanarea si transmiterea a 42 de facturi din perioada 2017-2018, insotite de documente anexa, in termen de 24 de ore)
- Rapiditate si siguranta in accesarea la distanta a documentelor de personal prin configurarea unei solutii customizate de arhivare electronica. Proiectul digital a constat in scanarea si conversia digitala a documentelor, folosind cele mai noi tehnologii ICR (Intelligent Character Recognition) si indexarea fisierelor dupa un algoritm special astfel incat baza de date a personalului sa fie gestionata si accesata la nivel central pentru toate entitatile companiei multinationale
Enumeram mai jos doar cateva din beneficiile unui parteneriat cu SDA - Servicii de Depozitare si Arhivare, companie cu peste 15 ani de experienta in managementul profesional al arhivei:
- optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea arhivei
- consultanta pentru alegerea pachetului de servicii potrivit
- optimizarea timpului de lucru al angajatilor
- siguranta fizica a documentelor, accesul facil si rapid la documente
- optimizarea logistica datorita depozitelor de arhiva localizate in centrul Romaniei: Bucuresti si Brasov
Acum puteti afla totul despre eficientizarea arhivarii in Noul Ghid Gratuit „Cum faci economii optimizand activitatea de arhivare?”
