Termenul de pastrare a documentelor justificative

Orice operatiune economica (aprovizionare, vanzare, plata salarii, imprumut etc) trebuie consemnata intr-un document, care va sta la baza inregistrarii in contabilitate, dobandit astfel calitatea de document justificativ.

Intrebare: Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva societatilor comerciale:
   a) timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
   b) timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite,cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza 50 de ani.
 
Raspuns corect: a)

Cadrul legal: Prin Legea 36/2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr 82/1991 a fost modificat art 25 din Legea contabilitatii, in sensul ca inclusiv statele de salarii se pastreaza obligatoriu timp de 5 ani (vechea prevedere fiind 50 de ani). 

Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare. Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

Referitor la termenul de pastrare a documentelor justificative, permanent au fost discutii, ultimul act normativ aparut in acest sens (Legea 36/2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr 82/1991), amplificand, parca si mai mult aceste controverse. Ma refer la prudenta pe care ar trebui sa o manifeste companiile in ceea ce priveste aplicarea recentei legi, care prevede un termen de pastrare a documentelor justificative de numai 5 ani. Este evident ca aceasta masura adusa de Legea 36/2023 va reduce costurile de arhivare la firmele mari, diminuandu-si astfel cheltuielile cu chiriile, intretinerea spatiilor de arhivare sau  salariale, dar pot aparea si probleme.

Potrivit noii legi, societatile comerciale, societatile/companiile nationale,  regiile autonome si celelalte persoane juridice, institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor, au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite. Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute mai sus timp de 5 ani, inclusiv pentru statele de salarii.

Legea reduce la 5 ani termenul de pastrare si pentru documentele intocmite in legatura cu aparatele de marcat electronice fiscale, cum ar fi Registrul special si rapoartele fiscale de inchidere zilnica, precum si termenul de pastrare a memoriilor fiscale extrase din casele de marcat.
   
Precizez ca vechile reglementari prevedeau termenul de pastrare de 10 ani, atat in cazul registrelor de contabilitate, cat si in cazul documentelor justificative. Se pare ca la injumatatirea termenului de pastrare a documentelor justificative s-a avut in vedere armonizarea cu termenul de 5 ani in care organele fiscale au dreptul de a stabili creante fiscale, conform Codului de procedura fiscala.
   
Nu trebuie sa neglijam prevederea din acelasi Cod de procedura fiscala, conform careia dreptul de a stabili creante fiscale se prescrie in termen de 10 ani in cazul in care acestea rezulta din savarsirea unei fapte prevazute de legea penala.
   
Daca ne mai gandit si la posibilitatea intervenirii unor litigii intre persoanele juridice sau intre acestea si salariati sau alte autoritati, recomandarea mea este sa se manifeste prudenta in ceea ce priveste noul termen de pastrare de 5 ani.

In sprijinul acestei recomandari, sa nu uitam nici de recenta pandemie generata de coronavirus, care a prelungit cu 253 de zile toate termenele de prescriptie din Codul de procedura fiscala, inclusiv termenul de prescriptie a dreptului organului fiscal de a verifica anumite perioade.

De ce este important sa pastram mai mult timp documentele justificative, mai ales documente de maxima importanta fiscala, cum sunt facturile? Pentru ca, in situatia verificarii unei perioade mai vechi de 5 ani pentru care nu mai detinem astfel de documente, inspectorii ANAF au la indemana o procedura extrem de simpla, dar benefica pentru stat, procedura estimarii obligatiilor fiscale in baza declaratiilor anterioare. Or, daca am prezenta documente justificative, posibil sa fim avantajati in raport cu cuantumul sumelor stabilite de ANAF prin estimare.

Prin urmare, nu cred ca ar trebui sa manifestam graba in a distruge documentele justificative pentru care a expirat termenul de pastrare de 5 ani, ci prudenta mai ales in pastrarea unor documente justificative importante pentru compania noastra si care ne pot ajuta cu prilejul unor controale din partea autoritatilor sau in posibile litigii.

Foto: pexels.com