Distrugerea documentelor care au depasit termenul legal de pastrare. Ce trebuie sa stie orice contabil

In articolul de mai jos vom afla care este opinia specialistului privind procedura de distrugere a documentelor financiar-contabile mai vechi de 5 ani, cu ajutorul unui aparat de tocat, in baza unui proces verbal intocmit de administrator.

Asadar, specialistul atrage atentia asupra Legii 36/2023, care se aplica incepand cu documentele emise de la data de 01.01.2023. Pentru documentele emise pana la 31.12.2022 se aplica prevederile in vigoare pana la aceasta data, respectiv OMFP nr. 2634/2015.

Pastrarea documentelor financiar-contabile conform OMFP 2634/2015

Conform OMFP 2634/2015, iata care sunt prevederile cu privire la pastrarea documentelor financiar-contabile:

36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

37. Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

38.Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

39.Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

40.Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

Potrivit prevederilor art.43 din ordin, dupa expirarea termenelor respective, se poate proceda la eliminarea din arhiva societatii a documentelor financiar-contabile, astfel:

43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Cred ca nu poate fi vorba de termenul de 5 ani ci de 10 ani. Daca la sediul societatii are astfel de documente (mai vechi de 10 ani) poate proceda la distrugerea acestora.

Nu este necesara prezenta unei persoane de la Arhivele Nationale pentru distrugerea documentelor financiar-contabile care au depasit termenul legal de pastrare. Acestea se distrug fie:

- de catre firma dumneavoastra se numeste o Comisie speciala in acest sens in conformitate cu procedura interna a societatii (la procedura de arhivare trebuie sa aveti si pasii/etapele de distrugere a acestor documente), se intocmeste un proces verbal cu privire la decizia de distrugere a documentelor care au depasit perioada legala de arhivare (vor fi enumerate intr-o anexa cu elemente minimale de identificare, inclusiv data emiterii si termenul legal de arhivare). Distrugerea poate fi efectiv realizata de angajati special numiti prin decizie interna

- de catre o firma specializata in baza deciziei de distrugere emisa de Comisia numita in acest sens. Documentele se vor preda la unitati specializate care vor prelua documentele respective si vor realizeaza aceasta operatiune de distrugere.

In baza Deciziei de distrugere se opereaza scaderea acelor documente din Registrul de evidenta a arhivei.
 

Raspuns oferit in luna mai 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pixabay.com