Documentele fac parte din patrimoniul unei companii si trebuie pastrate conform legislatiei in vigoare. Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 menționeaza obligatiile pe care le au entitatile ce creeaza documente dar și procedura de arhivare in timp ce Legea Contabilitatii nr. 82/1991 cu modificarile si completarile ulterioare stabileste termenele de pastrare. Cadrul legal acoperă responsabilitatile emitentilor de documente în fiecare etapa; de la Evidenta Documentelor, Pastrarea Documentelor, Selectionarea Documentelor si pana la Depunerea Documentelor la Arhivele Nationale.
Cum organizam eficient arhivarea documentelor contabile?
Legat de documentele contabile, sa retinem articolele din Pastrarea documentelor (Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996) care stipuleaza conditiile in care trebuie pastrate acestea:
- Art 12 (1): Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii dacet cele prevazute de lege
- Art 12 (2): Persoanele juridice creatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor
- Art 12 (4): Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor
Tot legislatia reglementeaza cum trebuie realizata arhivarea corecta a documentelor. Redam mai jos elementele de care trebuie sa țineti cont pentru organizarea eficienta a arhivei dar si pentru identificarea rapida a documentelor atunci cand este necesar:
-
Dosarele in care sunt ordonate documentele contabile trebuie sa fie grupate pe tip de documente si pe importanta
-
In cutie se vor regasi documente care aparțin unui singur an calendaristic, grupate pe termene de pastrare, respectiv tip de document
-
Fiecare unitate arhivistica trebuie sa cuprinda un minim de informatii care sa usureze accesarea documentelor post depozitare, de exemplu: data si tipul documentului
-
Daca emitentul de documente dispune de puncte de lucru/sucursale, este important sa se regaseasca denumirea acestora pe dosar iar documentele sa fie grupate ca atare in functie de tip document, department, denumirea emitentului.
Ce termene de pastrare au documentele contabile?
Registrul de Evidenta Fiscala PFA
Cheltuieli deductibile si nedeductibile
Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Tot legislatia stabileste și termenele de pastrare. Exemplificam cateva din acestea și reamintim ca respectarea lor este doar o componenta a managementului performant al arhivei:
- 5 ani pentru: notele de receptie, bonurile de predare/transfer/consum, dispozitiile de livrare, fisele de magazie, chitantele, dispozitiile de plata, deconturile de cheltuieli, notele de debitare-creditare, etc
- 10 ani pentru registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara, facturile clienti, facturile furnizori, declaratiile fiscale, registrul jurnal de vanzare-cumparare
- 50 ani pentru statele de salarii
De 15 ani, SDA- Servicii de Depozitare si Arhivare sprijina companiile sa-si minimizeze costurile prin solutii de arhivare si depozitare personalizate.
Enumeram cateva din beneficiile parteneriatului cu SDA - Servicii de Depozitare si Arhivare, companie acreditata in managementul profesional al arhivei:
- economii de timp si bani prin servicii complete de prelucrare arhivistica, realizate cu personal specializat conform normelor in vigoare
- optimizarea utilizarii spatiului si a costurilor legate de depozitarea arhivei
- siguranta fizica a documentelor si securitatea informatiei, accesul facil și rapid la documente
- eficientizarea si siguranta logistica datorita depozitelor de arhiva localizate în centrul Romaniei: Bucuresti si Brasov
