Organizarea evidentei tehnico-operative si contabile in diverse activitati turistice

Multumim Revistei de Monografii Contabile

drd. Monica Julean

Organizarea evidentei tehnico-operative si contabile in diverse activitati turistice

Ca ramura de activitate, turismul reprezinta un domeniu complex ce reuneste un ansamblu de servicii si bunuri, proprii mai multor sectoare, asigurand legatura intre prestatori si turisti prin vanzarea serviciilor solicitate de acestia.

Activitatea unitatilor de turism este una foarte diversificata, constand in principal in prestari de servicii, ce pot fi grupate astfel:

1. activitatea de turism intern, organizata prin intermediul agentiilor de turism din cadrul societatilor comerciale de turism, cuprinzand:

• actiunea turistica de trimitere la odihna si tratament, prin vanzarea biletelor de odihna si tratament de catre alte societati decat cele detinatoare de baza materiala si organizatoare de actiune turistica, precum si valorificarea locurilor pentru odihna si tratament din statiuni si a spatiilor de cazare la cetateni, omologate prin turism;
• actiunea turistica privind excursiile interne.

2. activitatea de cazare turistica, care cuprinde:

• cazarea propriu-zisa (activitatea hoteliera) prin hoteluri, moteluri, hanuri, vile turistice, cabane;
• activitatea de prestari servicii complementare pentru turisti: servicii de posta, servicii personale (frizerie, coafura, spalatorie, curatatorie, inchirieri de obiecte), servicii de tratament, servicii de agrement.

3. activitatea de transport turistic de personal cu mijloace proprii de transport;

4. activitatea de desfacere a marfurilor, care cuprinde alimentatia publica si desfacerea marfurilor cu amanuntul prin alte unitati comerciale;

5. activitatea de productie, care cuprinde:

• productia laboratoarelor de cofetarie-patiserie;
• productia alimentara (de exemplu, panificatie, carmangerie).

6. alte prestari de servicii.

Trasaturile specifice ale activitatii de turism influenteaza intre altele si modul de organizare a contabilitatii, astfel:

• Toate serviciile prestate turistului (cazare, masa, transport, tratament, vizite) formeaza produsul turistic, care, din punct de vedere contabil, prezinta importanta in evidentierea veniturilor si cheltuielilor pe activitati, pe tipuri si feluri de prestatii turistice, oferind posibilitatea determinarii si analizei acestora
• Serviciile prestate turistului formeaza actiunea turistica care este incredintata unui agent de turism si pentru care poarta raspunderea realizarii ei in conditii de eficienta. In aceste conditii, agentul de turism manuieste diverse valori, cum ar fi bani, bilete de calatorie, cecuri, pentru care devine debitor pana in momentul justificarii valorilor primite, moment care coincide cu incheierea actiunii turistice.

NOTA

Deoarece agentul de turism retine asupra sa documentele justificative, pe parcursul calatoriei, inregistrarea cheltuielilor in contabilitate are loc dupa incheierea actiunii turistice.

Din punct de vedere practic, datorita numarului mare de astfel de actiuni turistice, se impune urmarirea cheltuielilor fiecarei actiuni cu ajutorul evidentelor tehnico-operative. Utilizarea echipamentelor electronice au ca rezultat depasirea dificultatilor care apar in realizarea acestor operatiuni.

Elemente specifice activitatilor de turism

Ca urmare a faptului ca actiunile turistice au o durata relativ scurta, este lansata intr-o luna si se incheie in aceeasi luna, cheltuielile si veniturile sunt aferente aceleiasi perioada de gestiune, deci exista posibilitatea stabilirii cu usurinta a rezultatului si a eficientei economice a fiecarei actiuni turistice. 

Daca actiunile turistice sunt in curs de executie la sfarsitul periodelor de calcul (de exemplu, o luna), ele nu se inregistreaza pe cheltuieli deoarece documentele se afla la agentul de turism, iar daca s-au efectuat deja anumite plati, acestea se vor inregistra sub forma cheltuielilor constatate in avans.

• Pentru utilizarea integrala a capacitatilor tehnico-materiale se practica masuri asiguratorii stipulate in contractele incheiate cu partenerii, precum si incasarea anticipata a prestatiilor turistice, deoarece orice neutilizare a capacitatii bazei tehnice are efecte negative asupra eficientei economice. Astfel valoarea efectiva a prestatiilor poate sa difere de cea incasata anticipat sau actiunea turistica sa nu aiba loc si reflectarea in contabilitate a incasarilor si veniturilor are loc dupa incheierea actiunii turistice.
• Utilizarea unor instrumente de plata care sa garanteze incasarea serviciilor prestate, cum ar fi voucherele si cartile de credit.

In functie de conditiile de angajare a prestatiilor turistice, este determinat si modul de decontare a serviciilor si de evidentiere in contabilitate a veniturilor si cheltuielilor.

In aceste conditii, decontarea in turismul organizat se face intre unitatile contractante prin intermediul bancilor, iar in turismul neorganizat are loc incasarea anticipata de la turisti, urmand sa se regularizeze sumele incasate.

• In turismul organizat, cheltuielile si veniturile se evidentiaza numai la unitatea contractanta, chiar daca la realizarea serviciilor participa si unitati prestatoare.
• In turismul neorganizat cheltuielile si veniturile se reflecta in contabilitatea unitatii care organizeaza si incaseaza contravaloarea serviciilor turistice.

Participarea mai multor unitati de turism la realizarea unei actiuni turistice face ca una dintre ele sa indeplineasca rolul de unitate organizatoare, iar celelalte – de unitati prestatoare. Acest lucru determina evidentierea veniturilor si cheltuielilor activitatii de turism numai in contabilitatea unitatii organizatoare si recuperarea pretului serviciilor turistice de catre unitatile prestatoare, de la cea organizatoare.

Una dintre activitatile de turism, al carui specific este productia este reprezentata de laboratoarele de cofetarie-patiserie.

Pot exista laboratoare centrale care vand produsele finite obtinute la diversi terti sau laboratoare care functioneaza pe langa patiserii si cofetarii, dar au gestiune separata de acestea si le transfera produsele finite in vederea vanzarii consumatorilor finali.

I. Activitatea laboaratoarelor de cofetarie-patiserie este una de productie, cu mai multe magazii de materii prime, astfel incat este importanta cunoasterea si stabilirea structurilor de preturi. Acestea cuprind:

a) pretul de cumparare al materiilor prime cuprinse in produsul fabricat, denumit si pret de materie prima. Acesta este un pret antecalculat pe fiecare sortiment de produs finit (produs de patiserie, fel de prajitura), pe baza normelor de consum ale materiilor prime prevazute in reteta de fabricatie. De regula, calculul pretului de materie prima se face pentru 100 bucati. Aceste preturi se recalculeaza ori de cate ori se produc modificari in structura sortimentelor de materii prime, in normele de consum sau in cuantumul preturilor de cumparare;

b) pretul de vanzare al laboratorului calculat prin adaugarea la pretul de materie prima, a marjei comerciale specifice laboratorului;

c) pretul de vanzare al produsului finit prin unitati de desfacere (cofetarii sau patiserii) si pretul de vanzare al produsului prin unitati mixte (restaurante sau alte unitati de desfacere). Aceste preturi se calculeaza adaugand la pretul de vanzare al laboratorului marja specifica unitatii prin care se vinde produsul.

Documentele specifice activitatii laboratorului de cofetarie si patiserie se diferentiaza pe faze ale acestei activitati: de aprovizionare cu materii prime, productie si desfacere.

Deoarece aprovizionarea cunoaste aceleasi forme cu cele practicate de unitatile mixte, se intocmesc aceleasi documente si anume:

• Factura si Nota de receptie si constatare de diferente pentru aprovizionarea pe raspunderea furnizorului, cu delegatul sau sau cu delegatul laboratorului;
• Nota de predare-transfer-restituire la aprovizionarea prin intermediul depozitelor de repartizare;
• Borderoul de achizitii urmat de Nota de receptie pentru aprovizionarea de pe piata agroalimentara.

Materiile prime pot intra direct in laborator sau prin intermediul magaziilor de materii prime. In cel de-al doilea caz aprovizionarea este urmata de eliberarea materiilor prime spre consum.

In faza de productie se inregistreaza cheltuielile de fabricatie ale laboratorui.

Cheltuielile cu materiile prime se inregistreaza pe baza normelor de consum din retetele de fabricatie, corespunzator productiei realizate. In acest scop se pondereaza cantitatea de produse finite obtinuta, consemnata in:

• Notele de predare-transfer-restituire si
• Facturi cu pretul de materie prima antecalculat pentru fiecare produs.

Considerand ca normele de consum sunt respectate conform retetelor de fabricatie, gestiunea laboratorului se descarca cu suma reiesita din calcul.

Alte documente utilizate in activitatea de productie propriu-zisa sunt:

• Statul de plata a salariilor,
• Bonuri de consum de materiale,
• Situatia de calcul a amortizarii,
• Facturi pentru servicii prestate de terti.

In faza de desfacere a produselor finite apar documente corespunzatoare destinatiei produselor si anume:

• Nota de predare-restituire pentru transferul produselor catre unitati proprii (cofetarii, patiserii);
• Facturi catre vanzarea produselor catre terti;
• Avize de insotire pentru produsele transferate pentru protocol sectorului administrativ.

Pe baza documentelor primare mentionate se intocmeste „Centralizatorul produselor finite livrate de laborator”. Acesta serveste inregistrarii consumului de materii prime in contabilitate. Particularitatea sa consta in urmatoarele preturi ale produselor vandute sau transferate:

• pret de materie prima necesar inregistrarii consumului de materie prima;
• pret de vanzare al laboratorului la care se inregistreaza venitul din vanzare;
• pret de vanzare al unitatii primitoare, la care se inregistreaza intrarea marfurilor in caz de transfer (daca evaluarea marfurilor se face pentru unitate la pret de vanzare).

In cadrul laboratorului evidenta operativa se realizeaza pe de o parte pentru materia prima, iar pe de alta parte pentru produsele finite stabilite a se fabrica si realiza.

Cantitatile de produse fabricate se evidentiaza cu ajutorul: „Planului de productie al laboratorului”. Acesta se intocmeste zilnic de gestionarul laboratorului si cuprinde cantitatea de produse planificate, cantitatea fabricata si eventual cea ramasa in stoc.

Consumul de materii prime se urmareste operativ cu ajutorul:

• „Centralizatorului de produse finite realizate”,
• „Situatiei privind consumul pentru productia realizata” si
• „Situatiei comparative a consumurilor normate si efective”.

Contabilitatea laboratoarelor de cofetarie si patiserie se organizeaza distinct in functie de statutul juridic al acestora.

Astfel, pentru laboratoarele centrale, cu personalitate juridica, urmarirea gestiunii acestora se poate realiza cu ajutorul contabilitatii financiare.

Daca se doreste cunoasterea costului efectiv pe laborator si pe sortimente de produse, se organizeaza contabilitatea de gestiune.

II. Activitatea de cazare si alte prestari de servicii in unitatile de turism

Desi este strans legata de alimentatia publica si turism, activitatea de cazare are o autonomie, desfasurandu-se in cadrul unor unitati operative specifice.

Fiind o forma a prestarilor de servicii, activitatea de cazare are un caracter nematerial. Ca urmare, reflectarea ei in contabilitate este mai simpla, concretizandu-se in inregistrarea:

• pe de o parte, a cheltuielilor de cazare,
• iar pe de alta parte, a veniturilor aferente,

diferenta dintre ele reprezentand rezultatul financiar al acestei activitati.

Dotarea materiala a unitatilor de cazare si calitatea diferita a serviciilor determina niveluri diferentiate ale cheltuielilor. Drept urmare, se impune stabilirea unor venituri diferentiate pe categorii de unitati operative.

Aceasta diferentiere face necesara clasificarea unitatilor operative de cazare dupa:

• importanta lor (cum ar fi: hoteluri, hanuri turistice, moteluri, cabane turistice);
• conditiile materiale si gradul de confort oferit (de la 1 la 5 stele sau margarete).

Tarifele de cazare exprima valoarea serviciilor corespunzatoare si au drept scop acoperirea cheltuielilor si asigurarea realizarii profitului unitatii. Tariful de cazare poate fi diferentiat si in functie de perioada de cazare (de sezon), care influenteaza raportul cerere-oferta a spatiilor de cazare.

Concomitent cu cazarea, unitatea mai poate pune la dispozitia turistilor si alte servicii cum ar fi: servicii de tratament, servicii de frizerie, coafura, inchiriere de obiecte, curatatorie sau spalatorie chimica, servicii de agreement, servicii de posta (de exemplu, convorbiri telefonice, telex, telegraf), servicii de schimb valutar.

Activitatea de cazare presupune:

• operatii de rezervare si inchiriere a spatiilor de cazare,
• operatii de urmarire si incasare a tarifelor pentru serviciile prestate.

Rezervarea spatiilor de cazare se face pe baza comenzilor verbale ale turistilor sau a comenzii de rezervare intocmita de agentiile de turism.

Acestea cuprind:

• denumirea si adresa unitatii solicitante,
• numarul si numele pasagerilor sau a delegatului turistilor,
• numarul locurilor si
• durata cazarii.

Comenzile sunt inscrise in Registrul de evidenta al comenzilor.

La cazare, receptionerul completeaza datele de identitate a pasagerilor in Cartea de imobil si intocmeste „Diagrama grupului” in vederea repartizarii locurilor de cazare. Aceasta cuprinde tariful, numarul de zile, suma de incasat, date care se inscriu in „Situatia prestarilor si decontarilor”.

Pentru toate aceste servicii oferite turistilor, unitatea prestatoare transmite receptiei Bonuri de servicii, ale caror date se inscriu tot in „Situatia prestarilor si decontarilor”.

Pe baza situatiei intocmite, receptia emite „Nota de plata” care serveste decontarii in numerar sau pe baza filelor din carnete CEC cu limita de suma. Pentru decontarea prin virament este necesara intocmirea facturii, un exemplar al acesteia fiind remis conducatorului de grup.

Notele de plata se centralizeaza la sfarsitul zilei in „Borderoul notelor de plata”.

Evidenta operativa se realizeaza cu ajutorul urmatoarelor documente:

• „Diagrama locurilor libere si ocupate” care urmareste situatia spatiilor de cazare;
• „Situatia prestarilor si decontarilor” care reflecta in orice moment sumele datorate de turisti si incasarea lor pe feluri de servicii;
• „Raportul de gestiune” care stabileste zilnic situatia realizarilor si a incasarilor distinct pe servicii prestate si modalitati de incasare.

In cazul cazarii in statiuni balneo-climaterice se mai intocmesc unele documente specifice cum ar fi:

• „Evidenta sosirilor si plecarilor” , completata pe baza biletelor de tratament si odiha,
• „Situatia realizarilor si decontarii prestarilor pe beneficiari si perioade”.

Activitatea de cazare impune si intocmirea de documente care sa consemneze cheltuielile aferente, cum ar fi:

• Bonuri de consum materiale,
• State de plata a salariilor,
• Situatii de calcul a amortizarii.

EXEMPLU

Exemple practice privind activitatea de turism intern si inregistrarea acestora in contabilitate

1. Se achizitioneaza marfuri si se receptioneaza la depozitul central, pe baza facturii si a notei de receptie si constatare de diferente la pret de achizitie 1.000 lei, T.V.A. 19%.

2. Se distribuie marfuri din depozitul central catre restaurant si bar pe baza notei de predare-transfer-restituire, la pret de achizitie de 300 lei si respectiv 200 lei, adaosul comercial practicat de ambele unitati operative fiind de 90%.   

Marfurile sunt evidentiate la pretul cu amanuntul.  

3. Din „Raportul de gestiune” al hotelului rezulta sume datorate de turistii romani pentru cazare in valoare de 1.100, T.V.A. 19%.

4. Se predau la casierie pe baza de monetar 300 lei, iar restul se vireaza in contul curent pe baza foii de varsamant.

5. Se achizitioneaza materii prime si materiale auxiliare specifice laboratorului pe baza de factura. Receptia se efectueaza direct la laboratorul de cofetarie. Pretul de achizitie al materiilor prime este de 500 lei, iar al materialelor consumabile 550 lei, T.V.A. 19%.

6. Se dau in consum materii prime in valoare de 200 lei, pe baza bonului de consum.

7. Se vand in numerar marfuri prin restaurant la pretul de alimentatie publica de 378 lei si prin bar in valoare de 252 lei pe baza notelor de plata.

8. Se vand prin restaurant marfuri catre clienti in valoare de 150 lei la pret de alimentatie publica, pe baza de factura.

9. Se incaseaza prin virament contravaloarea facturii marfurilor vandute prin restaurant.

10. Se achita furnizorul de materii prime si materiale consumabile specifice laboratorului de cofetarie, prin virment bancar.

11. Se receptioneaza in cursul lunii produse de laborator la pret prestabilit de 350 lei pe baza notei de receptie si constatare de diferente.

12. Se inregistreaza conform Raportului de gestiune, vanzarea de tichete de mic dejun in valoare de 180 lei.

13. Se inregistreaza darea in consum a materialelor consumabile in valoare de 400 lei.

14. Se achita furnizorul de marfuri pe baza de ordin de plata.

15. Se livreaza produse finite din laboratorul de cofetarie catre cofetaria din cadrul complexului hotelier pe baza notei de predare-transfer. Pretul de alimentatie publica la care se receptioneaza este de 250 lei.

Vanzarea produselor prin cofetaria proprie :

Descarcarea din gestiune a produselor de cofetarie vandute prin cofetaria proprie :

16. Serviciul de schimb valutar din cadrul complexului hotelier cumpara 400 euro la cursul de schimb valutar de 3,60 lei/euro, comision 10%.

17. Se livreaza produse finite ale laboratorului de cofetarie catre terti, pe baza de factura, in valoare de 160 lei si se incaseaza prin virament contravaloarea lor.

Livrarea :

Incasarea :

18. Se descarca gestiunea barului de marfuri vandute.

19. Se descarca gestiunea restaurantului de marfurile vandute.