Trecerea mijloacelor fixe in conservare: Documentatie, proceduri tehnice si tratament contabil

Avand in vedere amanarea unor proiecte, o firma intentioneaza sa aplice metoda conservarii pentru echipamentele vizate pe durata perioadei de amanare. In continuare veti afla care este procesul tehnic, ce documente ar trebui intocmite si care sunt notele contabile.

Conform prevederilor din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale (HG 909/1997) pct. 18:

Justificarea trecerii in conservare a mijloacelor fixe se face in situatia in care este indeplinita una dintre urmatoarele conditii:
- la inchiderea temporara a unor sectii de productie din lipsa materiei prime;
- cand pentru produsele care se realizeaza cu mijloacele fixe respective nu mai exista cerere pe piata;
- cand mentinerea in functiune a mijloacelor fixe respective nu se justifica din punct de vedere al randamentului si al cheltuielilor de functionare pe o perioada de timp limitata.

Trecerea in conservare a mijloacelor fixe, precum si durata conservarii, in conditiile prevederilor art. 16 lit. a) si b) din lege, se fac cu aprobarea consiliului de administratie sau a responsabilului cu gestiunea patrimoniului.

Trecerea mijloacelor fixe in conservare: Documentatie necesara

Documentatia necesara este urmatoarea:

1. Proces-verbal de trecere in conservare, semnat de catre responsabili tehnic/gestionar/magazioner). Se detaliaza echipamentul, starea acestuia, masurile luate, conditiile de depozitare, de exemplu:

• Detalii tehnice despre echipament (cod, serie, descriere).
• Starea echipamentului la momentul conservarii.
• Masuri de protectie adoptate.
• Semnaturi tehnic/gestionar/magazioner.

2. Decizia oficiala care justifica regimul de conservare si durata acestuia. (Decizia de conservare emisa de catre administrator sau managerul companiei, care sa justifice economic si tehnic necesitatea conservarii. De exemplu: Decizia nr. 1/10.12.2024 privind conservarea echipamentului XYZ.

Procesul tehnic conservarea echipamentelor

In ceea ce priveste procesul tehnic conservarea echipamentelor presupune masuri preventive pentru protejarea acestora, cum ar fi:

a) Curatarea si intretinerea preliminara:
Spalarea, ungerea sau lubrifierea pieselor mobile.
Verificarea eventualelor defectiuni sau uzuri si remedierea acestora.
b) Protejarea impotriva factorilor externi:
Acoperirea echipamentelor cu huse, folie protectoare sau utilizarea substantelor anti-coroziune.
Asigurarea unor conditii optime de depozitare (spatii ferite de umezeala, temperaturi extreme sau praf).
c) Deconectarea sigura: Scoaterea din functiune a echipamentelor si golirea rezervoarelor (daca este cazul, ex. ulei, combustibil).
d) Inspectii periodice:Programarea si efectuarea unor verificari pentru a asigura integritatea echipamentelor conservate.

Amortizarea fiscala si amortizarea contabila

In ceea ce priveste amortizarea fiscala, potrivit prevederilor din Codul fiscal de la art.28 alin.12 lit.k):
k) In cazul in care mijloacele fixe amortizabile sunt trecute in regim de conservare, in functie de politica contabila adoptata, valoarea fiscala ramasa neamortizata la momentul trecerii in conservare se recupereaza pe durata normala de utilizare ramasa, incepand cu luna urmatoare iesirii din conservare a acestora, prin recalcularea cotei de amortizare fiscala;

In ceea ce priveste amortizarea contabila, potrivit Reglemetarilor contabile aprobate prin Ordinul 1802/2014:
139 1. Pe perioada neutilizarii activului, amortizarea nu este nici intrerupta, nici diminuata in functie de utilizarea redusa a acestuia, cu exceptia cazului in care activul este complet amortizat. Cu toate acestea, in cazul utilizarii metodei de amortizare calculata pe unitate de produs sau serviciu, cheltuielile de amortizare pot fi zero atunci cand nu exista productie, amortizarea bazandu-se in acest caz pe utilizarea activului.

Astfel, amortizarea nu inceteaza atunci cand activul nu este utilizat din cauza reducerii partiale sau totale a activitatii care include utilizarea acestuia.

Potrivit pct. 238 alin. (4) din reglementarile contabile In cazul in care imobilizarile corporale sunt trecute in conservare, in functie de politica contabila adoptata, entitatea inregistreaza in contabilitate o cheltuiala cu amortizarea sau o cheltuiala corespunzatoare ajustarii pentru deprecierea constatata.

Ca urmare, pentru imobilizarile corporale trecute in conservare, entitatea recunoaste pe seama cheltuielilor perioadei contravaloarea ajustarilor permanente (cheltuielile cu amortizarea) sau provizorii (cheltuielile cu ajustarile pentru depreciere) aferente acestora.

Mijloace fixe trecute in conservare - ce conturi folosim

Ca urmare, in cazul in care mijloacele fixe sunt trecute in conservare in contabilitate se inregistreaza:
- fie cheltuielile cu amortizarea (contul 6811 - Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor)
- fie ajustari pentru depreciere (6813 Cheltuieli de exploatare privind ajustarile pentru deprecierea imobilizarilor = 291 Ajustari pentru deprecierea imobilizarilor corporale) in functie de politicile contabile adoptate de societate.

In situatia in care sunt trecute in conservare amortizarea fiscala se calculeaza incepand cu luna urmatoare iesirii din conservare a mijloacelor fixe prin recalcularea cotei de amortizare fiscala aplicabila valorii fiscale ramasa neamortizata la momentul trecerii in conservare.