Casa de marcat defecta: care este procedura de urmat?

Cand casa de marcat fiscala este blocata sau defecta temporar, este important sa actionati cu atentie si sa urmati anumite etape pentru a remedia problema si pentru a minimiza impactul asupra activitatii afacerii. O casa de marcat defecta poate afecta afacerea dvs. si poate conduce la probleme cu raportarea corecta a vanzarilor. 

Consideram ca exemplu situatia prezentata in urmatorul studiu de caz: la un magazin de produse naturiste, in situatiile in care casa de marcat fiscala este blocata sau defecta temporar, bonurile se completeaza si se salveaza in soft-ul de contabilitate (la care casa de marcat este conectata), iar in registrul special de casa se completeaza bonul si valoarea totala a bonului (nu si fiecare element al bonului, intrucat registrul special de casa ar trebui schimbat in acest caz foarte des ca urmare a volumului mare de informatii).

Dupa ce se remediaza defectiunea se tiparesc toate bonurile din registrul special de casa, care deja sunt salvate in soft. In situatia in care nu functioneaza nici softul, se noteaza in registrul special de casa bonurile si valoarea totala a fiecarui bon, iar intr-un fisier excel se inscrie fiecare bon cu produsele si codurile de bare sau codurile interne, urmand ca in momentul in care se remediaza defectiunea se salveaza in soft si se tiparesc toate bonurile fiscale din registrul special de casa.

Procedura este corecta? Daca nu, ce ar trebui modificat? Va rugam sa mentionati si baza legala."

Casa de marcat defecta: etape de urmat

Dpdv al gestiunii solutia dvs. este corecta. In ceea ce priveste evidenta produselor vandute, a descarcarii de gestiune, a urmaririi stocurilor va puteti organiza cum doriti.

Dpdv al emiterii unui document pentru incasarea cu numerar se va proceda asa cum se prevede la art. 1, alin. (8) din OUG 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale :
8) In cazul defectarii aparatelor de marcat electronice fiscale, pana la repunerea in functiune a acestora, operatorii economici utilizatori sunt obligati sa inregistreze intr-un registru special, intocmit in acest sens, toate operatiunile efectuate si sa emita chitante, in conditiile legii, pentru respectivele operatiuni si facturi, la cererea clientului. Obligatia privind inregistrarea operatiunilor efectuate intr-un registru special nu se aplica operatorilor economici care desfasoara activitatea de transport in regim de taxi, precum si celor care utilizeaza pentru inregistrarea veniturilor aparate de marcat electronice care sunt integrate in echipamente nesupravegheate

(8 1) In cazul prevazut la alin. (8), operatorii economici utilizatori au obligatia sa notifice imediat distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditata, astfel incat utilizatorul sa poata sa faca dovada comunicarii notificarii la distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditata, in fata organelor de control. La momentul comercializarii aparatului de marcat electronic fiscal sau ulterior, partile contractante stabilesc modul in care operatorul economic notifica distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditata in cazul defectarii aparatului de marcat electronic fiscal. Notificarea efectuata in alt mod decat cel stabilit de partile contractante nu este valabila

(9) Se interzice operatorilor economici care, potrivit legii, au obligatia de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale si de a emite bonuri fiscale cu acestea, sa inmaneze clientilor documente care atesta plata contravalorii bunurilor achizitionate sau serviciilor prestate, altele decat bonurile fiscale, cu exceptia situatiei prevazute la alin. (8).

OUG 28/1999, care reglementeaza utilizarea registrului special in cazul defectarii casei de marcat, reglementeaza utilizarea bonurilor fiscale exclusiv dpdv al incasarii contravalorii bunurilor livrate/serviciilor prestate si TVA colectate.

Din acest motiv, in registrul special este relevant sa se treaca suma incasata si TVA colectata si nu sa se detalieze produsele vandute/serviciile prestate.

Faptul ca agentii economici aleg din considerente practice sa conecteze casa de marcat la programul de gestiune, astfel incat bonul fiscal sa fie utilizat si ca document pentru descarcarea din gestiune a produselor vandute, este o optiune si nu o obligatie si nu este reglementat restrictiv nicaieri.

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

SAF-T Ghid de raportare corecta

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Raspuns oferit in luna august 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pixabay.com