In orice activitate economica, documentele justificative joaca un rol esential in asigurarea corectitudinii si transparentei inregistrarilor contabile. 

Bonuri fiscale - calitatea de document justificativ

Astfel, potrivit specialistilor PortalContabilitate.ro, trebuie sa tineti cont de prevederile art. 6 alin. 1 din din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit carora orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

In privinta documentelor justificative, conform pct. 25-26 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMFP 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile factura este documentul justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economice. Doar pentru operatiunile pentru care, conform Codului fiscal nu exista obligatia intocmirii facturii, inregistrarea in contabilitate se poate face pe baza baza contractelor incheiate intre parti si a documentelor financiar-contabile sau bancare care sa ateste acele operatiuni, cum sunt: aviz de insotire a marfii, chitanta, dispozitie de plata/incasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dupa caz.

In ceea ce priveste bonurile fiscale, acestea imbraca forma facturilor simplificate daca indeplinesc conditiile de la art. 319 alin. 12 lit. a si alin. 21 din Codul fiscal, si anume:
- au valoare maxima, inclusiv TVA, de 100 euro;
- contin cel putin urmatoarele informatii: data emiterii; identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile (a furnizorului); identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate; suma TVA colectata sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia.

Conform pct. 69 alin. 6 din Normele metodologice date in aplicarea art. 299 din Codul fiscal, pentru achizitiile de bunuri si servicii pe baza de bonuri fiscale, deducerea TVA poate fi justificata cu bonurile fiscale care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate (conditiile precizate mai sus), daca furnizorul/prestatorul a mentionat pe bonul fiscal cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal codul de inregistrare in scopuri de TVA al beneficiarului. Totodata, bonurile fiscale care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate pot fi considerate documente justificative in relatia B2B deoarece facturile simplificate de acest tip sunt exceptate de la obligatia trimiterii in sistemul RO e-Factura in baza prevederilor art. 10 alin. 1 din OUG 120/2021, cu modificarile la zi.

Daca bonurile fiscale nu au mentionat acest cod (CUI), ele mai pot indeplini calitatea de document justificativ daca societatea poate justifica operatiunile efectuate fie prin facturile emise pe baza bonurilor fiscale (si primite prin RO e-Factura conform OUG 120/2021), fie prin alte documente cum sunt ordinul de deplasare, decontul de cheltuieli etc., la care se anexeaza respectivele bonuri, documentele respective referindu-se la cheltuieli efectuate in specificul relatiilor de munca dintre societate si salariatii sai si fiind avizate de persoana care aproba cheltuielile in cauza, conform regulamentului intern si politicilor contabile proprii stabilite la nivel de societate. Altminteri, bonurile fiscale sunt doar documente pentru atestarea efectuarii platilor (in numerar), nu si pentru justificarea cheltuielilor ori a TVA aferenta achizitiilor.

Exemplu

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Contractul de mandat Optimizare fiscala Avantaje si dezavantaje

Vezi AICI detalii

Spre exemplu, daca societatea deconteaza unui salariat participarea la un curs de pregatire profesionala organizat de un furnizor autorizat de servicii de formare profesionala in baza art. 193 lit. a si art. 194 alin. 2 din Codul muncii, iar contravaloarea cursului a fost achitata cu bon fiscal, atunci acest bon fiscal impreuna cu contractul incheiat cu furnizorul de servicii de formare profesionala si/sau decontul de cheltuieli constituie document justificativ, chiar daca bonul fiscal nu contine codul de inregistrare fiscala al societatii. In acest caz, bonul fiscal constituie document justificativ indiferent de valoarea lui deoarece serviciile de formare profesionala sunt servicii scutite de TVA potrivit art. 292 alin. 1 lit. f din Codul fiscal si pentru ele nu este obligatorie emiterea facturii, dupa cum se arata la art. 319 alin. 7 din Codul fiscal.

Mai trebuie luat in considerare si faptul ca, pentru achizitiile care au la baza bonuri fiscale ce nu indeplinesc conditiile de facturi simplificate (au valoare mai mare de 100 euro) si care nu se refera la operatiuni scutite de TVA (pentru care nu exista obligativitatea emiterii facturii), factura este singurul document justificativ (bineinteles, daca este trimisa prin RO e-Factura conform art. 319 alin. 1 1 din Codul fiscal) deoarece inregistrarea operatiunilor economice in contabilitate in lipsa facturii nu este posibila decat atunci cand nu exista obligatia intocmirii facturii potrivit legislatiei fiscale in materie.

Foto: pixabay.com