Cum sa va schimbati sediul social: documente necesare si formalitati la ANAF si Registrul Comertului

Schimbarea sediului social al unei companii reprezinta o decizie importanta pentru orice afacere si necesita o atentie speciala pentru a asigura ca totul se desfasoara fara probleme. Astfel, exista o serie de formalitati si documente pe care trebuie sa le indeplineasca si sa le prezinte o companie pentru a-si schimba sediul social. 

Schimbare sediu social. Formalitati si documente necesare

Spre exemplu, o societatea isi muta sediul social incepand cu 1 ianuarie 2024. Sediul social va fi tot in Bucuresti, dar se va schimba sectorul. Societatea este mare contribuabil, raporteaza la DCAMC, are autoturisme declarate la taxe locale. Ce formalitati trebuie indeplinite?

Raspuns: Deoarece societatea este incadrata in categoria marilor contribuabililor, chiar daca isi schimba sediul social din Sector X in Sector Y, ramane cu acelasi organ de administare, respectiv Directia generala de administrare a marilor contribuabili (DGAMC) din cadrul ANAF.

I. In ceea ce priveste formalitatile la ANAF/ONRC:

Nu precizati in intrebare daca domiciliul fiscal este stabilit la sediul social a carui adresa ati schimbat-o.

Conform art 31 alin 1 lit c din Codul de procedura fiscala, domiciliul fiscal poate fi sediul social sau locul unde se exercita gestiunea administrativa si conducerea efectiva a afacerilor, in cazul in care acestea nu se realizeaza la sediul social declarat.

Potrivit art 32 alin 5 din Legea 207/2015 privind Codul de procedura fiscala:

Modificarea domiciliului sau sediului social care reprezinta si domiciliu fiscal are ca efect si modificarea de drept a domiciliului fiscal, iar contribuabilul/platitorul nu are obligatia depunerii cererii de modificare a domiciliului fiscal. In acest caz, transferul dosarului fiscal al contribuabilului/platitorului de catre vechiul organ fiscal central catre noul organ fiscal central se face in termen de 15 zile lucratoare de la data inscrierii in registrele in care, potrivit legii, se inregistreaza modificarile privind sediul social/domiciliul.

Atentie! Prin urmare, daca sediul social reprezinta si domiciliu fiscal pentru societate, aceasta nu trebuie sa mai depuna nicio cerere sau declaratie, transferul dosarului fiscal efectuandu-se intre vechiul organ fiscal si noul organ fiscal, in termen de 15 zile lucratoare de la data inscrierii modificarii in registrul ORC.

--> In cazul in care domiciliul fiscal este stabilit la sediul social - pasi de urmat

Conform Procedurii de modificare a domiciliului fiscal al contribuabililor supusi inregistrarii in registrul comertului, in cazul in care domiciliul fiscal este stabilit la sediul social

1. Prezenta procedura se aplica contribuabililor persoane juridice care, potrivit legii, au obligatia inregistrarii in registrul comertului si care indeplinesc cumulativ urmatoarele conditii:

Achizitii de servicii din afara Romaniei Regim fiscal-contabil

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

SAF-T pentru Contribuabili Mici

Vezi AICI detalii

a) sediul social reprezinta si domiciliul fiscal;
b) au solicitat inregistrarea mentiunilor privind modificarea sediului social in registrul comertului.

2. Competenta de administrare a contribuabililor prevazuti la pct. 1 trece la noul organ fiscal incepand cu ziua urmatoare expirarii termenului de 15 zile lucratoare de la data inscrierii in registrul comertului a mentiunilor privind modificarea sediului social.

3. In cazul contribuabililor care isi modifica sediul social, iar adresa noului sediu social este in raza teritoriala a organului fiscal in a carui raza teritoriala se afla si ultimul domiciliu fiscal al contribuabilului, schimbarea domiciliului fiscal se face de catre Directia generala de tehnologia informatiei din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, dupa primirea informatiilor de la Oficiul National al Registrului Comertului, cu data inscrierii mentiunii in registrul comertului.

4. Pentru ceilalti contribuabili care isi modifica sediul social, pe baza informatiilor primite de la Oficiul National al Registrului Comertului, Directia generala de tehnologia informatiei din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala transmite electronic atat organului fiscal in a carui raza teritoriala contribuabilul are ultimul domiciliu fiscal, cat si organului fiscal in a carui raza teritoriala se afla noul sediu social informatia privind adresa noului sediu social precum si data inscrierii acestei mentiuni in registrul comertului.

5. Informatia privind modificarea sediului social se transmite organelor fiscale implicate in ziua cand a fost comunicata de Oficiul National al Registrului Comertului sau cel tarziu in a doua zi lucratoare, in vederea demararii formalitatilor de transfer al dosarului fiscal al contribuabilului.

6. In termen de 12 zile lucratoare de la data inscrierii in registrul comertului a mentiunii privind modificarea sediului social, organul fiscal in a carui raza teritoriala contribuabilul are ultimul domiciliu fiscal pregateste dosarul fiscal al contribuabilului pentru a fi transferat catre organul fiscal in a carui raza teritoriala se afla noul sediu social.

7. Dosarul fiscal al contribuabilului va fi insotit de un exemplar al certificatului de atestare fiscala, precum si de fisa de evidenta pe platitor.

8. Un exemplar al certificatului de atestare fiscala se comunica si contribuabilului de catre organul fiscal emitent.

9. Inainte de a transfera dosarul fiscal, organul fiscal de la ultimul domiciliu fiscal verifica in Registrul contribuabililor daca respectivul contribuabil a solicitat modificarea domiciliului fiscal, dupa modificarea sediului social, prin depunerea formularului 050 "Cerere de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal al contribuabilului".

10. Daca respectivul contribuabil a depus un formular 050 la alt organ fiscal, procedura de transfer al dosarului fiscal se sisteaza.

11. Daca respectivul contribuabil nu a facut o alta solicitare de modificare a domiciliului fiscal, organul fiscal de la ultimul domiciliu fiscal transfera dosarul fiscal al contribuabilului organului fiscal de la noul sediu social.

12. La implinirea termenului de 15 zile lucratoare de la data inscrierii in registrul comertului a mentiunii privind modificarea sediului social, Directia generala de tehnologia informatiei transmite electronic, atat organului fiscal de la vechiul domiciliu fiscal, cat si organului fiscal de la noul domiciliu fiscal, informatia privind implinirea termenului legal pentru modificarea competentei de administrare a contribuabilului.

13. La primirea informatiei, organul fiscal in a carui raza teritoriala se afla noul sediu social inregistreaza contribuabilul in evidenta sa fiscala, iar organul fiscal de la ultimul domiciliu fiscal radiaza contribuabilul din evidenta proprie.

14. Toate documentele emise sau primite in cadrul derularii procedurii se arhiveaza la dosarul fiscal al contribuabilului.

15. Daca pe parcursul derularii procedurii contribuabilul se radiaza, compartimentul de specialitate sisteaza procedura in derulare. In acest sens se intocmeste un referat motivat, care se arhiveaza la dosarul fiscal al contribuabilului.

--> Stabilirea domiciliului fiscal la un alt loc decat cel in care este declarat noul sediu social: procedura de urmat

In cazul in care societatea doreste stabilirea domiciliului fiscal la un alt loc decat cel in care este declarat noul sediu social, se va aplica Procedura de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal in cazul contribuabililor supusi inregistrarii in registrul comertului, reglementata de Ordinul ANAF nr. 3845/2015 pentru aprobarea procedurilor de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal, precum si pentru aprobarea modelului si continutului unor formulare, cu modificarile si completarile ulterioare.

In acest caz societatea va avea obligatia depunerii formularului 050 "Cerere de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal al contribuabilului" (impreuna cu documente doveditoare ), la organul fiscal in a carui raza teritoriala urmeaza a se stabili domiciliul fiscal, conform procedurii descrise mai jos:

1. Prezenta procedura se aplica contribuabililor persoane juridice, persoane fizice autorizate sa desfasoare activitati economice, intreprinderilor individuale si familiale, precum si altor entitati care, potrivit legii, au obligatia inregistrarii in registrul comertului si care au obligatia inregistrarii/modificarii domiciliului fiscal, potrivit legii, daca:

a) se solicita inregistrarea domiciliului fiscal la locul unde se exercita gestiunea administrativa si conducerea efectiva a afacerilor sau la locul in care se afla majoritatea activelor;
b) se solicita inregistrarea/modificarea domiciliului fiscal, de catre entitatile autorizate potrivit Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 44/2008 privind desfasurarea activitatilor economice de catre persoanele fizice autorizate, intreprinderile individuale si intreprinderile familiale, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 182/2016;
c) se solicita modificarea domiciliului fiscal, cu exceptia cazului in care acesta este stabilit la sediul social.

2. Competenta de administrare a contribuabililor prevazuti la pct. 1 revine, pana la finalizarea procedurii de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal, organului fiscal de la ultimul domiciliu fiscal.

3. Pentru inregistrarea/modificarea domiciliului fiscal, contribuabilii depun la organul fiscal in a carui raza teritoriala urmeaza a se stabili domiciliul fiscal formularul 050 "Cerere de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal al contribuabilului", insotit de documente doveditoare ale informatiilor inscrise in acesta. Copiile de pe documente se certifica pe fiecare pagina de organul fiscal competent, pentru conformitate cu originalul.

4. Cererea se solutioneaza in termen de 15 zile lucratoare de la data depunerii acesteia, prin emiterea deciziei de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal, care se comunica contribuabilului/platitorului.

5. Cererea se transmite, in maximum 3 zile lucratoare de la inregistrare, prin scrisoare recomandata cu confirmare de primire, de catre organul fiscal prevazut la pct. 3 catre organul fiscal in a carui raza teritoriala contribuabilul are ultimul domiciliu fiscal, in vederea intocmirii formalitatilor de transfer al dosarului fiscal.

6. Dosarul fiscal se transmite in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii si va fi insotit de un exemplar al certificatului de atestare fiscala, precum si de fisa de evidenta pe platitor.

7. Un exemplar al certificatului de atestare fiscala se comunica si contribuabilului de catre organul fiscal emitent.

8. La primirea dosarului fiscal, organul fiscal in a carui raza teritoriala urmeaza sa se stabileasca domiciliul fiscal emite, in termen de maximum doua zile lucratoare, Decizia de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 5a) la ordin.

9. Decizia de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal se intocmeste in 3 exemplare, se vizeaza de conducatorul compartimentului cu atributii in domeniul gestionarii registrului contribuabililor si se aproba de conducatorul organului fiscal.

10. Exemplarul Deciziei de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal care se arhiveaza la dosarul fiscal al contribuabilului se semneaza de catre persoanele implicate potrivit competentelor stabilite prin regulamentul de organizare si functionare si prin prezenta procedura.

11. Un exemplar al deciziei se comunica contribuabilului, potrivit art. 47 din Codul de procedura fiscala.

12. Inregistrarea in registrul contribuabililor de la noul organ fiscal, precum si scoaterea din registrul contribuabililor de la vechiul organ fiscal se opereaza cu data comunicarii deciziei, potrivit pct. 11.

13. De la data prevazuta la pct. 11 competenta pentru administrarea contribuabililor revine organului fiscal de la noul domiciliu fiscal.

14. Un exemplar al Deciziei de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal se transmite, insotit de o copie a documentului care atesta data comunicarii deciziei potrivit pct. 11, organului fiscal de la fostul domiciliu fiscal.

15. Dosarul solicitarii de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal se arhiveaza la dosarul fiscal al contribuabilului si cuprinde:
a) formularul 050 "Cerere de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal al contribuabilului";
b) documentatia depusa de contribuabil;
c) decizia de inregistrare/modificare a domiciliului fiscal;
d) orice alte documente emise sau primite in cadrul derularii procedurii.

16. Daca pe parcursul derularii procedurii contribuabilul se radiaza, compartimentul de specialitate sisteaza procedura in derulare. In acest sens se intocmeste un referat motivat, care se arhiveaza la dosarul fiscal al contribuabilului.

II. In ceea ce priveste preschimbarea certificatului de inregistare fiscala in scopuri de TVA.

ANAF deja a fost informat de ONRC de schimbarea sediului, deci doar predati certificatul vechi si solicitati primirea celui cu noua adresa actuala printr-o cerere (netipizata) insotita de imputernicirea si copia dupa buletin a persoanei care face demersurile pentru preschimbare. Puteti sa depuneti toate aceste documente si prin SPV (formularul de contact), urmand sa ridicati certificatul de TVA pe noua adresa dupa prelucrarea cererii.

III. In ceea ce priveste formalitatile la DGITL (taxe locale):

In conformitate cu prevederile art. 471 alin (5) din Codul fiscal, transferul mijlocului de transport se solicita in termen de 30 de zile inclusiv de la modificarea survenita si se efectueaza in baza urmatoarelor documente:

- pentru persoane juridice: cerere privind transferul, copie a hotararii AGA in care este mentionata schimbarea sediului social, inregistrarea de mentiuni de la Registrul Comertului, noul certificat de inmatriculare a societatii, imputernicirea si copia dupa actul de identitate pentru persoana care se prezinta la ghiseu in numele societatii.

Transferul se face numai in cazul mijloacelor de transport.

In cazul modificarii sediului social se depun urmatoarele acte:

- Adresa - de solicitare a schimbarii sediului social in care se specifica toate datele de identificare ale societatii
- Copia ACTULUI DE IDENTITATE (pentru administrator/imputernicit)
- Copia NOULUI CERTIFICAT DE INREGISTRARE (C.U.I/C.I.F)

Pentru scoaterea din evidenta, respectiv declararea noilor cladiri, terenuri, taxe aferente firmelor se depun cereri insotite de documente justificative, personal sau de catre imputernicit potrivit art 18 din Legea 207/2015 privind Codul de procedura fiscal la Sectorul unde ati avut vechiul sediu social, respectiv unde este noul sediu social.

IV. Vor mai fi necesare:

- Actualizarea sediu social in REVISAL;
- Actualizarea datelor de identificare la bancile societatii;
- Actualizare date EORI prin depunerea online unei cereri de modificare a datelor declarate initial;
- Adrese catre furnizori/clienti cu noile date de identificare.

Raspuns oferit in luna septembrie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pexels.com