Registrul de casa permite urmarirea si evidentierea corecta a tuturor incasarilor si platilor in numerar, asigurand ca toate tranzactiile sunt raportate corespunzator. Prin inregistrarea corecta a fluxurilor de numerar, acesta ofera o imagine clara asupra situatiei financiare a afacerii si faciliteaza luarea deciziilor financiare informate.
Este important sa mentionam ca inregistrarile trebuie sa fie precise, iar documentele utilizate ar trebui sa fie pastrate in mod corespunzator pentru a fi disponibile in cazul in care este nevoie de verificari.
Un registru de casa bine intocmit este esential pentru o gestionare financiara eficienta si pentru luarea deciziilor informate in cadrul unei afaceri. Respectarea acestor reguli de organizare va asigura ca registrele de casa sunt precise, usor de consultat si ca ofera o imagine clara a tranzactiilor cu numerar. Aceasta transparenta si acuratete in tinerea registrelor sunt vitale pentru gestionarea financiara eficienta si pentru respectarea cerintelor legale.
In articolul de mai jos veti afla ce este un registru de casa, cum se completeaza si ce informatii trebuie sa cuprinda. Nu in ultimul rand, la final veti putea consulta un studiu de caz privind o firma cu mai multe puncte de lucru si veti afla daca este obligatorie intocmirea registrului de casa la fiecare punct de lucru in parte.
Ce este registrul de casa?
Registrul de casa este un document contabil ce ofera o imagine detaliata asupra incasarilor si platilor in numerar prin casierie, permitand astfel contabililor si managerilor sa inteleaga in mod clar modul in care banii sunt gestionati in cadrul afacerii. Acesta contribuie semnificativ la mentinerea integritatii si transparentei financiare a afacerii.
Cum se intocmeste registrul de casa?
Se intocmeste in doua exemplare zilnic, de catre persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de incasari si plati.
Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate si de catre o persoana din compartimentul financiar-contabil.
Se verifica la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor inscrise.
Un exemplar se arhiveaza la casierie.
Un exemplar se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Ce trebuie sa contina registrul de casa?
PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii
Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari
Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita
El trebuie sa contina obligatoriu:
-
Denumirea companiei
-
Data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului
-
Numarul curent
-
Numarul actului de casa
-
Numarul anexelor
-
Explicatii
-
Incasari
-
Plati
-
Report/sold ziua precedenta
-
Semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil
Cum se completeaza registrul de casa
Pentru a completa corect registrul de casa, este necesar sa aveti documente justificative pentru fiecare tranzactie in numerar inregistrata. Aceste documente justificative sunt dovada ca tranzactia s-a efectuat si contin informatiile esentiale necesare pentru inregistrarea corecta in registru.
Documente justificative pentru completarea registrului de casa
Iata cateva exemple de documente utilizate pentru completarea registrului de casa:
Chitante: Chitantele sunt documente care confirma primirea unei plati in numerar. Ele includ informatii despre data si suma incasata, numele si detaliile platitorului.
Facturi de la furnizori: Facturile de la furnizori reprezinta documente care confirma achizitiile efectuate si sumele de plata. Aceste documente justificative sunt utilizate pentru a inregistra platile efectuate in numerar pentru bunuri sau servicii primite.
Decont de cheltuieli: Orice cheltuiala efectuata in numerar trebuie insotita de un document justificativ.
Dispozitia de plata - se anexeaza ca document justificativ la registrul de casa.
Imputernicirea: este folosita atunci cand altcineva, in afara de persoana trecuta in actele firmei, incaseaza banii.
5 sfaturi privind completarea registrului de casa
- Inregistrati fiecare tranzactie in numerar pe masura ce apare.
- Asigurati-va ca toate sumele incasate si platite sunt corecte si completate cu atentie.
- Verificati cu atentie inregistrarile si asigurati-va ca nu exista erori.
- Inregistrarile din registru trebuie sa fie clare, precise si usor de citit.
- Daca utilizati un registru de casa electronic, asigurati-va ca faceti backup regulat pentru a evita pierderea datelor in caz de defectiune.
Atentie! Daca firma desfasoara tranzactii in valuta, este necesar sa se pastreze evidenta separata pentru fiecare valuta. In acest caz, se utilizeaza registre de casa speciale pentru fiecare valuta in parte. Astfel, se va mentiona suma echivalenta in moneda nationala si cursul valutar folosit pentru conversie.
Studiu de caz - Registru de casa pentru fiecare punct de lucru
O societate comerciala are 3 puncte de lucru inregistrate la Registrul Comertului in localitati diferite. Registrul de casa este intocmit la final de luna in format electronic, centralizand incasarile si platile de la toate punctele de lucru.
Este obligatorie intocmirea registrului de casa pe fiecare punct de lucru in parte?
Conform art.7 si 8 din Legea 70/2015 pentru intarirea disciplinei financiare privind operatiunile de incasari si plati in numerar si pentru modificarea si completarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plata:
Articolul 7
In cazul persoanelor prevazute la art. 1 alin. (1) care au organizate mai multe casierii, plafoanele prevazute la art. 3 alin. (1) lit. a) si b) si la art. 4 alin. (1) sunt aplicabile pe fiecare casierie in parte.
Articolul 8
Sucursalele si alte sedii secundare ale persoanelor juridice care au casierie proprie si/sau cont deschis la o institutie de credit aplica in mod corespunzator prevederile prezentului capitol.
Nu exista nicio prevedere legala cu privire la conditiile ori restrictiile pe care le au operatorii economici in ceea ce priveste organizarea propriilor casierii, cu exceptia celor din legislatia privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor.
In aceste conditii, operatorul economic isi poate organiza oricate casierii doreste, in functie de specificul si de nevoile propriei activitati
Pentru evidentierea sumelor incasate si platite in numerar, trebuie sa completati Registru de casa.
In registrul de casa se evidentiaza atat incasarile zilnice (Raportul Z si nu fiecare bon in parte) cat si incasarile efectuate in baza chitantei emise catre persoane juridice.
Soldul final din Registru de casa trebuie sa corespunda cu numerarul aflat in casierie, la sfarsitul fiecarei zile.
Registul de casa din punctele de lucru poate fi predat impreuna cu documentele justificative atasate, la sediu, pentru justificarea incasarilor si platilor efectuate intr-o anumita perioada ( ex. o luna calendaristica).
Avand in vedere ca ar fi necesar sa dezvoltati conturi analitice pentru toate punctele de lucru, registrul de casa, in opinia mea, se va intocmi la nivelul fiecarui punct de lucru insa inregistrarea in contabilitate se va realiza doar la nivelul societatii.
Pentru transferul sumelor de la punctul de lucru la sediu central se intocmeste in prealabil Dispozitie de plata pentru transferul sumelor, respectiv Dispozitie de incasare pentru incasarea sumelor la sediul central.
Raspuns oferit in luna august 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Foto: pixabay.com
