Entitatile pot acorda sume in numerar sau prin banca, denumite avansuri spre decontare, puse la dispozitia angajatilor, in vederea efectuarii unor plati in numele societatii sau in vederea efectuarii unor deplasari in interes de serviciu.
Avansurile spre decontare sunt sume puse la dispozitia administratorilor sau a salariatilor din entitate, in vederea efectuarii unor plati in numele acesteia. De regula, justificarea avansului si transformarea sa in cheltuiala efectiva are loc la intoarcerea din deplasare, pe baza unui decont de cheltuieli.
Aceste sume sunt considerate avansuri de trezorerie si se evidentiaza in contul 542 - „Avansuri de trezorerie”, conform O.M.F.P. nr. 1.802/2014.
Art. 302 alin. (3) din O.M.F.P. nr. 1.802/2014 privind aprobarea reglementarilor contabile: „Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare in vederea platii unor achizitii sau prestari de servicii, se evidentiaza in contul 542 „Avansuri de trezorerie”/analitic distinct.
Avansurile de trezorerie se pot acorda in lei sau in valuta, contabilitatea lichiditatilor aflate in banci sau in casierie si miscarea acestora se tin distinct in lei si in valuta, ca urmare a incasarilor si platilor efectuate, conform:
Art. 303. „Contabilitatea disponibilitatilor aflate in banci/casierie si a miscarii acestora, ca urmare a incasarilor si platilor efectuate, se tine distinct in lei si in valuta”.
Sumele reprezentand avansuri spre decontare, acordate potrivit legii si nedecontate pana la data bilantului, se evidentiaza in contul de debitori diversi (461 „Debitori diversi”) sau creante in legatura cu personalul (4282 „Alte creante in legatura cu personalul”), in functie de natura creantei, conform art. 306 alin. (3).
Avansuri de trezorerie (avansuri spre decontare): atentie la plafonul zilnic!
Limita de plata din avansuri este de 5.000 lei, de persoana, pe zi, conform reglementarilor din Legea nr. 70/2015 privind intarirea disciplinei financiare privind operatiunile de incasari si plati in numerar:
Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari
Contabilitatea organizatiilor non-profit
Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic
Art. 3 alin. (1) lit. e) reglementeaza faptul ca se pot efectua plati din avansuri in limita unui plafon de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare.
Documente justificative privind avansurile spre decontare
Din punctul de vedere al documentelor justificative, regasim urmatoarele acte: decont de cheltuieli, ordin de deplasare, dispozitie de plata, dispozitie de incasare, chitanta, situatii de calcul:
- decontul de cheltuieli – pentru justificarea avansului si transformarea sa in cheltuiala efectiva; se foloseste pentru decontari de cheltuieli de orice natura, se tine evidenta numerica consecutiva si in contabilitate reprezinta document justificativ, actele din versoul decontului fiind anexe, astfel cheltuiala se inregistreaza la data si cu numarul decontului;
- ordinul de deplasare – pentru justificarea avansului si transformarea sa in cheltuiala efectiva; inlocuieste decontul cand cheltuielile se refera la o deplasare in afara localitatii, delegatie;
- dispozitia de plata – cand se acorda numerar salariatului sau administratorului inaintea platilor efective sau dupa prezentarea decontului de cheltuieli;
- dispozitia de incasare – se foloseste la restituirea sumelor ramase neutilizate din avansuri spre decontare sau la transferul intre casierii, insa de preferat este utilizarea chitantelor;
- chitanta - se foloseste la incasarea restituirii sumelor ramase nefolosite din avansuri spre decontare in locul dispozitiei de incasare;
- situatiile de calcul – calcule pentru justificarea sumelor scrise in decont;
- actele justificative anexate: bonuri fiscale, chitante de la furnizori sau alte inscrisuri ce dovedesc plata si se ataseaza la decont.
Contabilitatea avansurilor de trezorerie se realizeaza cu ajutorul Contului 542 „Avansuri de trezorerie”.
Functiunea contului 542 „Avansuri de trezorerie”
Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta avansurilor de trezorerie.
Contul 542 „Avansuri de trezorerie” este un cont de activ.
In debitul contului 542 „Avansuri de trezorerie” se inregistreaza:
- avansurile de trezorerie acordate (531);
- diferentele favorabile de curs valutar aferente avansurilor de trezorerie in valuta, inregistrate la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar (765).
In creditul contului 542 „Avansuri de trezorerie” se inregistreaza:
- avansurile de trezorerie justificate prin achizitia de stocuri, inclusiv diferentele de pret nefavorabile aferente (301 la 303, 308, 361, 368, 371, 381, 388, 401);
- cheltuieli reprezentand valoarea materialelor nestocate, a consumurilor de energie si apa, intretinere si reparatii, primele de asigurare, studii si cercetare executate de terti, comisioane si onorarii, protocol, reclama si publicitate, transport de bunuri, deplasari, postale si telecomunicatii, alte servicii executate de terti (602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626, 628);
- sume reprezentand avansuri nejustificate (428);
- sumele reprezentand avansuri de trezorerie, nedecontate pana la data bilantului (461, 428);
- sume restituite in numerar reprezentand avansuri de trezorerie neutilizate (531);
- sume utilizate pentru achitarea altor valori (532);
- diferentele nefavorabile de curs valutar, aferente avansurilor de trezorerie in valuta, inregistrate la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar sau la lichidarea acestora (665).
Soldul contului reprezinta sumele acordate ca avansuri de trezorerie, nedecontate.
Foto: pixabay.com
