Recipisa: Ce este, la ce foloseste si exemplu practic pentru contabili

Ce este recipisa?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Ce este recipisa?

Recipisele sunt documente electronice de confirmare, generate automat de sistemul informatic al ANAF, care arata stadiul depunerii unei declaratii fiscale. 

Recipisa reprezinta dovada oficiala ca fisierul a ajuns la destinatie. Spre deosebire de o confirmare de e-mail, care arata doar ca un mesaj a fost expediat, recipisa contine detalii tehnice verificabile si certifica faptul ca fisierul a fost primit, procesat tehnic si validat sau respins in functie de verificarile automate.

Practic, recipisa devine o extensie digitala a principiului clasic „semnatura de primire” – doar ca, in loc sa avem un functionar care stampileaza sau semneaza fizic un document, avem un server care emite un fisier cu un continut clar si cu valoare probatorie.

La ce foloseste recipisa?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: La ce foloseste recipisa?

Din perspectiva obligatiilor fiscale, data si ora de depunere sunt elemente critice. Majoritatea declaratiilor fiscale au termene limita ferme, iar nerespectarea acestora atrage automat dobanzi si penalitati.

La ce foloseste recipisa:

- Dovada de depunere: Este cea mai importanta functie. Recipisa arata data si ora exacta la care fisierul a fost receptionat de ANAF.

- Validare tehnica: Include un mesaj cu privire la acceptarea sau respingerea fisierului (ex.: „Declaratie validata cu succes” sau „Fisierul contine erori”).

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Portal Codul fiscal - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

- Referinta legala: In caz de controale sau dispute, recipisa este dovada oficiala ca obligatia de depunere a fost respectata la termen.

- Urmarirea starii: Ajuta contabilul sa verifice daca documentul transmis a fost procesat corect.

Cum se verifica corect recipisa?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cum se verifica corect recipisa?

Un pas esential, de multe ori neglijat in practica, este verificarea efectiva a continutului recipisei. Recipisa trebuie citita, pentru a confirma ca documentul a fost nu doar primit, ci si acceptat fara erori critice.

De regula, recipisa contine:

• Numarul unic de inregistrare
• Data si ora exacta a receptionarii
• Statusul validarii: acceptat sau respins
• Coduri de eroare si mesaje explicative, daca exista probleme tehnice sau de structura
   

Atentie! In cazul in care apare statusul „respins” sau erori de validare, documentul NU este considerat depus. In aceasta situatie, fisierul trebuie corectat si retransmis in termenul legal.

Cum se arhiveaza recipisa?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cum se arhiveaza recipisa?

Din punct de vedere legal, recipisa trebuie pastrata alaturi de declaratia originala pe care o confirma. In multe firme de contabilitate, este o practica sanatoasa arhivarea fisierelor astfel incat recipisa si declaratia sa fie stocate in acelasi director, cu o denumire clara (ex: „D112_aprilie2025.xml” + „Recipisa_D112_aprilie2025.xml”).

Este recomandat ca recipisele sa fie salvate:

• Pe suport digital securizat (server local, cloud cu backup)
• Structurat, pe ani fiscali si tipuri de declaratii
• Cu backup periodic (lunar sau trimestrial)
• Cu restrictii de acces doar pentru persoanele autorizate
   

In cazul unui control fiscal, prezentarea recipiselor poate scurta semnificativ timpul de verificare si poate clarifica orice disputa legata de depunerea la termen.

Recipisa si corectarea erorilor semnalate – D406

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Recipisa si corectarea erorilor semnalate – D406

In urma incarcarii Declaratiei informative D406, in Portalul ANAF, documentul va fi verificat si analizat, iar in cazul in care contribuabilul/platitorul este inregistrat in Spatiul Privat Virtual (SPV), acesta poate primi eventuale mesaje de validare, eroare, atentionare in sectiunea MESAJE.

Recipisa si informatiile despre procesarea Declaratiei informative D406 sunt transmise in mod automat de catre ANAF contribuabilului/platitorului inscris in SPV sau reprezentantului acestuia prin Spatiul Privat Virtual (SPV). Alternativ, contribuabilii/platitorii pot verifica stadiul si rezultatele procesarii folosind indexul de incarcare prin interogare directa pe site-ul ANAF.

In cazul in care un contribuabil/platitor a primit o recipisa in care se mentioneaza ca incarcarea s-a realizat cu erori, acesta este responsabil sa corecteze respectivele erori in fisierul XML generat in format SAF-T si sa retransmita declaratia.

Atentie la depunerea D406! Neregulile sunt sanctionate dur! Nu depuneti D406 la termenul prevazut de lege?  Amenda este de la 1.000 la 5.000 de lei! Declaratia dvs. este incorecta sau incompleta? Amenda este de la 500 la 1.500 de lei! Ghidul pe care vi-l punem la dispozitie traduce intr-un limbaj prietenos sistemul SAF-T, astfel incat raportarea dvs. sa fie corecta si usor de gestionat.  Click aici >>

Exemplu

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Exemplu

Societatea A face parte din categoria contribuabililor mici si are perioada fiscala pentru depunerea decontului de TVA, luna. In acest caz, declaratia informativa D406 cu fisierul standard de control fiscal SAF-T se va transmite catre ANAF lunar, incepand cu luna urmatoare celei de raportare, dar nu mai tarziu de data-limita (care este in cazul declaratiei informative D406 – ultima zi din luna in care se face depunerea). Spre exemplu, pentru prima luna de raportare (ianuarie 2025), declaratia informativa D406 cu fisierul SAF-T se va transmite in perioada 1 februarie – 28 februarie 2025 (data-limita, ultima zi calendaristica din luna februarie).

La depunerea Declaratiei informative D406 in format electronic prin portalul ANAF se verifica reprezentarea contribuabilului declarant si autenticitatea Declaratiei informative D406 – prin validare cu semnatura digitala utilizata la autentificarea pe portalul ANAF si la semnarea formularului electronic D406.

Dupa validarea cu succes a contribuabilului declarant si autenticitatea declaratiei, se verifica termenul-limita de depunere, integritatea, formatul, completitudinea si corectitudinea fisierului standard de audit SAF-T depus, prin verificari sintactice si semantice ale inregistrarilor transmise.

Dupa verificari se emite recipisa pentru Declaratia informativa D406 depusa, cu indexul de incarcare al declaratiei, rezultatele verificarilor si eventualele erori sau avertismente. Daca verificarea se incheie cu succes, sistemul informatic ANAF va aloca un „Numar de Inregistrare al Declaratiei – Internet“ si va genera un mesaj specific, informand declarantul ca declaratia sa a fost verificata si retinuta ca Declaratie Informativa D406 valida (mesajul poate fi consultat de declarant prin Internet pe pagina Web de interogare a starii prelucrarii documentelor, folosind „Indexul de Incarcare“ memorat).

Daca Declaratia informativa D406 a prezentat erori la verificarile efectuate, atunci declaratia transmisa este respinsa si contribuabilul este informat prin recipisa despre acest fapt, avand posibilitatea sa se conformeze la depunerea Declaratiei informative D406 complete si corecte prin redepunerea integrala a declaratiei.

Important: O dovada a continutului trimis la ANAF trebuie pastrata de catre contribuabil pentru a permite accesul la acesta (acesta reprezentand un mijloc de proba catre organismul de contestatie fiscala, instanta de judecata si expertii partilor).

Cateva bune practici recomandate

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cateva bune practici recomandate

• Verifica statusul recipisei imediat dupa descarcare. Nu amana verificarea pentru „mai tarziu”.
• Informeaza rapid clientul. Daca apare o eroare, clientul trebuie notificat imediat pentru a corecta datele necesare.
• Include recipisa in dosarul fiscal. Nu lasa fisierele pe desktop sau in foldere temporare.