Fisa de magazie. Cand se intocmeste si cum se completeaza

Fisa de magazie este un document esential in gestionarea stocurilor dintr-o companie. Aceasta ofera o evidenta detaliata a intrarilor si iesirilor de marfa, contribuind la controlul eficient al stocurilor. Prin monitorizarea stocurilor, optimizarea aprovizionarii si reducerea pierderilor, fisa de magazie joaca un rol crucial in gestionarea eficienta a resurselor unei organizatii. De asemenea, este important sa se acorde atentie adecvata pastrarii si arhivarii fiselor de magazie pentru a respecta reglementarile in vigoare.

In continuare veti afla ce este fisa de magazie, ce informatii trebuie sa contina si cum se completeaza.

Ce este fisa de magazie si cand se intocmeste

Fisa de magazie (Cod 14-3-8) serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de bunuri materiale.

Fisele de magazie se tin pe fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe, sau in ordine alfabetica.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte, care se tin separat de cele aferente propriilor valori materiale.

Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document.

Rolul acestor fise de magazie este de stabilire/urmarire in orice moment a stocurilor faptice ale fiecarui element de stoc pentru care se deschide cate o fisa de magazie.

Se intocmeste intr-un exemplar pentru fiecare fel de material si se completeaza de catre:

- compartimentul financiar-contabil, la deschiderea fisei,

- gestionar sau persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, iesiri si stoc.

Se poate tine de mana sau cu un program de gestiune.

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Ce NU vrea ANAF sa stii Piruete LEGALE in aspecte fiscale

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Cand ai nevoie de fisa de magazie

Ai nevoie de fisa de magazie pentru a urmari cantitatile disponibile de produse in stoc. Acest lucru este esential pentru a preveni epuizarea stocurilor si pentru a asigura ca intotdeauna exista suficiente produse pentru a satisface cerintele clientilor.

Cu ajutorul fisei de magazie, se poate identifica cand este necesar sa se faca o comanda de reaprovizionare sau cand este nevoie sa se reduca stocurile excesive. Acest lucru contribuie la optimizarea capitalului investit in stocuri. Asadar, prin urmarirea detaliata a fluxurilor de marfa, o organizatie poate planifica eficient transportul, depozitarea si distributia produselor.

Cum se completeaza fisa de magazie. Ce informatii trebuie sa contina

Fisa de magazie are o structura standard, care include urmatoarele elemente principale:

• Datele de identificare: Acesta include informatii despre magazinul sau depozitul pentru care se intocmeste fisa de magazie

• Nr. pagina

• Data (ziua, luna, anul), numarul si felul documentului;

• Materialul (produsul), sortimentul, calitatea, marca, profilul, dimensiunea;

• Intrari de stocuri: Aceasta sectiune inregistreaza toate intrarile de marfa in depozit.

• Iesiri de stocuri: In aceasta parte a fisei de magazie sunt inregistrate toate iesirile de marfa din depozit.

• Stoc

• U/M; pretul unitar

• Data si semnatura de control: fisa de magazie este adesea semnata de responsabilii cu gestionarea stocurilor si aprobarea sa pentru a fi inregistrata in contabilitate.

Fisa de magazie - 3 motive pentru care este importanta

Fisa de magazie are o importanta semnificativa in domeniul contabilitatii din mai multe motive:

Controlul stocurilor: Prin inregistrarea detaliata a intrarilor si iesirilor de stocuri, fisa de magazie ajuta la mentinerea unui control precis asupra lor. Acest lucru este crucial pentru evitarea stocurilor excesive sau insuficiente, care pot duce la costuri suplimentare sau pierderi de vanzari.

Auditul intern si extern: Fisa de magazie serveste ca sursa de informatii in timpul auditurilor interne si externe. Aceasta ajuta auditorii sa verifice corectitudinea inregistrarilor contabile si sa identifice eventualele probleme sau erori.

Planificarea resurselor: Datele din fisa de magazie pot fi utilizate pentru planificarea achizitiilor viitoare, estimarea cererii si stabilirea bugetelor pentru gestionarea stocurilor.

Important! Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o analiza a tuturor stocurilor inscrise in fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corectate operativ, dupa care se procedeaza la stabilirea rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere cu evidenta tehnico-operativa pentru fiecare pozitie.

Model fisa de magazie

In cele ce urmeaza, iata modelul fisei de magazie:

Marfuri trimise la terti si fisa de magazie - studiu de caz

Societatea X achizitioneaza cereale de la furnizori cu taxare inversa, urmand a fi vandute catre clienti, dar marfa achizitionata pleca de la furnizor catre clienti, neintrand in depozitul societatii X (societatea X nu detine depozit de cereale).

Care este monografia contabila in aceasta situatie? Se intocmesc fise de magazie?

Raspuns: Monografia contabila, marfuri la terti:

Achizitie marfuri:

357 Marfuri aflate la terti = 401 Furnizor

4426 = 4427 - taxarea inversa

Vanzare marfuri:

4111 Clienti = 707 Venituri din vanzarea marfurilor

Descarcarea din gestiune a marfii vandute:

607 Cheltuieli privind marfurile = 357 Marfuri aflate la terti

Conform prevederilor din OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile:

FISA DE MAGAZIE (Cod 14-3-8)

Fisa de magazie serveste ca document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de bunuri materiale.

Fisele de magazie se tin pe fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale, ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe, sau in ordine alfabetica.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte, care se tin separat de cele aferente propriilor valori materiale.

Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document.

Prin urmare, pentru marfurile trimise la terti veti intocmi fise de magazine distincte.

Raspuns oferit de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pixabay.com