Obligatia de completare a foii de parcurs. Cand sunt cheltuielile integral deductibile?

Prezentam situatia unei societati de curierat care doreste sa afle daca este obligata la intocmirea foilor de parcurs pentru a putea deduce integral taxa aferenta cheltuielilor legate de vehiculele folosite in activitate.
 

 Daca vehiculele sunt folosite si in scop personal, pentru deplasarea de la locuinta curierului la locul de munca, se considera a fi folosinta in uz personal? Iata in ce situatii sunt cheltuielile integral deductibile si alte informatii pretioase din legislatie. 

Obligatia de completare a foii de parcurs – cheltuieli: raspunsul specialistului

Pentru deducerea TVA si a cheltuielii cu combustibilul integral, este necesar intocmirea foilor de parcurs, avand in vedere urmatoarele dispozitii legale:

Potrivit pct. 16 alin. (2) din Normele metodologice emise in aplicarea Codului fiscal, Justificarea utilizarii vehiculelor, in sensul acordarii deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal, se efectueaza pe baza documentelor financiar-contabile si prin intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Din punct de vedere al cheltuielilor, potrivit prevderilor art. 25 alin. 3 lit. l) din Codul fiscal, au deductibilitate limitata in cota de 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului.

Citeste si: Intocmirea foii de parcurs. Care sunt informatiile obligatorii?

Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situatiile in care vehiculele respective se inscriu in oricare dintre urmatoarele categorii:

1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat;

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Legislatia care reglementeaza aceasta obligatie:

1. Conform art. 13 lit. e din Legea 319/2006 angajatorul are obligatia sa intocmeasca instructiuni proprii pentru completarea si aplicarea reglementarilor de securitate si sanatate in munca in cazul lucratorilor ce conduc autovehiculele rutiere ale acestuia, prin care sa se stabileasca reguli privind ordinea eliberarii foilor de parcurs, mentiunile privind starea tehnica la plecarea si sosirea din cursa.

2. De asemenea, conform normelor de aplicarea a Legii 319/2006, aprobate prin HG 1425/2006, la art.117 se prevede: (1) In cazul accidentelor de circulatie pe drumurile publice in care sunt implicate persoane aflate in indeplinirea indatoririlor de serviciu, serviciile politiei rutiere vor transmite comisiei numite de angajator, inspectoratului teritorial de munca pe teritoriul caruia a avut loc evenimentul sau Inspectiei Muncii, la cererea acestora, in termen de 5 zile lucratoare de la solicitare, un exemplar al procesului-verbal de cercetare la fata locului si orice alte documente existente necesare cercetarii, cum ar fi: copii de pe declaratii, foaia de parcurs, ordin de deplasare, schite.

3.Conform art. 27 din Regulamentul de aplicare a O.U.G. nr. 195/2002 aprobat prin H.G. nr. 1391/2006:

Art. 27. (2) Persoanele juridice detinatoare de vehicule au, pe langa cele prevazute la alin. (1), si urmatoarele obligatii:

a) sa verifice starea tehnica a vehiculelor, sa faca mentiuni despre aceasta in foaia de parcurs sau ordinul de serviciu si sa nu permita iesirea in circulatie a celor care nu indeplinesc conditiile tehnice;
b) sa elibereze foaie de parcurs sau ordin de serviciu pentru vehiculele care se deplaseaza in cursa;(.)

Conform prevederilor pct. 68 alin. (2) din Normele metodologice, emis in aplicarea art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, Foaia de parcurs trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:

    • categoria de vehicul utilizat,
    • scopul si locul deplasarii,
    • kilometrii parcursi,
    • norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Din punct de vedere a cheltuielilor privind deplasarea salariatilor la/de la locul de munca la domiciliu, acestea pot reprezenta:

a) cheltuieli sociale, pentru care exista obligatia a fi prevazute in contractul de munca sau in regulamentul intern, conform art. 76.alin. 4 lit. a) din Codul fiscal:

76.(4) Urmatoarele venituri nu sunt impozabile, in intelesul impozitului pe venit:

a) ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru dispozitive medicale, ajutoarele pentru nastere/adoptie, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, veniturile reprezentand cadouri in bani si/sau in natura, inclusiv tichete cadou, oferite salariatilor, precum si cele oferite pentru copiii minori ai acestora, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, pe perioada concediului, pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca sau in regulamentul intern.

Se va mentiona, in regulamentul intern sau in contractul de munca, care este contravaloarea transportului decontat de catre angajator pentru fiecare salariat si mai ales modul de justificare a acesteia. Se impune utilizarea formularului de decont, intocmit de fiecare salariat in parte si aprobat de superiorul direct. Documentele justificative anexate pot fi facturi, bilete de calatorie, bonuri de combustibil. In mod obligatoriu se va mentiona, in formularul de decont, adresa de domiciliu a fiecarui salariat pentru a se justifica distanta parcursa lunar, programul de lucru, respectiv orele lucrate din luna si confirmate prin foile de pontaj, norma proprie de consum pentru angajatii ce utilizeaza autoturisme proprii pentru deplasare.

b) cheltuieli de deplasare, pentru care nu exista obligatia de a fi prevazute in contractul de munca sau in regulamentul intern dar trebuie justificat faptul ca sunt reale si efectuate in scopul desfasurarii activitatii angajatorului, potrivit art. 76 alin. (4) lit. g) din Codul fiscal:

Deplasarea salariatilor de acasa la sediul ( tur/retur) trebuie sa se includa in foaia de parcurs. Consumurile pentru distantele parcurse pentru deplasarea de la domiciliu la locul de munca se vor asimila fie cheltuielilor sociale conform art. 76.alin. 4 lit. a) din Codul fiscal fie cheltuielilor de deplasare conform art. 76.alin. 4 lit. g)

Cand se utilizeaza un vehicul aflat in folosinta sau proprietatea unei firme este obligatorie completarea foii de parcurs indiferent daca societatea aplica limitarile de TVA si de cheltuieli.

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Bajan Camelia - Expert contabil, expert judiciar, practician in insolventa.