Foaia de parcurs: Ce trebuie sa cuprinda si un studiu de caz privind deducerea TVA aferenta combustibilului

Ce elemente pot fi cuprinse in foaia de parcurs

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Ce elemente pot fi cuprinse in foaia de parcurs

Cu toate acestea, pentru a elimina riscul ca administratia fiscala sa retrateze operatiunea considerand ca nu sunt indeplinite conditiile pentru eliminarea restrictiilor privind limitarea dreptului de deducere pot fi avute in vedere impunerea catre personalul care utilizeaza vehiculele sa completeze si alte informatii. 

Pot fi avute in vedere informatii mai detaliate privind data efectuarii deplasarii identitatea persoanei care a efectuat-o etc.

Multe alte informatii pot fi incluse in foaia de parcurs, insa acestea nu au caracter obligatoriu, ele tin de decizia interna a detinatorului de vehicule, pentru a reflecta de o maniera cat mai transparenta conditiile de utilizare a vehiculelor. 

Conform Codului fiscal, cheltuielile auto si TVA-ul aferent sunt deductibile integral doar daca vehiculele sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice. Scapati de riscul unor deduceri incorecte si de stresul sanctiunilor ANAF! Parcurgeti chiar acum lucrarea Autoturisme pe firma. Regimul fiscal-contabil! Contine informatii la zi, in conformitate cu legislatia din 2025!

Desi informatiile minimale au fost descrise mai sus, din perspectiva organelor fiscale identificarea cat mai precisa a modului de utilizare a vehiculelor reprezinta o garantie a corectitudinii si va determina o limitare a eventualelor cercetari detaliate. 

Din aceasta perspectiva, chiar daca presupune costuri suplimentare de administrare si un volum suplimentar de timp acordat intocmirii, foaia de parcurs mai detaliata confera o siguranta sporita in raport cu adminstratia fiscala si o mai mare rigoare la nivelul unitatii. 

Ce elemente pot fi cuprinse in foaia de parcurs

Va prezentam mai jos o enumerare a elementelor ce pot fi cuprinse in foaia de parcurs: 

• denumirea societatii;
• numarul de inmatriculare al autovehiculului, marca;
• starea autovehiculului;
• conducatorul auto;
• data emiterii/intocmirii;
• data si ora expedierii si sosirii, plecare/sosire, data/ora;
• perioada la care se refera;
• norma proprie de consum;
• combustibilul existent in rezervor la inceputul si sfarsitul perioadei, pe tipuri de combustibil (benzina, motorina, gaz, ulei pentru schimb, ulei pentru completare);
• alimentarile pe parcursul perioadei;
• kilometrii la plecare si la sosire, din care pe drumuri neamenajate
• persoana care a folosit autovehiculul etc.

Intrucat foile de parcurs nu reprezinta formulare tipizate, pot fi adaptate de fiecare societate in functie de necesitatile proprii ale acesteia sau de particularitatile activitatii, de regula sub forma unui tabel. Societatea poate recurge de asemenea la achizitionarea unor seturi de formulare preimprimate de completat sau poate recurge la completarea informatica (program sau tabel excel).

Deducerea TVA aferenta combustibilului - Studiu de caz

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Deducerea TVA aferenta combustibilului - Studiu de caz

Intrebare: "Sunt aduse la contabilitate bonuri de benzina pentru aceeasi masina. Intr-o luna sunt insotite de foi de parcurs, iar in alta luna nu au foi de parcurs. In aceste cazuri, noi le inregistram cu TVA partial deductibil, considerand ca masina nu a fost utilizata exclusiv in scopul activitatii firmei in luna respectiva. In lunile in care bonurile sunt insotite de foi de parcurs, le inregistram cu TVA deductibil integral. Procedam corect cu aceste inregistrari? Stiam ca, in cazul unui control ANAF, se verifica kilometrajul masinii si ca aceasta trebuie utilizata exclusiv in interesul firmei, iar pentru kilometrii parcursi este necesara intotdeauna existenta foii de parcurs."

Raspuns: Pentru un raspuns cat mai corect as fi avut nevoie de mai multe informatii referitaore la tonajul masinii, dat fiind ca deducerea limitata a TVA se aplica doar in cazul autoturismelor pana la 3.5 tone care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului.

1. In cazul autoturismului folosit in scop administrativ, pana la 3.5 tone

a) In ceea ce priveste impozitul pe profit

Potrivit prevederilor de la art. 25(3) lit. l) din Codul fiscal, au deductibilitate limitata:
l) 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice, cu o masa totala maxima autorizata care sa nu depaseasca 3.500 kg si care sa nu aiba mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, aflate in proprietatea sau in folosinta contribuabilului.

La lit. m) se arata ca cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii, aferente autoturismelor folosite de persoanele cu functii de conducere si de administrare ale persoanei juridice, deductibile limitat potrivit lit. l) la un singur autoturism aferent fiecarei persoane cu astfel de atributii.

Prin urmare, societatea poate sa-si deduca cheltuielile cu utilizarea autovehicului in cota de 50% pentru un singur autoturism.

b) TVA

La art. 298 (1) din Codul fiscal, se precizeaza ca prin exceptie de la prevederile art. 297 se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile, in cazul in care vehiculele nu sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.

La pct. 68 din Normele de aplicare , se arata ca in aplicarea art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, prin cheltuieli legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile se intelege orice cheltuieli direct atribuibile unui vehicul, cum sunt cheltuielile de reparatii, de intretinere, cheltuielile cu lubrifianti, cu piese de schimb, cheltuielile cu combustibilul utilizat pentru functionarea vehiculului. Nu reprezinta cheltuieli legate de vehiculele aflate in proprietatea sau in folosinta persoanei impozabile orice cheltuieli care nu pot fi direct atribuibile pentru un anumit vehicul. In sensul prezentelor norme, prin vehicul se intelege orice vehicul avand o masa totala maxima autorizata care nu depaseste 3.500 kg si nu are mai mult de 9 scaune, inclusiv scaunul soferului.

La alin. 4 se arata ca se considera ca un vehicul nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, in sensul art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, in situatia in care, pe langa utilizarea in scopul activitatii economice, vehiculul este utilizat ocazional sau de o maniera continua si pentru uz personal. Daca vehiculul este utilizat atat pentru activitatea economica, cat si pentru uz personal, se limiteaza la 50% dreptul de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului si a taxei aferente cheltuielilor legate de acesta. Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs prevazute la alin. (2). Prin limitarea la 50% a dreptului de deducere a taxei aferente cumpararii, achizitiei intracomunitare, importului, inchirierii sau leasingului de vehicule rutiere motorizate si a taxei aferente cheltuielilor legate de aceste vehicule, se intelege limitarea deducerii taxei care ar fi deductibila in conditiile prevazute la art. 297 si la art. 299-301 din Codul fiscal.

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Concluzie

In concluzie, pentru autoturismul folosit in scop administrativ, in opinia mea , se aplica deductibilitatea in proportie de 50% atat pentru cheltuieli cat si pentru TVA deoarece nu exista foi de parcurs ca document justificativ pentru utilizarea exclusiva in scopul activitatii economice.

Faptul ca in unele luni se prezint foi de parcurs nu este relevand deoarece intre acestea trebuie sa existe continuitate de la o luna la alta.

Legea nu mentioneaza ca o anumita perioada de timp in care se prezinta foi de parcurs determina un alt tratament fiscal, respectiv deducerea integrala a TVA.

Deci neprezentarea foilor de parcurs intr-o anumita luna este suficient ca sa se considere ca autoturismul este folosit atat in scopul operatiunilor economice cat si pentru uz personal.

2. In ceea ce priveste masinile de mare tonaj, se aplica principiile generale de deducere conform art. 297 din codul fiscal.

In acest caz, daca autovehiculul este utilizat exclusiv in scopul desfasurarii activitatii, si atat cheltuielile atribuibile utilizarii autovehicului cat si TVA sunt deductibile integral.

In ceea ce priveste impozitul pe profit, sunt aplicabile prevederile art. 25 alin. (1) din codul fiscal, cheltuielile aferente acestor autovehicule fiind deductibile integral.

Conform art. 297 alin. 4 din codul fiscal
(4) Orice persoana impozabila are dreptul sa deduca taxa aferenta achizitiilor, daca acestea sunt destinate utilizarii in folosul urmatoarelor operatiuni:

a) operatiuni taxabile;

La pct.68 din normele de aplicare ale art.298 din codul fiscal, alin 1 se prevede ca restrictia deducere in proportie de 50% a TVA si a cheltuielilor se aplica doar in cazul vehiculelor cu un tonaj mai mic de 3500 kg.

In sensul prezentelor norme, prin vehicul se intelege orice vehicul avand o masa totala maxima autorizata care nu depaseste 3.500 kg si nu are mai mult de 9 scaune, inclusiv scaunul soferului.

Asadar, masinile de mare tonaj nu se incadreaza la deducerea limitata a TVA si a cheltuielilor.

Prin urmare devin aplicabile in sensul TVA prevederile art.297 si 299 din codul fiscal, TVA fiind integral deductibila chiar in conditiile in care nu se intocmeste foaie de parcurs.

La art.299 din codul fiscal nu se prevede ca fiind document in baza caruia se deduce TVA foaia de parcurs, conditia de forma a deducerii TVA fiind aceea a existentei unei facturi.

Bineinteles ca trebuie indeplinite si conditiile de fond asa cum se arata in normele de aplicare ale art.297 din codul fiscal:
67. (1) Dreptul persoanelor impozabile de a deduce taxa achitata sau datorata pentru bunurile/serviciile achizitionate destinate utilizarii in scopul operatiunilor prevazute la art. 297 alin. (4) din Codul fiscal constituie un principiu fundamental al sistemului de TVA. Dreptul de deducere prevazut la art. 297 din Codul fiscal face parte integranta din mecanismul TVA si, in principiu, nu poate fi limitat. Acest drept se exercita imediat pentru totalitatea taxei aplicate operatiunilor efectuate in amonte. Pentru a beneficia de dreptul de deducere trebuie indeplinite in primul rand conditiile de fond, astfel cum rezulta din jurisprudenta Curtii de Justitie a Uniunii Europene, respectiv pe de o parte, cel interesat sa fie o persoana impozabila in sensul titlului VII din Codul fiscal si, pe de alta parte, bunurile sau serviciile invocate pentru a justifica acest drept sa fie utilizate in aval de persoana impozabila in scopul operatiunilor prevazute la art. 297 alin. (4) din Codul fiscal, iar in amonte, aceste bunuri sau servicii sa fie furnizate de o alta persoana impozabila.

Concluzie

Concluzionand, consider ca pentru masinile de mare tonaj nu trebuie intocmita foaia de parcurs, dreptul de deducere fiind un principiu fundamental al sistemului TVA.

De asemenea nici pentru deductibilitatea cheltuielilor nu este necesara foaia de parcurs deoarece conditia specificata in codul fiscal se refera la utilizarea in scopul activitatii economice.

Pentru autoturismul folosit in scop administrativ, consider ca pentru deductibilitatea integrala TVA si a cheltuielilor este necesara foaia de parcurs.

Raspuns oferit in luna iunie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.