Contabilizarea unor cazuri speciale privind stingerea creantelor fata de clienti

 

Contabilizarea unor cazuri speciale privind stingerea creantelor fata de clienti

conf. dr. Cristina Nicolaescu

Modul de derulare a relatiilor intreprinderii cu furnizorii si clientii are un rol deosebit in derularea activitatii societatii, deoarece de ele depinde in mod direct reusita sau esecul unei afaceri.

Relatiile cu furnizorii genereaza in principal datorii, iar relatiile cu clientii – creante. Exceptie de la aceasta regula fac avansurile acordate furnizorilor, care se recunosc ca si creante, si avansurile incasate de la clienti, care se recunosc ca si datorii.

Datoriile astfel generate trebuie platite, iar creantele trebuie incasate. Managerul trebuie sa coordoneze cu multa intelepciune aceste operatii hotarand cand, cum si pe cine sa plateasca, respectiv sa incaseze. In aceasta decizie, un rol important revine contabilitatii care trebuie sa ofere cele mai fundamentate raspunsuri la aceste intrebari.

Desi, cronologic, relatia cu furnizorii s-ar putea situa pe primul plan, precautiile impun managerilor din aproape toate ramurile de activitate sa rezolve mai intai problema clientilor. Cu alte cuvinte, problemele se abordeaza si se rezolva, tinand seama de cerintele clientilor pentru solutionarea carora se organizeaza relatiile cu furnizorii.

Stingerea createlor fata de clienti se poate face prin urmatoarele cai:

- incasari prin virament bancar, in lei sau in valuta;

- incasari in numerar, in lei si in valuta;

- acceptarea de efecte comerciale;

- compensarea cu datorii;

Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni

Vezi AICI detalii

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

- regularizarea de avansuri si ambalaje care circula in regim de restituire;

- compensari prin acceptarea de bunuri in contul creantei;

- prescrierea sau anularea creantei.

EXEMPLU

In continuare vom prezenta suita de inregistrari contabile pentru aceste operatii, in cazul societatii comerciale S.C. VEST S.R.L., avand ca obiect de activitate comertul cu ridicata.

1. In data de 03.03.2009 se emite factura de vanzare cu nr. 27 catre clientul S.C. EST S.R.L., in valoare de 1.149 lei, inclusiv TVA 19 %, reprezentand marfuri.

2. Se incaseaza in numerar contravaloarea facturii nr. 27, conform chitantei nr. 26 din data de 03.03.2009, in valoare de 1.149 lei.

3. Se incaseaza cu ordinul de plata nr. 109 prin contul curent de la banca suma de 2.928 lei de la clientul S.C. INSTALATII S.R.L., conform extrasului de cont nr. 896 din data de 06.03.2009. Suma reprezinta contravaloarea facturilor de vanzare nr. 615 din data de 02.12.2008 si nr. 640 din data de 17.12.2008.

4. In data de 16.03.2009 in contul curent in euro se incaseaza suma de 2.500 euro cu ordin de plata in valuta. Suma reprezinta o parte din factura externa nr. 18 din 19.08.2008 catre S.C. MONDIAL S.R.L. in suma de 14.459 euro reprezentand marfuri. Cursul BNR la data de 16.03.2009 este de 4,2767 lei. Cursul BNR la data de 31.12.2008, la care s-a actualizat creanta la sfarsitul exercitiului financiar 2008 a fost de 3,9852 lei. Se inregistreaza diferentele de curs valutar.

Calculatie

· Valoarea in lei la data de 16.03.2009:

2.500 euro x 4,2767 = 10.692 lei

· Valoarea in lei la data de 31.12.2008

2.500 euro x 3,9852 = 9.963 lei

Diferenta dintre cele doua valori este de 729 lei si reprezinta diferenta de curs valutar nefavorabila. Inregistrarea va fi de forma:

 

ATENTIE

O situatie aparte o constituie creantele clienti in lei, dar care sunt negociate in functie de evolutia unei valute. Si in acest caz se calculeaza diferentele de curs valutar, doar ca diferentele favorabile se inregistreaza in creditul contului 768 „Alte venituri financiare”, iar diferentele nefavorabile in debitul contului 668 „Alte cheltuieli financiare”.

5. In data de 17.03.2009 se emite factura de vanzare cu nr. 37 clientului S.C. universal S.R.L. in valoare de 9.470 lei, inclusiv TVA 19 %, reprezentand marfuri. Pentru plata facturii se primeste un bilet la ordin cu data scadentei de 07.05.2009.

ü Inregistrarea facturii:

ü Acceptarea biletului la ordin:

ü Primirea biletului la ordin:

ü Incasarea prin banca a biletului la ordin:

ATENTIE

Este foarte important sa se faca distinctia intre efectele de primit, care sunt creante si efectele de incasat, care sunt cvasilichiditati, deci elemente de trezorerie.

Efectele de incasat pot fi remise spre incasare inainte de scadenta, dar cu achitarea unui comision sub forma scontului, care reprezinta o cheltuiala.

Sa presupunem ca S.C. VEST S.R.L. vrea sa incaseze biletul la ordin inainte de scadenta, data de 07.05.2009. Pentru acest serviciu banca retine 1% din valoarea sumei de incasat.

In acest caz inregistrarile contabile vor fi de forma:

NOTA

In mod analog se procedeaza si la utilizarea cecurilor de incasat, doar ca in acest caz se utilizeaza contul 5112 „Cecuri de incasat”.

6. Deoarece firma S.C. EUROMOD S.R.L. este atat client, cat si furnizor al S.C. VEST S.R.L., se decide compensarea creantelor in suma de lei, reprezentand facturile nr. 30 in valoare de 7.560 lei si 35 in valoare de 1.259 lei, ale S.C. VEST S.R.L. cu datoriile generate de facturile 4.495 in valoare de 1.790 lei si, partial, 4.496 in valoare de 9.780 lei emise de S.C. EUROMOD S.R.L. In acest caz. initiatorul este S.C. VEST S.R.L.

Regulamentul de compensare este detaliat in Anexa 2 la Hotararea 685/23.08.1999. Deoarece valoarea compensata este sub limita de 10.000 lei, aceasta compensare este considerata o compensare de mica valoare.

Ordinul de compensare este un document tipizat in care se mentioneaza atat numarul, data si valoarea facturilor catre clienti compensate, cat si numarul, data si valoarea facturilor de la furnizori compensate.

Din punct de vedere contabil, aceasta compensare presupune stingerea unei creante concomitent cu stingerea unei datorii:

In urma operatiei de compensare datoriile firmei S.C. VEST S.R.L. fata de S.C. EUROMOD S.R.L. se sting in totalitate, ramanand o creanta a S.C. VEST S.R.L. fata de S.C. EUROMOD S.R.L. de 2.751 lei.

In anumite situatii, stabilite de regula prin contracte, clientul acorda furnizorului avansuri banesti in vederea livrarii unor bunuri sau servicii. In aceste cazuri, avansul se constituie ca si o creanta fata de furnizor, respectiv o datorie fata de clienti.

O situatie asemanatoare se intalneste si in cazul in care clientul primeste, odata cu bunurile cumparate si ambalajele care circula pe principiul restituirii, cum ar fi: sticlele, borcanele, navetele, butoaiele, sacii.

Ambalajele date clientului odata cu marfa, din moment ce au fost facturate, se inregistreaza ca o datorie pe care clientul poate sa o acopere prin restituirea lor, iar pe aceasta cale se diminueaza totodata si creanta fata de client.

Contabilitatea acestor categorii de datorii se inregistreaza in contabilitatea vanzatorului cu ajutorul contului 419 „Clienti creditori”.

7. In data de 20.03.2009 se primeste un avans de la clientul S.C. IMPEX S.R.L. in valoare de 7.595 lei, inclusiv TVA, reprezentand jumatate din valoarea contractului. Suma este incasata in banca.

La livrarea marfii catre clientul S.C. IMPEX S.R.L. se intocmeste factura fiscala pentru intreaga valoare (15.190 lei, din care TVA – 2.425 lei).

si se regularizeaza avansul primit, inclusiv TVA.

In urma acestor inregistrari situatia in conturile implicate este urmatoarea:

8. S.C. VEST S.R.L. livreaza catre clienti odata cu marfa (in valoare de 27.698 lei, fara TVA) ambalaje care circula in regim de restituire in valoare de 120 lei. Datorita faptului ca nu se deconteaza, ambalajele nu sunt supuse actiunii TVA. Inregistrarea facturii in contabilitate se face cu urmatoarea corespondenta:

NOTA

Valoarea ambalajelor este consemnata separat pe factura. Deoarece valoarea acestora nu se incaseaza, ar fi indicat sa se creeze in cadrul contului 4111 „ Clienti” un analitic special pentru ambalaje. Aceasta creanta cel mai probabil nu va genera in viitor intrare de lichiditati.

La restituirea ambalajelor se opereaza inregistrarea:

NOTA

In cazul in care amabalajele sunt degradate sau din diverse motive clientul nu le restituie, operatia se inregistreaza ca o vanzare, inregistrandu-se TVA colectata aplicata la pretul de vanzare al ambalajelor. Veniturile astfel obtinute se pot inregistra in creditul contului 708 „ Venituri din activitati diverse”.

9. In data de 20.03.2009 se primeste instiintarea pentru declararea procedurii de insolventa a clientului S.C. IMPEX S.R.L. Valoarea creantei fata de acest client este de 7.595 lei. Datorita incertitudinii privind incasarea acestui client, ca urmare a situatiei sale financiare, se trece creanta la clienti incerti.

Concomitent se inregistreaza deprecierea creantei fata de clientul S.C. IMPEX S.R.L.

NOTA

In cazul in care exista incertitudine doar pentru o parte a creantei fata de clienti, deprecierea creantei este considerata la aceasta valoare si ajustarea va fi corespunzatoare ei.

Creanta reprezentand clientii incerti se poate stinge fie prin incasare sau prin anularea acesteia, fie prin trecerea pe cheltuielia creantei nete (fara TVA).

Concomitent se procedeaza la anularea ajustarii, aceasta ramanand fara obiect.

NOTA

Din punct de vedere fiscal, conform Codului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile pierderile inregistrate la scoaterea din evidenta a creantelor neincasate, in urmatoarele cazuri:

- Procedura de faliment a debitorilor a fost inchisa pe baza hotararii judecatoresti.

- Debitorul a decedat si creanta nu poate fi recuperata de la mostenitori.

- Debitorul este dizolvat, in cazul societatii cu raspundere limitata cu asociat unic, sau lichidat, fara succesor.

- Debitorul inregistreaza dificultati financiare majore care afecteaza intreg patrimonial.

 

O alta cale de stingere a unei creante clienti este prin acceptarea unor bunuri in contul creantei. Din punct de vedere contabil, aceasta operatie presupune stingerea creantei, concomitent cu debitarea unui cont de stocuri in functie de natura bunurilor primite.

 

Pentru recuperarea creantelor de la „rau platnici” se pot utiliza practici cum ar fi:

ü cedarea (vanzarea) creantelor catre terti contra unui comision (undeva intre 6 si 19 % din valoarea creantei) sau

ü factoringul (afacturarea).

Cesiunea creantelor de obicei se face pentru facturile a caror termen de recuperare a fost depasit sau la care sansele de recuperare sunt mici, iar factoringul in cazul creantelor care nu au ajuns inca la scadenta.

Factoringul presupune cedarea creantei unei banci, care, de obicei plateste 80% in momentul cedarii creantei si restul in momentul recuperarii creantei cu retinerea unui comision.

ATENTIE

Multe contracte de „ factoring” incheiate cu bancile sunt de fapt contracte de creditare, deoarece banca finanteaza firma cu o suma egala cu 80% din valoarea facturii, suma purtatoare de dobanda. In caz de neincasare a facturii de la clientul „ rau platnic” firma este obligata sa achite bancii suma primita. In aceasta situatie creanta ramane in patrimoniul firmei, banca neasumandu-si riscul de neincasare. Inregistrarile contabile in acest caz sunt identice cu cele de la primirea unui credit bancar pe termen scurt. De mentionat si faptul ca in aceasta situatie factura nu este vanduta, ci doar depusa garantie.

10. S.C. VEST S.R.L. vinde creanta in valoare de 2.751 lei fata de EUROMOD unei firme specializate contra unui comision de 15%. Inregistrarile contabile aferente acestei cesiuni sunt urmatoarele.

ü Primirea sumei de la firma care a achizitionat creanta:

ü Primirea facturii pentru servicul de preluare a creantei neincasate:

ü Compensarea creantei cu datoria si achitarea TVA:

ATENTIE

Conform capitolului 9, art. 141, pct. 3 din Codul fiscal recuperarile de creante si operatiunile de factoring nu sunt scutite de TVA. Ca urmare, facturarea acestor servicii presupune TVA. Pentru firma care vinde creantele, respectiv cumpara serviciul de recuperare a creantelor, apare TVA deductibila care va fi achitata furnizorului de servicii.

In cazul in care o creanta a fost prescrisa si trebuie reactivata se va utiliza contul 754 „Venituri din creante reactivate si debitori diversi”.