Declararea nulitatii documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Intrebare:

In cadrul unei societati este furat un chitantier(numerotat de exemplu de la 1 la 50) care avea folosite chitantele de la 1 la 6 (in chitantier era doar exemplarul al treilea, verde, iar exemplarele rosii sunt in dosarul contabil al lunii decembrie 2011, iar chitantele de la nr. 7 la 50 erau in alb, nefolosite, nesemnate si nestampilate).

Pot fi declarate nule chitantele in alb, fara a se mai face reconstituirea documentelor furate?

Raspuns:

In  Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile stabilesc la capit. E pct. 41-49 procedura de reconstituire a documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse.
                            
Conform acestei proceduri, in termen de 3 zile de la data la care a luat cunostinta, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal din care sa reiasa starea de fapt (datele de identificare a documentelor disparute, numele si prenumele persoanei responsabile cu gestionarea documentelor, data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv).
 
Acest proces-verbal se semneaza de catre conducatorul unitatii, contabilul-sef sau altau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie, persoana responsabila cu pastrarea documentului si seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz. Daca este vorba de documente emise de entitate, se procedeaza la reconstituirea documentelor, pe baza unui unui "dosar de reconstituire", intocmit separat pentru fiecare caz (pct. 44 si pct. 47 din Norme).
 
Cu privire la procesul verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii unor documente justificative sau contabile, legislatia nu prevede un model al acestuia, insa, conform normei metodologice mai sus mentionate acesta trebuie sa cuprinda datele de identificare a documentului disparut, numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului, data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului.

Potrivit aceleiasi norme, procesul verbal se semneaza de catre:
   - conducatorul unitatii;
   - conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;
   - persoana responsabila cu pastrarea documentului; si
   - seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.

Antet
Nr. ________/_________


Proces-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii unor documente justificative sau contabile

Ca urmare a sesizarii conducerii cu privire la pierderea unor documente financiar contabile, in conformitate cu dispozitiile Normei metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin OMEF 3512/2008 , s-au constata urmatoarele:

1. Sesizarea cu privire la disparitia documentului nr._______, seria __________, emis la data de______________, de catre___________ (se insciu toate datele de identificare a documentului disparut)  a fost formulata de ______________________.
 
2. Persoana responsabila cu pastrarea documentului este _____________________ (numele si prenumele), avand functia de _____________________.
 
3. Data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului:____________________________.


Conducatorul unitatii:
Nume: ……………………...  Semnatura: ________________
 
Conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie:
Nume: ……………………...  Semnatura: ________________

Persoana responsabila cu pastrarea documentului
Nume: ……………………...  Semnatura: ________________

Seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului
Nume: ……………………...  Semnatura: ________________
 
Totodata, in masura in care se apreciaza ca pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor este urmarea unei fapte ce poate constitui infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala. Suplimentar, pentru a restrange la minimum posibilitatea ca documentele sustrase/pierdute sa fie utilizate in mod fraudulos de catre cei vinovati de sustragere ori de catre terti, se poate proceda la declararea nulitatii lor intr-un ziar de circulatie nationala.
 
Asadar, puteti declara ca fiind nule documentele furate insa va recomandam declararea nulitatii acestora si intr-un ziar de circualatie nationala.