Documente contabile: cum facem arhivarea in contabilitatea in partida simpla?

Contribuabilii au obligatia sa pastreze in arhiva lor registrele de contabilitate, documentele financiar-contabile, precum si documentele justificative, care stau la baza inregistrarii in evidenta contabila in partida simpla.

Termenul de pastrare a Registrului -jurnal de incasari si plati, a Registrului-inventar, precum si a documentelor justificative si financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii anului fiscal in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

In cazul incetarii activitatii contribuabilului, do cumentele se predau la arhivele statului in conformitate cu dispozitiile Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, daca legea nu dispune altfel.
Arhivarea documentelor justificative si financiar -contabile se face, de asemenea, in conformitate cu prevederile legale, cu respectarea urmatoarelor reguli generale:

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui an fiscal la care se refera acestea;
- dosarele continand documente se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate
impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul unui registru de evidenta curenta, in care sunt tinute evidentele dosarelor si documentelor financiar -contabile intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Operatiunile privind evidenta si gestionarea mijloacelor fixe, a valorilor materiale si banesti si a altor valori ale contribuabililor se considera valabile numai daca sunt justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite. in caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar -contabile si justificative, contribuabilul va lua masuri de reconstituire a acestora in termen de cel mult 30 de zile de la constatare.

Contribuabilul care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative ori financiar-contabile are obligatia sa incheie un proces-verbal care sa cuprinda:
- datele de identificare a documentului disparut;
- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;
- data si imprejurarile in care s -a constatat lipsa documentului respectiv.

Persoana responsabila este obligata ca o data cu semnarea procesului-verbal sa dea o declaratie scrisa asupra imprejurarilor in care a disparut documentul respectiv. Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune sunt incunostintate imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, intocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;
- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;
- copie de pe documentul reconstituit;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- declaratia persoanei responsabile.

In cazul in care documentul disparut provine de la un alt contribuabil, reconstituirea se va face de contribuabilul care a emis documentul, la cererea scrisa a cont ribuabilului care a cerut documentul. in acest caz, unitatea emitenta va trimite contribuabilului care a primit documentul, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligator iu si vizibil mentiunea "Reconstituit", cu specificarea numarului si a datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea. Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in e videnta contabila in partida simpla. In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui proces-verbal impreuna cu care se ataseaza la dosarul de reconstituire.