Refacturare chirie si utilitati. Cum facem inregistrarile contabile?

Vom analiza mai jos cazul unei societati comerciale cu un spatiu de 230 mp inchiriat. Din luna iunie subinchiriaza, cu acordul proprietarului spatiului, o parte din acesta, respectiv 50 mp. Conform contractului de subinchiriere se vor refactura chiria si utilitatile catre utilizatorul spatiului subinchiriat.

Vom stabili daca pentru a refactura chiria si utilitatile este nevoie sa existe aceste acitivtati in obiectul de activitate al societatii si daca pentru a factura chiria cu TVA e nevoie de adresa catre ANAF.

Solutia consultantului:

Din punct de vedere contabil, refacturarea este reglementata de punctul 253 alin. (2) din Reglementarile contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene aprobate prin OMFP 3055/2009, astfel sumele colectate de o entitate in numele unor terte parti, inclusiv in cazul contractelor de agent, comision sau mandat comercial incheiate potrivit legii, nu reprezinta venit din activitatea curenta, chiar daca din punct de vedere al taxei pe valoarea adaugata persoanele care actioneaza in nume propriu sunt considerate cumparatori revanzatori.

In cazul contractului de subinchiriere, in care serviciile se refactureaza la pretul de cost recomandarea ar fi ca societatea sa nu inregistreze aceste servicii in conturi de cheltuieli respectiv venituri  ci sa inregistreze cu ajutorul contului 461 - "Debitori diversi".

Asadar, societatea care va subinchiria spatiul poate refactura chiria chiar daca nu are inscris in obiectul de activitate aceasta prestare de servicii. Recomandam introducerea unei clauze in contract prin care sa se prevada ca aceasta chirie se va refactura la cost.

Inchirierea bunurilor immobile este o operatiune scutita de TVA fara drept de deducere. Daca se opteaza pentru facturarea cu TVA, conform art. 141 alin. (3) din Codul fiscal, trebuie sa depuneti o notifcare organul fiscal de care apartineti.

Daca pentru serviciul de inchiriere se aplica regimul de scutire fara drept de deducere reglementat prin art. 141 alin. (2) lit. e), la refacturarea costurilor legate direct de bunul imobil inchiriat (utilitati) se aplica regimul normal de taxare.   

Din punctul de vedere al TVA, proprietarul spatiului care refactureaza utilitatile, este considerat cumparator-revanzator, conform punctului 19 alin. (4) din normele date in aplicarea art. 137 din Codul fiscal, astfel:

" (4) In cazul in care se refactureaza cheltuieli efectuate pentru alta persoana, respectiv atunci cand o persoana impozabila primeste o factura sau alt document pe numele sau pentru livrari de bunuri/prestari de servicii/importuri efectuate in beneficiul altei persoane si refactureaza contravaloarea respectivelor livrari/prestari/importuri, se aplica structura de comisionar conform prevederilor pct. 6 alin. (3) si (4) sau, dupa caz, ale pct. 7 alin. (2).
...
"Spre deosebire de situatia prezentata la alin. (3), in cazul structurii de comisionar persoana impozabila are dreptul la deducerea taxei aferente achizitiilor de bunuri/servicii care vor fi refacturate, in conditiile legii, si are obligatia de a colecta TVA pentru operatiunile taxabile."

In acest context,  va redam si exemplul nr. 3 de la pct. 19 alin. (4) din normele de aplicare ale art. 137 din Codul fiscal:

"Exemplul nr. 3: O societate care deruleaza operatiuni imobiliare are incheiate contracte de inchiriere pentru diverse spatii dintr-un bun imobil. Pentru utilitatile necesare, printre care electricitatea, apa, telefonul, sunt incheiate contracte pe numele societatii imobiliare, dar acestea sunt furnizate in beneficiul direct al chiriasilor. In cazul in care prin contractul de inchiriere se stipuleaza distinct ca plata utilitatilor nu este inclusa in pretul chiriei, societatea imobiliara poate aplica structura de comisionar pentru refacturarea acestor cheltuieli catre chiriasi."

Asadar, atat in ceea ce priveste chiria refacturata, apreciem ca aceasta se inregistreaza in contabilitate pe seama conului 461 - "Debitori diversi", iar contravaloarea utilitatilor refacturate se inregistreaza in mod cert cu TVA , astfel:

%        =        401
                 "Furnizori"
461    
 "Debitori diversi"
4426
 "TVA deductibila"


4111        =        %
                     "Clienti"
                        461
                   "Debitori diversi"
                      4427    
                    "TVA colectata"