Avansurile de trezorerie sunt sume platite din casieria unitatii, angajatilor care efectueaza deplasari in interesul serviciului, pe baza ordinului de deplasare si a dispozitiei de plata din casierie.
Spre exemplu:
S.C. Crin S.R.L. primeste o oferta de la un partener de afaceri din Germania de a participa la o conferinta organi z ata in aceasta tara.
Taxa de participare la conferinta este de 250 euro/persoana si se achita in avans.
S.C. Crin S.R.L. decide ca la aceasta conferinta sa participe trei persoane si, ca urmare, solicita emiterea unui Invoice pentru a achita taxele de participare.
Conferinta se va desfasura in perioada 4-7 Septembrie 2007, toate cheltuielile cu cazarea si masa vor fi suportate de catre participanti si se vor achita in numerar in tara de destinatie.
Transportul se va face cu avionul. Biletele de avion se vor cumpara de la o agentie de turism din Bucuresti.
Reflectarea in contabilitate:
1) Inregistrarea facturii pentru taxa de participare, emisa in data de 29.08.2007 in suma de 750 euro:
Operare SAGA Exemple practice si recomandari 
Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2024 
Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor 628 Alte chelt. cu servicii prestate de terti |
= |
401 Furnizori |
2.437,05 lei (750 euro) |
Cursul valutar valabil pentru 29.08.2007 este de 3,2494 lei/euro.
2) Plata facturii in data de 31.08.2007:
|
% 401 Furnizori 665 Cheltuieli din diferente de schimb valutar |
= |
5124 Conturi la banci in valuta |
2.444,63 lei/ (750 euro) 2.437,05 lei/ (750 euro) 7,58 lei |
Cursul valutar valabil pentru 31.08.2007 este de 3,2595 lei/euro.
3) Inregistrarea facturii pentru 3 bilete de avion dus-intors pe ruta Bucuresti-Hamburg in suma de 225 euro/persoana:
|
624 Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal |
= |
401 Furnizori |
2.200,16 lei |
Factura este emisa in data de 31.08.2007 cu valoarea in lei de de 2.200,16 lei, iar la T.V.A. are mentiunea Scutit cu drept de deducere.
4) Inregistrarea platii facturii din contul curent:
|
401 Furnizori |
= |
5121 Conturi la banci in lei |
2.200,16 lei |
5) Caculul sumelor necesare pentru cei trei angajati in vederea deplasarii in Germania
Societatea decide acordarea diurnei la nivelul celei considerat deductibile, adica de 2,5 ori nivelul stabilit pentru institutiile publice, fara a fi nevoie de documente justificative.
Se estimeaza o durata a deplasarii de 5 zile.
Plafoanele de cazare si diurna pentru deplasarile in strainatate aplicabile de catre institutiile publice sunt reglementate de H.G. nr. 518/1995, modificata si completata.
Conform acestei hotarari pentru Germania s-au stabilit urmatoarele plafoane:
35 euro/zi pentru diurna;
150 euro/zi pentru cazare.
Pentru cele 3 persoane se face un calcul estimativ al sumei ce trebuie acordate ca si avans pentru deplasare astfel:
diurna: 35 euro *2.5 * 3(pers)*5 (zile) = 1.312,5 euro
cazare : 150 euro *3(pers) *4 (nopti) = 1.800 euro
Total avans = 3.113 euro
In baza acestui calcul se stabileste acordarea sumei de 3.113 euro ca avans pentru deplasare. Acesta este acordat conducatorului delegatiei in vederea suportarii costurilor cu deplasarea pentru toti membrii delegatiei.
La intoarcerea in tara, conducatorul delegatiei va intocmi un Ordin de deplasare cu calculul exact al sumelor cheltuite.
6) Inregistrarea retragerii sumei de 3.113 euro din contul in euro al societatii, in data de 31.08.2007, la curs valutar de 3,2595 lei/euro:
|
581 Viramente interne |
= |
5124 Conturi la banci in valuta |
10.146,82 lei/ (3.113 euro) |
7) Inregistrarea depunerii in casieria unitatii a sumei respective si acordarea avansului spre decontare:
|
5314 Casa in valuta |
= |
581 Viramente interne |
10.146,82 lei/ (3.113 euro) |
si
|
542/valuta Avansuri de trezorerie |
= |
5314 Casa in valuta |
10.146,82 lei/ (3.113 euro) |
8) Ordinul de deplasare
La intoarcerea in tara, pe data de 10 septembrie 2007, seful delegatiei depune ordinul de deplasare care cuprinde urmatoarele elemente:
data si ora decolarii : 03.09.2007 ora 06:10;
data si ora aterizarii : 08.09.2007 ora 09:30;
factura de cazare pentru 4 nopti in suma de 1.500 euro pentru cele trei persoane;
cazare fara documente justificative.
Deoarece au stat cu o zi in plus fata de cat era planificat, au fost nevoiti ca pentru o noapte sa inchirieze o locuinta particulara fara a avea documente justificative pentru aceasta. In aceasta situatie, se poate deconta maximum 75% din plafonul de cazare, conform art. 9 alin. (3) din H.G. nr. 518/1995.
Costul cazarii pentru aceasta zi va fi:
3*150*75%= 337,5 euro
Numarul de zile de acordare a diurnei : 5 zile a cate 24 ore si o zi de 3:20 ore.
Conform art. 7 alin. (3) din H.G. nr. 518/2005, pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 ore, diurna se acorda la nivelul de 50% din plafonul pentru o zi, daca fractiunea de timp nu insumeaza 12 ore.
Astfel, diurna deductibila pentru cele 3 persoane este:
35 euro* 2,5*3*5+ 35*3*50%= 1.365 euro
Total decont : 3.202,5 euro
diurna: 1.365 euro
cazare: 1.500+337,5 = 1.837,5 euro
Suma primita in avans : = 3.113 euro
Diferenta de primit de la societate: = 89,5 euro
9) Inregistrarea cheltuielilor de deplasare. Cursul valabil in 10.09.2007 este 3,3069 lei/euro.
a) inregistrarea platii din casierie a diferentei de decont:
|
542/valuta Avansuri de trezorerie |
= |
5314 Casa in valuta |
295,97 lei/ (89,5 euro) |
b) inregistrarea facturii de cazare:
|
625 Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari |
= |
401 Furnizori |
4.960,35 lei/ (1.500 euro) |
c) inregistrarea platii facturii de cazare cu evidentierea diferentei de curs valutar intre data primirii avansului pentru deplasare si data justificarii acestei sume:
|
401 Furnizori |
= |
% 542 Avansuri de trezorerie 765 Venituri din diferente de curs valutar |
4.960,35 lei/ (1.500 euro) 4.889,25 lei/ (1.500 euro) 71,10 lei |
d) inregistrarea platii diurnei si a zilei de cazare fara documente justificative:
|
625 Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari |
= |
% 542 Avansuri de trezorerie 765 Venituri din diferente de curs valutar |
5.630 lei/ (1.702,5 euro) 5.553,54 lei/ (1.702,5 euro) 76,46 lei |
