Decontare cheltuieli de deplasare pentru salariati si alte persoane: Formula de calcul pentru plafonul maxim neimpozabil si exemple practice

Decontare cheltuieli de deplasare pentru salariati

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Decontare cheltuieli de deplasare pentru salariati

Conform art. 76 alin. (4) lit. h) si art. 142 lit. g) din Codul fiscal nu intra in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale, nu sunt venituri impozabile si taxabile cu contributii sociale indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, in limita plafonului neimpozabil stabilit la alin. (2) lit. k), precum si cele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare;

Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal stabilesc ca in categoria cheltuielilor de delegare si detasare se cuprind cheltuielile cu transportul, cazarea, precum si indemnizatia de delegare si de detasare in tara si in strainatate, stabilite in conditiile prevazute de lege sau in contractul de munca aplicabil.

Astfel, sumele primite pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare nu sunt limitate la plafonul de 33%, acestea se acorda conform contractului de munca.

Prin urmare, angajatorul trebuie sa stabileasca impreuna cu salariatul prin contractul de munca cuantumul diurnei, modalitate in care salariatul se deplaseaza pentru care angajatorul suporta cheltuielile pe baza documentelor jusitificative (se pot mentiona mai multe modalitati avion, tren, vehicul) , unitatile in care salariatul se poate caza (hotel de xx stele, pensiune etc).

In toate cazurile, cheltuielile de transport si cazare pot fi decontate doar pe baza de documente justificative intrucat Codul fiscal prevede ca sunt neimpozabile sumele primite pentru transport si cazare. Pentru a dovedi ca o suma a fost cheltuita pentru transport/cazare este necesar documentul justificativ.

Nivelul indemnizatiei de deplasare pentru institutiile publice este stabilit prin H.G. nr. 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului, cu modificarile si completarile ulterioare, si este actualizat periodic.

Diurna deductibila pentru deplasarile interne este de: 23 lei x 2,5 = 57,5 lei/zi.

Numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare sau detasare se calculeaza de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii de mai multe zile, indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore.

Diurna pentru deplasarile externe este reglementata prin H.G. nr. 518/1995, cu modificarile si completarile ulterioare. Diurna difera in functie de tara de destinatie. Ca plafon deductibil pentru societatile comerciale se are in vedere plafonul pentru categoria I-a, inmultit cu coeficientul de 2,5.

Incepand cu anul 2023, diurna (indemnizatia si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului) se impoziteaza la salariat pentru partea care depaseste limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice, dar nu mai mult decat limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate.

Aceste limite sunt valabile atat pentru diurna aferenta deplasarilor interne, cat si pentru diurna aferenta deplasarilor externe.

Astfel, sumele ce se pot acorda salariatilor, ca diurna neimpozabila din punctul de vedere al impozitului pe venit si al contributiilor sociale obligatorii, se calculeaza in functie de doua plafoane diferite:
primul plafon este in suma de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice;
al doilea este in suma de maximuim 3 salarii de baza aferente zilelor de delegare, adica cea mai mica suma dintre cele doua plafoane, iar suma acordata efectiv fiind plafonul neimpozabil.

Formula de calcul pentru plafonul maxim neimpozabil este:

Salariul brut x 3 x nr. de zile pentru care se cuvine diurna / nr. zile lucratoare din luna

Exemplul nr. 1:

Un salariat este angajat cu norma intreaga si are un salariu de 4.050 lei lunar.

Acesta efectueaza, in luna ianuarie 2025, o deplasare in interesul serviciului in tara, de 4 zile.

Calcul deductibilitate diurna:
Plafonul maxim neimpozabil aferent celor 3 zile de deplasare in RO = 4.050 lei x 3 x 4 zile pentru care se cuvine diurna / 18 zile lucratoare in luna ianuarie 2025 = 2.700 lei.

Cele doua limite sunt:
de 2,5 ori limita stabilita pentru personalul bugetar, adica 2,5 x 23 lei/zi x 4 zile = 230 lei;
maximum 3 salarii de baza, adica 2.700 lei.

Asadar, diurna maxima neimpozabila la salariu este 230 lei, adica suma cea mai mica rezultata din cele doua limite calculate.

Exemplul nr. 2:

In luna noiembrie 2025, o deplasare externa efectuata de un salariat pentru care se aduc urmatoarele documente justificative:

Factura de cazare in valoare de 100 euro, achitata numerar. Curs de schimb la data facturii si chitantei 5 lei/euro.

Bilete avion si factura bilete in valoare de 400 euro, achitate prin OP. Curs de schimb la data facturii si OP 5 lei/euro.

Diurna calculata 87,5 euro/zi x 2 zile = 175 euro. Curs de schimb la data primirii diurnei pe baza de dispozitie de plata 5 lei/euro (875 lei).

Salariatul este angajat cu norma intreaga cu un salariu de 4.050 lei lunar. In luna ianuarie 2025 sunt 18 de zile lucratoare.

Calcul deductibilitate:
4.050 lei x 3 x 2 zile / 18 zile = 1.350 lei. Avand in vedere ca 175 euro, echivalent in lei este 875 lei, valoare mai mica decat 1.350 lei, suma diurnei acordate este neimpozabila din punct de vedere salarial.

Decontare cheltuieli de deplasare pentru alte persoane

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Decontare cheltuieli de deplasare pentru alte persoane

Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice.

La pct. 13 lit. b) din Normele metodologice, se arata ca in aplicarea prevederilor art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, sunt cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

b) cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate si pentru alte persoane fizice in conditiile in care cheltuielile respective sunt efectuate in legatura cu lucrari executate sau servicii prestate de acestea in scopul desfasurarii activitatii economice a contribuabilului;

Prin urmare, cheltuielile cu cazarea si transportul, sunt cheltuieli deductibile, daca sunt efectuate in scopul desfasurarii activitatii.

Prin urmare, cheltuielile cu transportul si cazarea, sunt cheltuieli deductibile, pentru administrator, avand in vedere ca sunt efectuate in scopul desfasurarii activitatii.

Cu privire la diurna, potrivit art. 76 alin. (2) lit. m) din Codul fiscal, Regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor:
(...)
m) indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare primite pe perioada deplasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul desfasurarii activitatii, astfel cum este prevazut in raportul juridic, de catre administratorii stabiliti potrivit actului constitutiv, contractului de administrare/mandat, de catre directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat potrivit legii, de catre membrii directoratului de la societatile administrate in sistem dualist si ai consiliului de supraveghere, potrivit legii, precum si de catre manageri, in baza contractului de management prevazut de lege, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:

(i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic;

(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic.

Cartea neagra a controlului fiscal 2026

Vezi AICI detalii

Inspectia fiscala - Preventie si Contestatii

Vezi AICI detalii

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2026

Vezi AICI detalii

Plafonul aferent valorii a 3 remuneratii prevazute in raportul juridic se calculeaza prin raportarea celor 3 remuneratii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile din perioada deplasarii;.

Asadar, in cazul administratorilor stabiliti potrivit actului constitutiv sau a contractului de administrare/mandat, plafonul se stabileste la fel ca la salariati cu deosebirea ca limita de 3 salarii exista in cazul salariatilor se inlocuieste cu o limita de 3 remuneratii prevazute de raportul juridic (contractul de management/administrare etc.).

Prin urmare este necesar sa existe, un contract de administrare cu societatea, pentru a se putea deconta si diurna.

Pentru justificarea cheltuielilor atat pentru salariat cat si pentru administator, se va intocmi ordinul de deplasare, la care se vor atasa documentele (facturi, bonuri etc).

Cheltuielile efectuate cu ocazia deplasarilor in strainatate se justifica si se deconteaza in baza documentului "Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5)".

Raspuns oferit in luna decembrie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.