Plati din banii personali pentru societate si retragerea de numerar din contul firmei: Tratamentul contabil si fluxul corect al sumelor

Inregistrarea platilor si restituirea sumelor catre administrator

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inregistrarea platilor si restituirea sumelor catre administrator

Va sfatuiesc pentru situatiile prezentate sa folositi contul 461, si nu 542, daca nu acordati avansuri de trezorerie.

Avansurile de trezorerie nejustificate pe o perioada mai mare de 30 zile pot fi interpretate de organul de inspectie fiscala competent ca si venituri salariale ce trebuiau impozitate corespunzator.

Organelor de control le este astfel foarte usor sa constate achizitia unor bunuri care nu sunt legate de activitatea contribuabililor, caz in care emit notificari de conformare, cu scopul reanalizarii situatiei fiscale si, dupa caz, pentru a proceda la depunerea sau corectarea declaratiilor fiscale, anterior eventualei selectari pentru efectuarea unei inspectii fiscale.  Cum trebuie sa procedati cand primiti o astfel de notificare? Aflati din lucrarea Cheltuieli personale pe firma: intre necesitate, tentatie si risc fiscal  >>

In momentul in care administratorul prezinta decontul cu cheltuielile efectuate inregistrati: 461=5311

Pentru avansurile de trezorerie, plafonul zilnic este de 1000 lei. Pentru platile catre persoane fizice plafonul este de 5000 lei/zi.

Daca sumele platite de administrator sunt tratate ca un imprumut acordat firmei (si nu ca un simplu decont de cheltuieli), restituirea acestora in numerar este strict interzisa, operatiunile de imprumut intre firma si administrator putand fi efectuate numai prin instrumente de plata fara numerar (banca).

Nerespectarea plafoanelor de numerar se sanctioneaza cu amenda de 25% din suma care depaseste plafonul stabilit.

Retragerea de numerar din contul firmei

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Retragerea de numerar din contul firmei

In opinia mea, sumele retrase de pe card trebuie inregistrate in casierie si apoi acordate drept avans spre decontare salariatilor sau administratorului.

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2026

Vezi AICI detalii

Declaratia Unica 2026 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Documentul de retragere de la bancomat a sumelor respective nu reprezinta document de acordare de avans spre decontare.

Contul 542 - Avansuri de trezorerie este conceput pentru a evidentia banii numerar pusi la dispozitia unui salariat, nu sume transferate direct din banca pentru a fi cheltuite, fara o evidenta clara a casieriei (soldul de casa). 

Functiunea contului 542

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Functiunea contului 542

Sumele reprezentand avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii si nedecontate pana la data bilantului, se evidentiaza in contul de debitori diversi (461 “Debitori diversi”) sau creante in legatura cu personalul (4282 “Alte creante in legatura cu personalul”), in functie de natura creantei.
Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta avansurilor de trezorerie.

Contul 542 „Avansuri de trezorerie” este un cont de activ.

In debitul contului 542 „Avansuri de trezorerie” se inregistreaza:

– avansurile de trezorerie acordate (531);
– diferentele favorabile de curs valutar aferente avansurilor de trezorerie in valuta, inregistrate la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar (765).

In creditul contului 542 „Avansuri de trezorerie” se inregistreaza:

– avansurile de trezorerie justificate prin achizitia de stocuri, inclusiv diferentele de pret nefavorabile aferente (301 la 303, 308, 361, 368, 371, 381, 388, 401);
– cheltuieli reprezentand valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie si apa, intretinere si reparatii, primele de asigurare, studii si cercetare executate de terti, comisioane si onorarii, protocol, reclama si publicitate, transport de bunuri, deplasari, postale si telecomunicatii, alte servicii executate de terti (602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626, 628);
– sume reprezentand avansuri nejustificate (428);
– sumele reprezentand avansuri de trezorerie, nedecontate pana la data bilantului (461, 428);
– sume restituite in numerar reprezentand avansuri de trezorerie neutilizate (531);
– sume utilizate pentru achitarea altor valori (532);
– diferentele nefavorabile de curs valutar, aferente avansurilor de trezorerie in valuta, inregistrate la finele lunii, respectiv la inchiderea exercitiului financiar sau la lichidarea acestora (665).

Soldul contului reprezinta sumele acordate ca avansuri de trezorerie, nedecontate.

Cum procedati cand administratorul, asociatii sau chiar unii salariati va aduc o factura pe firma, dar cu o cheltuiala facuta in interes personal? Care este tratamentul corect? Pentru a afla raspunsul la aceasta intrebare, in functie, evident, de natura specifica a cheltuielii cu care va confruntati, va punem la dispozitie o lucrare care limpezeste in mod profesionist toate neclaritatile: Cheltuieli personale pe firma: intre necesitate, tentatie si risc fiscal >>

Recomandari

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Recomandari

Asigurati-va ca fiecare suma inregistrata este justificata prin documente justificative (facturi, bonuri fiscale, decont de cheltuieli).
Registrul de casa trebuie sa reflecte zilnic soldul real al numerarului si sa fie completat de persoanele autorizate (casier sau administrator).

Atentie! Soldul de numerar din casierie la sfarsitul zilei nu trebuie sa depaseasca plafonul de 50.000 lei.

Raspuns oferit in luna mai 2026 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.