Diurna externa: documente justificative si modalitate de calcul

Plata diurnei externe implica mai multe riscuri fiscale daca firmele nu acorda o atentie sporita la oferirea acestor sume de bani catre angajati. Despre documentele justificative pentru acordarea diurnei, dar si despre modalitatea acesteia de calcul vom discuta in studiul de caz de mai jos.

O societate deleaga 2 salariati timp de 2 saptamani in Italia - la sediul unui client pentru a efectua servicii de montaj electric. Salariatii au contract de munca unde se mentioneaza ca activitatea se va desfasura la beneficiarii/si/sau in afara sediilor proprii.

Pentru deplasarea in Italia in perioada 13.03.2023 - 26.03.2023, de ce documente este nevoie pentru a justifica plata diurnei? Care este valoarea neimpozabila a diurnei pe care putem sa o acordam salariatilor pe perioada deplasarii in Italia?

Diurna externa: raspunsul specialistului

Potrivit art. 76 alin. (2) lit. k) lit ii) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, asa cum a fost modificat prin art. II pct. 1 din Legea nr. 72/2022 pentru anularea unor obligatii fiscale si pentru modificarea unor acte normative, Regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor: (...)

k) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de salariati in baza clauzei de mobilitate, precum si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel: (...)

(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate;

Asadar, sumele ce se pot acorda salariatilor, ca diurne netaxabile din punct de vedre al impozitului pe venit si al contributiilor de asigurari sociale obligatorii, se calculeaza in functie de doua plafoane diferite: prima suma este de 2,5 ori limita stabilita pentru personalul bugetar, iar cea de-a doua suma este de maxim 3 salarii de baza aferente zilelor de detasare/delegare, adica, cea mai mica suma dintre cele 2 plafoane si suma acordata efectiv fiind plafonul neimpozabil.

Formula de calcul pentru plafonul maxim neimpozabil este: Salariul brut x 3 x nr. de zile pentru care se cuvine diurna / nr. zile lucratoare din luna.

Rationamentul este urmatorul:

Cele doua limite sunt:

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Diurna neimpozabila este suma cea mai mica rezultata din cele doua limite calculate.

Exemplu calcul diurna externa:
 

Presupunem faptul ca angajatul are salariul de incadrare in suma de 3.000 lei si se deplaseaza in Italia, in perioada 13.03.2023 - 26.03.2023, respectiv 14 zile.

Diurna pentru Italia este de 35 euro/zi (cf. HG nr. 518/1995).

Diurna externa de primit pentru cele 14 zile de deplasare este in suma de 6.125 lei (35 euro/zi x 2,5 x 14 zile de deplasare x 5 lei/euro).

Se verifica daca cei 6.125 lei se incadreaza in plafonul maxim neimpozabil.

Plafonul maxim neimpozabil aferent celor 14 zile de deplasare = 3.000 lei x 3 x 14 zile pentru care se cuvine diurna / 23 zile lucratoare in luna martie 2023 = 5.478 lei.

Cele doua limite sunt:

- 2,5 ori limita stabilita pentru personalul bugetar, adica 6.125 lei,
- maxim 3 salarii de baza aferente zilelor de deplasare, adica 5.478 lei.

Asadar, diurna maxim neimpozabila este suma cea mai mica rezultata din cele doua limite calculate, adica 5.478 lei. Ceea ce depaseste aceasta suma, se impoziteaza pe statul de plata cu toate contributiile salariale.

Documente justificative pentru acordarea diurnei 
 

Documentele justificative pentru acordarea diurnei sunt Ordinul dedeplasare (delegatie) si Decontul de cheltuieli care arata efectuarea deplasarii in interes de serviciu si durata acesteia, atat pentru deplasarile interne cat si pentru deplasarile externe.

Ordinul de deplasare si decontul de cheltuieli sunt reglementate prin OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

Astfel ordinul de deplasare se intocmeste de catre persoana care care a mers in deplasare, iar termenul de intocmire se stabileste prin procedurile interne atat timp cat nu este unul reglementat de lege. Se semneaza de catre persoane indreptatite: titular, departament financiar contabil pentru verificare si corectitudine si de persoana care aproba decontul.

Pentru acordarea diurnei nu trebuie intocmite alte documente justificative. Valoarea acesteia se mentioneaza doar pe decontul de deplasare.
 

Raspuns oferit in luna martie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.