Ordinul de deplasare: trebuie intocmit pentru orice cheltuiala facuta de angajat?

Ordinul de deplasare este documentul utilizat atunci cand un angajat efectueaza o deplasare in interes de serviciu, pentru decontarea cheltuielilor cu transportul, cazarea, diurna sau alte cheltuieli legate de deplasare. Vom stabili in randurile urmatoare daca trebuie intocmit pentru orice cheltuiala facuta de un angajat (de exemplu, achita o factura de piese, etc.).

Conform Normelor specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile prevazute in Anexa nr. 2 la Ordinul 2.634/2015, Ordinul de deplasare (delegatie) - cod 14-5-4 serveste ca:

- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii;
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie - cod 14-4-4. In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie - cod 14-4-4.

Pentru decontarea cheltuielilor efectuate de angajati cu achizitii de materiale de birou, consumabile, piese de schimb, etc, societatea stabileste prin proceduri interne cerintele referitoare la aprobarea si inregistrarea acestor cheltuieli, in baza bonurilor fiscale, facturilor si chitantelor, in functie de natura cheltuielii si de politica interna a societatii. Daca aceste cheltuieli nu sunt efectuate cu ocazia unei deplasari, se intocmeste decontul de cheltuieli.

In cazul achizitiilor de bunuri sau servicii achitate cu numerar sau card bancar, pe baza de bon fiscal, ordinul de deplasare si decontul de cheltuieli reprezinta documente justificative in vederea inregistrarii in contabilitate a acestor tranzactii.

Prin Ghidul practic privind reflectarea in contabilitate a unor operatiuni economice, elaborat in 2009 de Ministerul Finantelor Publice in vederea aplicarii unitare a limitarii deducerii TVA pentru anumite achizitii de vehicule si pentru combustibilul necesar functionarii acestora, s-au introdus si unele prevederi referitoare la conditiile in care bonurile fiscale emise de aparatele de marcat electronice fiscale pot fi inregistrate in contabilitate ca documente justificative, astfel:

Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita

Vezi AICI detalii

(1) Bonurile fiscale emise cu aparatele de marcat electronice fiscale in baza OUG nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sunt documente care atesta efectuarea platii si se anexeaza la Registrul de casa.

(2) Inregistrarea in contabilitate a bunurilor achizitionate sau a serviciilor prestate, achitate cu numerar sau card bancar, pe baza de bon fiscal, se poate efectua in urmatoarele conditii:
(i) entitatea solicita furnizorului factura aferenta bunurilor livrate sau serviciilor prestate, avand ca anexa bonul fiscal emis de aparatul de marcat electronic fiscal;
sau
ii) entitatea justifica cheltuielile efectuate fie prin documente care atesta intrarea in gestiune a bunurilor achizitionate, fie cu alte documente cum sunt: ordin de deplasare, decont de cheltuieli, la care se anexeaza bonul fiscal, documentele respective fiind aprobate de persoana care autorizeaza efectuarea acestor cheltuieli.
In cazul utilizarii decontului de cheltuieli, documentul utilizat este Decont de cheltuieli cod 14-5-5, care va fi adaptat in mod corespunzator pentru decontari interne.
 

Raspuns oferit in luna iunie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pixabay.com