Imputernicire pentru firma. In ce situatii ai nevoie de o imputernicire si cum se diferentiaza de o procura

Administrarea eficienta a unei firme poate fi o provocare complexa si solicitanta. De multe ori, administratorii se confrunta cu limitele timpului si ale cunostintelor, iar pentru a depasi aceste obstacole, aleg sa recurga la imputerniciri. Spre exemplu, depunerea declaratiilor la ANAF poate necesita cunostinte detaliate in domeniul fiscal, iar administratorii pot alege sa imputerniceasca un contabil pentru a se asigura ca aceste activitati sunt gestionate in mod corespunzator si conform reglementarilor legale.

Documentul de imputernicire pentru depunerea declaratiilor fiscale specifica clar autoritatea acordata, precum si obligatiile si responsabilitatile asociate cu aceasta activitate.

Imputernicirile permit administratorilor sa gestioneze mai eficient timpul si resursele, asigurand totodata ca fiecare aspect al afacerii lor este gestionat cu profesionalism si conform legislatiei in vigoare.

Ce este o imputernicire

Imputernicirea este un document in care este posibila numirea unei persoane de incredere pentru a duce la bun sfarsit diferite operatiuni (de exemplu, depunerea declaratiilor fiscale).

Legea 87/2009 din 17 iulie 2009*** Republicata privind Codul civil reglementeaza urmatoarele aspecte:
  
“ART. 1300
Buna-credinta
(1) Afara de cazul in care sunt relevante pentru elementele stabilite de reprezentat, buna sau reaua-credinta, cunoasterea sau necunoasterea unei anumite imprejurari se apreciaza in persoana reprezentantului.
(2) Reprezentatul de rea-credinta nu poate invoca niciodata buna-credinta a reprezentantului.
   

ART. 1301
Forma imputernicirii
Imputernicirea nu produce efecte decat daca este data cu respectarea formelor cerute de lege pentru incheierea valabila a contractului pe care reprezentantul urmeaza sa il incheie.
 
ART. 1305
Incetarea imputernicirii
Puterea de reprezentare inceteaza prin renuntarea de catre reprezentant la imputernicire sau prin revocarea acesteia de catre reprezentat.
   
ART. 1306
Modificarea si revocarea imputernicirii
Modificarea si revocarea imputernicirii trebuie aduse la cunostinta tertilor prin mijloace corespunzatoare. In caz contrar, acestea nu sunt opozabile tertilor decat daca se dovedeste ca acestia le cunosteau ori puteau sa le cunoasca in momentul incheierii contractului.
 
ART. 1310
Raspunderea reprezentantului
Cel care incheie un contract in calitate de reprezentant, neavand imputernicire ori depasind limitele puterilor care i-au fost incredintate, raspunde pentru prejudiciile cauzate tertului contractant care s-a increzut, cu buna-credinta, in incheierea valabila a contractului.”

In relatiile cu organul fiscal contribuabilul/platitorul poate fi reprezentat printr-un imputernicit. Persoanele fizice, persoanele juridice sau alte entitati fara personalitate juridica pot desemna un imputernicit in conditiile art. 18 din Codul de procedura fiscala.

 Astfel articolul. 18 din Legea 207/2015 privind Codul de procedura fiscala, cu modificarile si completarile ulterioare, reglementeaza urmatoarele prevederi:
 “Imputernicitii

(1) In relatiile cu organul fiscal contribuabilul/platitorul poate fi reprezentat printr-un imputernicit. Continutul si limitele reprezentarii sunt cele cuprinse in imputernicire sau stabilite de lege, dupa caz. Desemnarea unui imputernicit nu il impiedica pe contribuabil/platitor sa isi indeplineasca personal obligatiile prevazute de legislatia fiscala, chiar daca nu a procedat la revocarea imputernicirii potrivit alin. (2).
(2) Imputernicitul este obligat sa depuna la organul fiscal actul de imputernicire, in original sau in copie legalizata. Revocarea imputernicirii opereaza fata de organul fiscal de la data depunerii actului de revocare, in original sau in copie legalizata.
(3) In cazul reprezentarii contribuabilului/platitorul in relatia cu organul fiscal prin avocat, consultant fiscal sau expert contabil, forma si continutul imputernicirii sunt cele prevazute de dispozitiile legale privind organizarea si exercitarea profesiei de avocat, consultant fiscal sau expert contabil, dupa caz.”

Atentie! In cazul revocarii imputernicirii initiale, trebuie comunicata organului fiscal competent revocarea acesteia, respectiv noua imputernicire, in original sau copie legalizata, insotita de documente justificative.
Daca se va depune o noua imputernicire, este necesara o noua autentificare/inregistrare la organul fiscal competent.

In ce situatii ai nevoie de o imputernicire pe firma

Exista mai multe situatii in care o imputernicire pe firma poate fi necesara pentru a facilita gestionarea eficienta a afacerii. Iata cateva exemple de situatii in care utilizarea unei imputerniciri este recomandata:

Delegarea responsabilitatilor specifice: administratorii pot avea nevoie sa imputerniceasca anumite persoane sau entitati pentru a gestiona anumite responsabilitati specifice. Aceasta poate include semnarea de contracte, gestionarea relatiilor cu clientii, administrarea conturilor financiare sau supervizarea unui proiect.

Lipsa de timp sau resurse: cand administratorii se confrunta cu un volum mare de sarcini si sarcini, pot alege sa imputerniceasca o alta persoana pentru a prelua o parte din responsabilitati. Acest lucru se intampla adesea din cauza lipsei de timp sau a resurselor pentru a gestiona toate aspectele afacerii.

Reprezentarea legala: in cazul in care administratorii nu pot fi prezenti pentru anumite intalniri sau evenimente legate de afacere, pot imputernici o alta persoana pentru a-i reprezenta legal. Acest lucru este valabil, de exemplu, in sedintele cu autoritatile fiscale, in negocieri contractuale sau in alte situatii in care este necesara prezenta legala a reprezentantului firmei.

Gestionarea afacerii in absenta administratorilor: in cazul in care administratorii vor fi absenti temporar sau pentru o perioada prelungita, pot imputernici o persoana de incredere pentru a gestiona operatiunile zilnice ale firmei in absenta lor.

Expertiza specializata: atunci cand exista nevoi specifice ale afacerii care necesita expertiza specializata, administratorii pot alege sa imputerniceasca persoane sau consultanti cu abilitati si cunostinte specifice pentru a aborda acele domenii.

Depunerea declaratiilor fiscale si gestionarea contabilitatii: in domeniul financiar, administratorii pot imputernici contabili care sa depuna declaratiile fiscale in numele firmei si sa se ocupe de aspectele contabile. Acest lucru asigura conformitatea cu reglementarile fiscale si permite administratorilor sa se concentreze pe alte aspecte ale afacerii.

Semnarea documentelor juridice: in situatii in care administratorii nu pot semna personal anumite documente juridice, cum ar fi contracte sau acorduri, pot imputernici o alta persoana sa semneze in numele lor.

In general, o imputernicire pe firma este utila in orice situatie in care este necesara delegarea temporara sau permanenta a puterilor sau responsabilitatilor pentru a asigura buna functionare a afacerii.

Atentie! Este important ca aceste imputerniciri sa fie clar definite in documentele corespunzatoare pentru a evita confuziile sau neintelegerile ulterioare.

Imputernicire vs procura. Care este diferenta intre cele doua

In multe cazuri, cei doi termeni sunt utilizati ca sinonime, dar este important sa se inteleaga care sunt diferentele.

Procura
 

Termenul "procura" se refera la actele juridice prin care o persoana acorda puteri extinse sau generale altcuiva, numit procurator sau mandatar.

Procura poate implica adesea puteri extinse si poate include reprezentarea legala pe o gama larga de aspecte, inclusiv semnarea de documente legale, gestionarea de bunuri si conturi sau reprezentarea in instanta.

Procura este adesea asociata cu puteri mai vaste si poate fi utilizata pentru o gama mai larga de activitati.

Imputernicire
 

Termenul "imputernicire" poate fi folosit intr-un sens mai general si poate acoperi o gama mai larga de documente prin care o persoana acorda puteri altei persoane.

In unele contexte, termenul "imputernicire" poate avea o conotatie mai specifica referitoare la documentele care acorda puteri pentru sarcini sau activitati mai restranse si bine definite.

Imputernicirea poate fi utilizata pentru a acorda puteri limitate, cum ar fi semnarea unui contract sau gestionarea unui aspect specific al afacerii.

Imputernicire: ce informatii trebuie sa contina

O imputernicire trebuie sa contina informatii clare si precise pentru a evita orice ambiguitate si pentru a asigura valabilitatea juridica a documentului. Iata o lista cu informatiile esentiale pe care ar trebui sa le contina o imputernicire:

- Titlul documentului: trebuie sa fie clar ca documentul este o "Imputernicire" sau "Procura", pentru a indica natura sa legala.

- Detalii de identificare ale partilor implicate: numele complet si adresa completa a persoanei care imputerniceste si a persoanei imputernicite.

- Calitatea juridica sau relatia dintre parti:

• Precizati calitatea juridica a persoanei care imputerniceste (de exemplu, administrator, proprietar).

• Precizati calitatea juridica a persoanei imputernicite (de exemplu, avocat, agent imobiliar).

- Detalii de identificare ale firmei (daca este cazul):

- Daca imputernicirea este pentru o firma, includerea numelui firmei, adresei, numarului de inregistrare la Registrul Comertului si a codului fiscal (CUI).

- Scopul imputernicirii: specificati clar scopul pentru care este acordata imputernicirea. Enumerati activitatile sau puterile pe care le are persoana imputernicita.

- Durata imputernicirii: precizati perioada exacta pentru care imputernicirea este valabila. Acesta poate fi un interval de timp specific sau pana la indeplinirea unei anumite sarcini.

- Semnatura Delegantului (cel care imputerniceste) 

- includeti data la care documentul a fost intocmit.

- alte conditii sau limitari (daca este cazul): specificati orice conditii sau limitari suplimentare, cum ar fi restrictii privind sumele de bani implicate sau activitatile permise.

Model imputernicire - inregistrare in SPV
 

Daca ai nevoie de o imputernicire model pentru inregistrarea in SPV, in calitate de reprezentant/imputernicit al unui contribuabil persoana fizica sau juridica, trebuie sa stii ca nu este necesara procura notariala, inregistrarea se poate face si cu o imputernicire sub semnatura privata.

Un model imputernicire poate fi:

IMPUTERNICIRE

Subsemnatul ..., cu domiciliul in …………., CNP…………………….

in calitate de ADMINISTRATOR/DIRECTOR AL SC……………………………., CU SEDIUL IN …………………………………….., CUI………., J…………., imputernicesc prin prezenta pe dl/dna……………………….., identificat cu CI seria ….,

nr………….., eliberata de………….., biroul nr………….., la data de………………..

sa inregistreze persoana juridica XXXXX in SPV.

Semnatura administrator
Data

Model imputernicire persoana fizica registrul comertului

In continuare, va prezentam un model de imputernicire persoana fizica pentru ONRC.

Imputernicire pentru obtinere NIF. Relatia cu organul fiscal - studiu de caz

Intrebare: O persoana fizica romana imputernicita sa obtina NIF pentru o persoana fizica straina (NIF-ul este necesar pentru achizitie imobil in Romania) poate raspunde patrimonial pentru obligatiile fiscale neachitate ale persoanei fizice straine? Persoana fizica romana nu doreste sa fie reprezentantul fiscal al persoanei fizice straine, ci doar imputernicit. Multumesc!

Raspuns: Potrivit art 18 din Codul de procedura fiscala:

(1) in relatiile cu organul fiscal contribuabilul/platitorul poate fi reprezentat printr-un imputernicit. Continutul si limitele reprezentarii sunt cele cuprinse in imputernicire sau stabilite de lege, dupa caz. Desemnarea unui imputernicit nu il impiedica pe contribuabil/platitor sa isi indeplineasca personal obligatiile prevazute de legislatia fiscala, chiar daca nu a procedat la revocarea imputernicirii potrivit alin. (2).

(2) imputernicitul este obligat sa depuna la organul fiscal actul de imputernicire, in original sau in copie legalizata. Revocarea imputernicirii opereaza fata de organul fiscal de la data depunerii actului de revocare, in original sau in copie legalizata.

Conform art 20 - Obligatiile reprezentantilor legali

(1) Reprezentantii legali ai persoanelor fizice si juridice, precum si reprezentantii desemnati ai asocierilor fara personalitate juridica sunt obligati sa indeplineasca obligatiile ce revin potrivit legislatiei fiscale persoanelor sau entitatilor reprezentate. Acesti reprezentanti indeplinesc obligatiile fiscale de plata ale persoanelor sau entitatilor reprezentate din acele mijloace pe care le administreaza.

Asadar, numai reprezentantii legali ai persoanelor fizice sau juridice sunt obligati sa indeplineasca obligatiile fiscale ale persoanei pe care o reprezinta, prin urmare vor raspunde si patrimonial pentru obligatiile neachitate.

In cazul unui imputernicit, avand limitele de imputernicire doar cele privind obtinerea NIF in Romania, opinia mea este ca in acest caz persoana imputernicita nu va raspunde patrimonial pentru obligtiile neachitate de persoana fizica straina, insa trebuie mentionate clar in actul de imputernicire, continutul si limitele reprezentarii in relatia cu organul fiscal.

Raspuns oferit in luna noiembrie 2023 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pexels.com