Schimbare denumire si adresa firma. Ce trebuie sa aveti in vedere?

Din punct de vedere juridic, schimbarea denumirii firmei duce la modificarea actului constitutiv care a fost inregistrat la ONRC.

Modificare denumire si adresa firma - studiu de caz

Intrebare: "O firma urmeaza sa isi schimbe denumirea si sa isi modifice adresa sediului social. Intrebari: 1. Facturile primite dupa data acestor schimbari (data de la RC) emise cu vechile date vor trebui obligatoriu refuzate, stornate si reeemise cu noile date? 2. Exista riscul ca facturile cu vechile date sa nu fie recunoscute de o inspectie fiscala dpdv TVA si cheltuieli?"

Raspuns: Trebuie tinut cont de prevederile Codului de procedura fiscala, si anume:

Art. 81: Sfera activitatii de inregistrare fiscala
(1) inregistrarea fiscala reprezinta activitatea de atribuire a codului de identificare fiscala, de organizare a registrului contribuabililor/platitorilor si de eliberare a certificatului de inregistrare fiscala.
(2) Cu exceptia cazului in care prin lege se prevede altfel, atribuirea codului de identificare fiscala se face exclusiv de catre organul fiscal central, pe baza declaratiei de inregistrare fiscala.

Art. 82 Obligatia de inregistrare fiscala
(1) Orice persoana sau entitate care este subiect intr-un raport juridic fiscal se inregistreaza fiscal primind un cod de identificare fiscala. Codul de identificare fiscala este:
a) pentru persoanele juridice, precum si pentru asocieri si alte entitati fara personalitate juridica, cu exceptia celor prevazute la lit. b), codul de inregistrare fiscala atribuit de organul fiscal;
b) pentru persoanele fizice si juridice, precum si pentru alte entitati care se inregistreaza potrivit legii speciale la registrul comertului, codul unic de inregistrare atribuit potrivit legii speciale;

Art. 86: Forma si continutul declaratiei de inregistrare fiscala
(1)Declaratia de inregistrare fiscala se intocmeste prin completarea unui formular pus la dispozitie gratuit de organul fiscal central si este insotita de acte doveditoare ale informatiilor cuprinse in aceasta.

(2)Declaratia de inregistrare fiscala cuprinde: datele de identificare a contribuabilului/platitorului, datele privind vectorul fiscal, datele privind sediile secundare, datele de identificare a imputernicitului, datele privind situatia juridica a contribuabilului/platitorului, precum si alte informatii necesare administrarii creantelor fiscale.

Art. 87: Certificatul de inregistrare fiscala
(1)Pe baza declaratiei de inregistrare fiscala depuse potrivit art. 81 alin. (2) sau, dupa caz, a cererii depuse potrivit art. 82 alin. (9), organul fiscal central elibereaza certificatul de inregistrare fiscala, in termen de 10 zile de la data depunerii declaratiei ori a cererii. In certificatul de inregistrare fiscala se inscrie obligatoriu codul de identificare fiscala.
(2)Eliberarea certificatelor de inregistrare fiscala nu este supusa taxelor extrajudiciare de timbru.
(3)In cazul pierderii, furtului sau distrugerii certificatului de inregistrare fiscala, organul fiscal elibereaza un duplicat al acestuia, in baza cererii contribuabilului/platitorului si a dovezii de publicare a pierderii, furtului ori distrugerii in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a III-a.
(4)Dispozitiile prezentului articol sunt aplicabile, in mod corespunzator, si pentru certificatul de inregistrare in scopuri de TVA.

Art. 88: Modificari ulterioare inregistrarii fiscale
(1)Modificarile ulterioare ale datelor din declaratia de inregistrare fiscala trebuie aduse la cunostinta organului fiscal central, in termen de 15 zile de la data producerii acestora, prin completarea si depunerea declaratiei de mentiuni.
(2)In cazul modificarilor intervenite in datele declarate initial si inscrise in certificatul de inregistrare fiscala, contribuabilul/platitorul depune, odata cu declaratia de mentiuni, si certificatul de inregistrare fiscala, in vederea anularii acestuia si eliberarii unui nou certificat.
(3)Declaratia de mentiuni este insotita de documente care atesta modificarile intervenite.
(4)Prevederile prezentului articol se aplica in mod corespunzator ori de cate ori contribuabilul/platitorul constata erori in declaratia de inregistrare fiscala.

Art. 89: Modificari ulterioare inregistrarii fiscale in cazul persoanelor fizice sau juridice ori altor entitati supuse inregistrarii in registrul comertului
(1) Modificarile intervenite in datele declarate initial de persoanele fizice, juridice sau de alte entitati care se inregistreaza potrivit legii speciale la registrul comertului se fac potrivit dispozitiilor legii speciale. [a se vedea citatul de mai sus din normele metodologice]
(2) In cazul persoanelor sau entitatilor prevazute la alin. (1), modificarile intervenite in datele declarate initial in vectorul fiscal se declara la organul fiscal central.

In concluzie:

- noua denumire si noul sediu al societatii, dupa inregistrarea la registrul comertului a acestei modificari, sunt transmise, automat, catre ANAF de catre ONRC;
- daca societatea este inregistrata in scop de TVA (normal sau special), trebuie sa predea la ANAF, in original, CIF-ul de TVA emis pe vechea denumire pentru a i se elibera un nou CIF (cu acelasi numar), dar pe noua denumire a societatii;
- pentru modificarea denumirii contribuabilului nu se depune D700, deoarece nu sunt prevazute mentiuni in instructiunile de completare ale acestei declaratii;

Ca urmare, recomand depunerea unei cereri prin SPV la care atasati si documentele de la ORC privind schimbarea denumirii si prin care solicitati eliberarea unui nou certificat de inregistrare in scopuri de TVA, dupa care trebuie sa va prezentati la fisc, pentru a primi noul CIF.

- dpdv al casei de marcat (daca detineti), modificarea denumirii utilizatorului casei de marcat nu trebuie notificata organului fiscal, deoarece nu se modifica si CIF-ul;
- toate documentele si facturile vor fi emise pe noua denumire;
- toti partenerii (clienti, furnizori) trebuie sa fie notificati pentru a lua la cunostinta de modificarile aduse denumirii incepand cu data inregistrarii;

Daca, dupa ce ati notificat toti furnizorii, mai primiti facturi la care se mentioneaza denumirea si sediul social vechi, refuzati facturile si solicitati modificarea lor.

- raportarile contabile si situatiile financiare anuale vor fi transmise cu noua denumire;
- la un control fiscal, facturile cu datele vechi nu vor fi respinse, deoarece organele fiscale pot verifica si constata din evidentele lor ca societatea respectiva si-a efectuat niste modificari.

Raspuns oferit in luna mai 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pexels.com