Fiscalitatea si contabilitatea unei societati in Romania: totul despre inregistrare, impozitare si obligatii fiscale

In randurile urmatoare discutam despre inregistrarea, fiscalitatea si contabilitatea unei societati in Romania.

1. Capitalul minim pentru o societate noua

1.1 In cazul societatilor pe actiuni

Cadrul legal: art. 10 din Legea societatilor comerciale nr. 31/1990.

Capitalul social al societatii pe actiuni sau al societatii in comandita pe actiuni nu poate fi mai mic de 90.000 lei. Guvernul va putea modifica, cel mult o data la 2 ani, valoarea minima a capitalului social, tinand seama de rata de schimb, astfel incat acest cuantum sa reprezinte echivalentul in lei al sumei de 25.000 euro.

Cu exceptia cazului in care societatea este transformata intr-o societate de alta forma, capitalul social al societatilor pe actiuni nu poate fi redus sub minimul legal decat daca valoarea sa este adusa la un nivel cel putin egal cu minimul legal prin adoptarea unei hotarari de majorare a capitalului in acelasi timp cu hotararea de reducere a capitalului. In cazul incalcarii acestor dispozitii, orice persoana interesata se poate adresa instantei pentru a cere dizolvarea societatii. Societatea nu va fi dizolvata daca, pana la ramanerea definitiva a hotararii judecatoresti de dizolvare, capitalul social este adus la valoarea minimului legal prevazut de prezenta lege.

Numarul actionarilor in societatea pe actiuni nu poate fi mai mic de 2. In cazul in care societatea are mai putin de 2 actionari pe o perioada mai lunga de 9 luni, orice persoana interesata poate solicita instantei dizolvarea societatii.
Societatea nu va fi dizolvata daca, pana la ramanerea definitiva a hotararii judecatoresti de dizolvare, numarul minim de actionari prevazut de lege este reconstituit.

1.2 In cazul societatilor cu raspundere limitata

Cadrul legal: art. 11-13 din Legea societatilor nr. 31/1990

Art. 11. Capitalul social al unei societati cu raspundere limitata se divide in parti sociale egale.
Art. 12. In societatea cu raspundere limitata, numarul asociatilor nu poate fi mai mare de 50.
Art. 13.
(1) In cazul in care, intr-o societate cu raspundere limitata, partile sociale sunt ale unei singure persoane, aceasta, in calitate de asociat unic, are drepturile si obligatiile ce revin, potrivit prezentei legi, adunarii generale a asociatilor.
(2) Daca asociatul unic este administrator, ii revin si obligatiile prevazute de lege pentru aceasta calitate.
(3) In societatea care se infiinteaza de catre un asociat unic, valoarea aportului in natura va fi stabilita pe baza unei expertize de specialitate.
Prin Legea nr. 223/2020 a fost abrogata prevederea din lege conform careia capitalul social al unei societati cu raspundere limitata nu poate fi mai mic de 200 lei.

Concluzie: In cazul societatilor cu raspundere limitata (SRL), nu exista conditii privind capitalul social minim la infiintarea unei firme.
 

2. Costul si durata de infiintare

Pentru a infiinta o SRL, este nevoie de intocmirea documentatiei necesare si depunerea acesteia la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul in raza caruia solicitantul isi stabileste sediul social.

Prima etapa in procedura de infiintare o reprezinta rezervarea denumirii societatii cu raspundere limitata, prin depunerea la ORC a cererii de verificare a disponibilitatii si/sau rezervare a denumirii firmei (original), completata cu trei denumiri, in ordinea preferintelor, si achitarea taxei de registru la casierie.

Mai departe, persoanele care doresc sa infiinteze o SRL trebuie sa dovedeasca faptul ca detin un sediu social. Astfel, documentele care atesta drepturile de folosinta asupra spatiilor cu destinatie de sediu social pot fi: extrasul de carte funciara, contractul de vanzare-cumparare, contractul de donatie in forma autentica sau certificatul de mostenitor, in cazul persoanelor care aleg sa foloseasca drept sediu social un imobil pe care il au in proprietate, sau contractul de inchiriere (inregistrat la Administratia Finantelor Publice, in cazul proprietarului/locatorului persoana fizica), contractul de subinchiriere, contractul de concesiune, contractul de leasing imobiliar sau contractul de comodat pentru spatiile inchiriate de detinatorii viitoarei companii.

Conform informatiilor furnizate de site-ul institutiei, toate documentele enumerate anterior trebuie depuse in copie certificata de parte sau in copie legalizata, cu exceptia extrasului de carte funciara, care se depune in original.

Odata incheiat actul constitutiv, potrivit legislatiei in vigoare, fondatorii sau primii administratori trebuie sa ceara, in termen de 15 zile, inmatricularea societatii in registrul comertului in a carui raza teritoriala isi va avea sediul noua companie.

3. Sistemele de impozitare pentru firmele din Romania

3.1. Impozitul pe veniturile microintreprinderilor

In anul 2024, cotele de impozitare pe veniturile microintreprinderilor sunt:
a) 1%, pentru microintreprinderile care realizeaza venituri care nu depasesc 60.000 euro inclusiv si care nu desfasoara activitatile prevazute mai jos (lit. b);

b) 3%, pentru microintreprinderile care:
– realizeaza venituri peste 60.000 euro; sau
– desfasoara activitati, principale sau secundare, corespunzatoare codurilor CAEN: 5821 – Activitati de editare a jocurilor de calculator, 5829 – Activitati de editare a altor produse software, 6201 – Activitati de realizare a software-ului la comanda (software orientat client), 6209 – Alte activitati de servicii privind tehnologia informatiei, 5510 – Hoteluri si alte facilitati de cazare similare, 5520 – Facilitati de cazare pentru vacante si perioade de scurta durata, 5530 – Parcuri pentru rulote, campinguri si tabere, 5590 – Alte servicii de cazare, 5610 – Restaurante, 5621 – Activitati de alimentatie (catering) pentru evenimente, 5629 – Alte servicii de alimentatie n.c.a., 5630 – Baruri si alte activitati de servire a bauturilor, 6910 – Activitati juridice – numai pentru societatile cu personalitate juridica care nu sunt entitati transparente fiscal, constituite de avocati potrivit legii, 8621 – Activitati de asistenta medicala generala, 8622 – Activitati de asistenta medicala specializata, 8623 – Activitati de asistenta stomatologica, 8690 – Alte activitati referitoare la sanatatea umana.

Pentru a avea statut de microintreprindere, o persoana juridica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

- A realizat venituri care nu au depasit echivalentul in lei a 500.000 euro. Cursul de schimb pentru determinarea echivalentului in euro este cel valabil la inchiderea exercitiului financiar in care s-au inregistrat veniturile.
- Capitalul social al acesteia este detinut de persoane, altele decat statul si unitatile administrativ-teritoriale.
- Nu se afla in dizolvare, urmata de lichidare, inregistrata in registrul comertului sau la instantele judecatoresti, conform legii.
-  A realizat venituri, altele decat cele din consultanta si/sau management, cu exceptia veniturilor din consultanta fiscala, corespunzatoare codului CAEN 6920 – Activitati de contabilitate si audit financiar; consultanta in domeniul fiscal, in proportie de peste 80% din veniturile totale.
- Are cel putin un salariat.
- Are asociati/actionari care detin, in mod direct sau indirect, peste 25% din valoarea/numarul titlurilor de participare sau al drepturilor de vot si este singura persoana juridica stabilita de catre asociati/actionari sa aplice prevederile prezentului titlu.
- A depus in termen situatiile financiare anuale, daca are aceasta obligatie potrivit legii.

Acest sistem de impozitare este optional.

3.2. Impozitul pe profit
 

Cota de impozit pe profit este de 16% si se aplica la rezultatul fiscal al companiei.

Rezultatul fiscal se calculeaza ca diferenta dintre veniturile si cheltuielile inregistrate conform reglementarilor contabile aplicabile, din care se scad veniturile neimpozabile si deducerile fiscale, iar la care se adauga cheltuielile nedeductibile.

Pentru determinarea rezultatului fiscal, sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale.

La stabilirea rezultatului fiscal se iau in calcul si elemente similare veniturilor si cheltuielilor, precum si pierderile fiscale. Rezultatul fiscal pozitiv este profit impozabil, iar rezultatul fiscal negativ este pierdere fiscala.

De la 1 ianuarie 2023, firmele fara angajati nu mai pot fi incadrate la impozit pe venitul microintreprinderilor, astfel ca sunt nevoite sa plateasca un impozit pe profit de 16%.

4. Un asociat sau administrator poate fi angajat al firmei?

Asociatul unui SRL (societate cu raspundere limitata) poate cumula calitatea de administrator cu cea de salariat la societatea al carei asociat este.

Interdictia cumularii calitatii de administrator cu cea de salariat se aplica doar in cazul societatilor pe actiuni, conform art. 1.371 alin. (3) din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, care prevede ca, pe durata indeplinirii mandatului, administratorii nu pot incheia cu societatea un contract de munca. In cazul in care administratorii au fost desemnati dintre salariatii societatii, contractul individual de munca este suspendat pe perioada mandatului.

In cazul societatilor cu raspundere limitata, aceasta interdictie nu este aplicabila, intrucat dispozitiile privitoare la administrarea societatilor pe actiuni nu sunt aplicabile si in cazul SRL-urilor, asa cum prevede art. 197 alin. (4) din Legea nr. 31/1990.

5. Obligatiile fiscale aferente veniturilor salariale

Pentru veniturile din salarii se retin urmatoarele impozite si contributii:

– impozit pe venit (10% la suma rezultata din scaderea contributiilor sociale si a deducerilor fiscale); – contributie la sistemul public de pensii (25% din venitul brut); – contributie la asigurarile de sanatate (10% din venitul brut).

Angajatorul suporta o cheltuiala de 2,25% din venitul brut, reprezentand contributia asiguratorie de munca (pentru somaj, riscuri profesionale, concedii medicale, creante salariale).

6. Calitatea de administrator – persoana fizica/juridica

Administratorul este persoana care reprezinta societatea comerciala cu raspundere limitata (SRL) in relatia cu Oficiul Registrului Comertului de la momentul infiintarii sale si pana la momentul in care societatea este radiata definitiv. De asemenea, acesta este persoana care conduce societatea si o angajeaza in raporturile de afaceri cu tertii.

Administratorul unei societati poate fi o persoana fizica sau o persoana juridica.

Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca persoana fizica pentru a putea fi numita administratorul societatii:

a) Sa aiba capacitate deplina de folosinta si exercitiu. Astfel, orice administrator trebuie sa aiba varsta minima de 18 ani si sa nu fie declarat incapabil de lege (interzis judecatoresc).

b) Sa nu fie incompatibila. Nu vor putea exercita mandatul de administrator persoanele declarate de lege incompatibile si care ar putea crea o situatie de conflict de interese intre conducerea societatii si desfasurarea celeilalte activitati profesionale. Astfel, persoanele care ocupa functii publice, magistratii, avocatii, notarii, executorii judecatoresti etc. nu vor putea avea calitatea de administrator intr-o societate.

c) Sa nu fi fost condamnata definitiv pentru una din urmatoarele infractiuni: condamnate pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau luare de mita, pentru infractiunile prevazute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor, precum si pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, pentru infractiunile prevazute de art. 143-145 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolventei.

d) Sa nu aiba cazier fiscal. Verificarea se face de catre Oficiul Registrului Comertului in baza CNP-ului persoanelor romanesti sau cu rezidenta declarata in Romania.

Daca asociatul unic este administrator, ii revin si obligatiile prevazute de lege pentru aceasta calitate.

Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca persoana juridica pentru a putea fi numita administratorul societatii:

Daca la conducerea societatii este numita o persoana juridica, aceasta are obligatia sa isi desemneze un reprezentant permanent, persoana fizica, care este supus acelasi conditii si obligatii ca administratorul persoana fizica.

La fel ca in cazul persoanei fizice, nici persoana juridica nu poate avea cazier fiscal. In acest caz, reprezentantul persoanei juridice va da o declaratie notariala pe proprie raspundere prin care isi asuma acest lucru.

Administratorii sunt solidar raspunzatori fata de societate pentru: a) realitatea varsamintelor efectuate de asociati; b) existenta reala a dividendelor platite; c) existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere; d) exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale; e) stricta indeplinire a indatoririlor pe care legea, actul constitutiv le impun.

Societatea pe actiuni este administrata de unul sau mai multi administratori, numarul acestora fiind intotdeauna impar. Cand sunt mai multi administratori, ei constituie un consiliu de administratie.

In cazul in care persoana juridica este numita administrator, recomandam sa se prevada in actul constitutiv al societatii obiectul de activitate privind operatiunile manageriale si gestiunea afacerilor comerciale (CAEN 7022 – Activitati de consultanta pentru afaceri si management).

7. Organizarea si conducerea contabilitatii

Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altor persoane care au obligatia gestionarii entitatii respective.

Contabilitatea se organizeaza si se conduce, de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabil-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare.

Prin persoana imputernicita sa indeplineasca functia de director economic sau contabil-sef se intelege o persoana angajata potrivit legii, care are studii economice superioare si care are atributii privind conducerea contabilitatii entitatii.

Contabilitatea poate fi organizata si condusa pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.

Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine.

In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.

Contabilitatea imobilizarilor se tine pe categorii si pe fiecare obiect de evidenta. Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric, in conditiile stabilite de reglementarile legale.

Inregistrarea, evaluarea si prezentarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se efectueaza conform reglementarilor contabile aplicabile.

Valoarea actiunilor emise sau a altor titluri, precum si varsamintele efectuate in contul capitalului subscris se reflecta distinct in contabilitate.

Contabilitatea clientilor si furnizorilor, a celorlalte creante si obligatii se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica.

Contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli, dupa natura sau destinatia lor, dupa caz.

Contabilitatea veniturilor se tine pe feluri de venituri, dupa natura sau sursa lor, dupa caz. Contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetului general consolidat se tine pe subdiviziunile clasificatiei bugetare.

In contabilitate, profitul sau pierderea se stabileste cumulat de la inceputul exercitiului financiar. Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli se efectueaza, de regula, la sfarsitul exercitiului financiar. Rezultatul definitiv al exercitiului financiar se stabileste la inchiderea acestuia.

Repartizarea profitului se inregistreaza in contabilitate pe destinatii, dupa aprobarea situatiilor financiare anuale. Sumele aferente repartizarilor interimare de dividende se inregistreaza in contabilitate si se reflecta in situatiile financiare interimare drept creante fata de actionari, respectiv asociati.

Repartizarea trimestriala a profitului catre actionari sau asociati se poate efectua opțional, in cursul exercitiului financiar, in limita profitului contabil net realizat trimestrial, plus eventualele profituri reportate si sume retrase din rezerve disponibile in acest scop, din care se scad orice pierderi reportate si sume depuse in rezerve in conformitate cu cerintele legale sau statutare, respectiv pe baza situatiilor financiare interimare aprobate de adunarea generala a actionarilor sau asociatilor, dupa caz.

Pierderea contabila reportata se acopera din profitul exercitiului financiar si cel reportat, din rezerve, prime de capital si capital social, potrivit hotararii adunarii generale a actionarilor sau asociatilor.
 

Foto: pixabay.com