Regularizarea soldurilor vechi din contul 409 care nu au corespondenta in realitate: Tratament contabil, documentarea necesara si implicatii fiscale

Tratamentul contabil recomandat

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Tratamentul contabil recomandat

Deoarece partenerii au confirmat ca soldurile sunt zero, inseamna ca sumele respective reprezinta creante care nu mai pot fi recuperate sau care au fost decontate istoric fara a fi inregistrate documentele justificative in contabilitate.

Inregistrarea contabila: Scoaterea din evidenta a avansurilor se face prin trecerea acestora pe cheltuieli:

6588 (Alte cheltuieli de exploatare) = 4091/4092 (Furnizori - debitori)

Documentarea necesara

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Documentarea necesara

In lipsa registrelor istorice, trebuie sa constituiti un dosar de justificare a ajustarii care sa cuprinda:

• Punctajele cu partenerii: Copii ale adreselor de confirmare/infirmare a soldurilor primite de la furnizori, care atesta ca acestia nu mai figureaza cu datorii fata de societatea dumneavoastra.
   
• Proces-verbal de inventariere: Rezultatele verificarii soldurilor trebuie inscrise intr-un proces-verbal de inventariere in care sa se explice natura diferentelor constatate intre situatia scriptica (balanta) si cea faptica (extras de la partener).
   
• Decizia administratorului: Administratorul societatii trebuie sa emita o decizie scrisa de scoatere din evidenta a acestor solduri. In decizie se vor mentiona:

Cartea Verde a Contabilitatii 2026

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Calendarul contabilului vesel 2026

Vezi AICI detalii

           - Denumirea furnizorilor si valorile aferente.
           - Motivele: vechimea soldurilor, lipsa documentelor istorice, confirmarea de sold zero de la parteneri si, eventual, implinirea termenului de prescriptie (daca au trecut mai mult de 3 ani).

• Declaratia gestionarului: O declaratie din care sa rezulte ca nu detine alte documente justificative pentru acele sume.

Implicatii fiscale

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Implicatii fiscale

Scoaterea din evidenta a acestor avansuri genereaza urmatoarele efecte:

Impozit pe profit: Cheltuiala inregistrata in contul 6588 este, in principiu, nedeductibila fiscal. Aceasta devine deductibila doar in conditii stricte prevazute de Codul Fiscal (de exemplu, daca se demonstreaza falimentul partenerului cu sentinta de radiere), ceea ce nu pare a fi cazul aici.

TVA: Daca la momentul platii avansului s-a exercitat dreptul de deducere a TVA, la scoaterea din evidenta prin prescriptie (fara o factura de stornare de la furnizor), nu se poate ajusta TVA dedusa in favoarea societatii. Totusi, daca se constata ca serviciile/bunurile nu au fost niciodata livrate si furnizorul este radiat, situatia trebuie analizata pentru o eventuala pierdere a dreptului de deducere daca nu se pot prezenta documentele originale.

Recomandare: Avand in vedere ca societatea a fost preluata recent, asigurati-va ca aceste regularizari sunt reflectate corect in Registrul-inventar, document contabil obligatoriu care sta la baza intocmirii situatiilor financiare.

Raspuns oferit in luna aprilie 2026 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.