Inregistrari contabile pentru acordare avans

Intrebare:

In baza unui contract de management incheiat cu un grup de firme, o societate a avansat pentru deplasare in strainatate o suma de bani pentru unul din contractori - prestatorii de servicii) pentru realizarea unor studii.

Dupa realizarea studiului, de care beneficiaza mai multe societati - cele din grupul care realizeaza proiectul - , societatea in cauza trebuie sa factureze acesta suma avansata pentru deplasare (inclusiv diurna) celorlalte societati participante la proiect pentru a o recupera.

Care sunt inregistrarile contabile pentru acordarea avansului si pentru recuperarea banilor? Care sunt documentele justificative?

Raspuns:

In general, cheltuielile de deplasare cuprind, in principal, cheltuielile de transport, cheltuielile de cazare si cheltuielile cu indemnizatia de deplasare (diurna).

Aceste tipuri de cheltuieli au deductibilitate diferita la calculul profitului impozabil, respectiv cheltuielile de transport si de cazare sunt deductibile la nivelul sumelor efectiv cheltuite pentru salariati, administratori, directori si persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate in conditiile legii (art. 21 alin. 2 lit. e din Codul fiscal si pct. 27 din Normele metodologice), in timp ce diurna este deductibila numai pentru salariati, in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice (art. 21 alin. 3 lit. b din Codul fiscal ).

In aceste conditii, cheltuielile de deplasare nu sunt deductibile la calculul profitului impozabil intrucat ele sunt refacturate de societatea manager catre societatile beneficiare cu titlu de cheltuieli de deplasare efectuate in favoarea unui tert neprevazut de lege (prestatorul care realizeaza studiul). In schimb, pentru societatea manager, cheltuielile de deplasre avansate initial in favoarea prestatorului tert sunt deductibile intrucat genereaza venituri in momentul refacturarii lor catre societatile din grup, conform art. 21 alin. 1 din Codul fiscal care prevede ca este deductibila cheltuiala efectuata in scopul realizarii de venituri impozabile.
 
In mod normal, cheltuielile de deplasare necesare realizarii studiului trebuie suportate de catre prestatorul de servicii, care le recupereaza de la beneficiar prin intermediul pretului (tarifului) solicitat si convenit prin contract.

Societatea manager va inregistra numai cheltuielile aferente realizarii studiului (valoarea stabilita prin contractul incheiat cu prestatorul), pe care le va repartiza si factura catre societatile din grup in calitate de beneficiari finali. Separat, va factura propriile servicii de management catre societatile din grup implicate.
 
Inregistrarea contabila a operatiunilor la socieatea manager presupune inregistrarea cheltuielilor de deplasare la momentul avansarii lor, pe baza documentelor contabile justificative (625 "Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari" = 401 "Furnizori") si inregistrarea veniturilor corespunzatoare la refacturare (4111 "Clienti" = 708 "Venituri din activitati diverse").

In functie si de elemente concrete generate de situatia prezentata (modul de intocmire a contractelor, continutul clauzelor contractuale, modalitatea efectiva de "avansare" a cheltuielilor de deplasare, modalitatea de  repartizare a cheltuielilor cu studiul si cu deplasarea etc.) se poate opta pentru contabilizarea operatiunilor si fara tranzitarea conturilor de venituri si cheltuieli (461 "Debitori" = 401 "Furnizori" la momentul avansarii cheltuielilor si 5121 "Conturi la banci in lei" = 461 "Debitori" la momentul recuperarii acestora).

Documentele justificative sunt contractele, facturile emise de furnizorii de transport si cazare, documentele de plata, facturile emise la refacturarea cheltuielilor etc. Oricum, nefiind vorba de o deplasare realizata de proprii salariati/administratori ori celelalte categorii nominalizate la pct. 27 din Norme, cheltuielile de deplasare nu pot fi justificate printr-un ordin de deplasare sau un decont de cheltuieli intocmite in mod obisnuit.