Ce reguli contabile aplicam la acordarea de tichete-cadou unor persoane fizice terte?

Pentru a stabili modul corect in care vom acorda tichete-cadou unor persoane fizice terte, analizam cazul a doua firme A si B, cu aceiasi actionari, persoane juridice diferite. Vom vedea in ce masura firma A poate stimula financiar angajatii firmei B prin acordarea de tichete-cadou, urmarind care ar fi procedura fiscala si contabila. In acest sens, ar trebui sa identificam si declaratiile care vor trebui intocmite, daca firma declara in D100, daca se impoziteaza si salariatilor, precum si cate tichete vor putea fi acordate pentru fiecare persoana.

Scopurile pentru care se acorda tichetele cadou sint cele prevazute la art. 2 din Legea 193/2006 privind acordarea tichetelor cadou si a tichetelor de cresa, cu modificarile si completarile ulterioare:
- campanii de marketing;
- studiul pietei;
- promovarea pe pieţe existente sau noi;
- protocol;
- cheltuielile de reclama si publicitate;
- cheltuieli sociale.

In normele de aplicare, la partea 2^1 sint explicitate modalitatile de acordare a acestor tichete, conform specificatiilor de la art. 2 din lege.

Astfel, la punctul 2.1 se mentioneaza faptul ca aceste tichete genereaza cheltuieli a caror deductibilitate este cea prevazuta la art. 21 din codul fiscal.

La punctul 2.2 se mentioneaza faptul ca acordarea tichetelor cadou trebuie facuta in sumele prevazute in bugetul de venituri si cheltuieli pentru anul respectiv al societii, trecute intr-o pozitie distincta, denumita "Tichete cadou".

Acest fapt presupune ca utilizarea tichetelor cadou pentru diverse destinatii trebuia, cumva, prevazuta odata cu intocmirea BVC-ului pentru anul in curs, prin inserarea unei sume estimate cu acordarea acestora.

Din cele prezentate, rezulta ca acordarea tichetelor cadou se face oarecum limitat si pentru anumite actiuni care se vor finaliza prin cresterea veniturilor din vinzarea produselor / prestarea serviciilor societatii care le ofera.

Asadar, in functie de obiectivul pentru care sint acordate, tichetele cadou vor genera cheltuieli care pot fi deductibile sau nedeductibile fiscal pentru societatea care le distribuie.
 
Acordarea tichetelor cadou de catre firma A salariatilor firmei B pentru campanii de marketing, studiul pietei, promovarea pe pietele existente sau noi vor genera cheltuieli care pot fi incadrate, din punct de vedere fiscal, in cadrul cheltuielilor deductibile, prevazute la art. 21 alin. (2) litera i) din codul fiscal.

Totusi, pentru a fi deductibile, aceste cheltuieli, conform regulii generale privind deductibilitatea cheltuielilor prevazuta la art. 21 alin. (1), trebuie sa fie efectuate pentru realizarea de venituri impozabile.

Se deduce ca aceste cheltuieli, pentru a fi deductibile, trebuie sa conduca la cresterea vinzarilor, deci, la cresterea veniturilor impozabile.

Astfel, pentru a se demonstra ca aceste cheltuieli sint destinate stimularii vinzarilor, consider ca societatea care le acorda trebuie sa aiba la baza anumite documente, cum ar fi:
1) decizia conducatorului societatii pentru realizarea unei campanii de marketing, studiul pietei, promovarea pe pietele existente sau noi, avind ca scop promovarea produselor in scopul cresterii vinzarilor.

In aceasta decizie se vor stabili perioada campaniei, obiectivele capaniei, prin nominalizarea produselor destinate vinzarii, persoanele implicate, indreptatite sa vinda produsele si alte elemente necesare identificarii acesteui eveniment.

2) crearea unui plan de marketing, in care se vor relua elementele prevazute in decizie, completate cu numele, prenumele persoanelor implicate, bugetul alocat campaniei, caracteristicile clientilor carora se adreseaza campania (persoane juririce sau fizice), modalitatea de promovare a produselor, modalitatea de vinzare (en gross sau en detail), cuantificarea rezultatelor asteptate (de exemplu, cresterea vinzarilor cu x procente) si intocmirea unui regulament.

In regulament, personal consider ca ar trebui mentionate si obiective si cerinte pentru salariatii societii B care participa la campanie si care vor fi stimulati cu acele tichete cadou.

De asemenea, ar trebui obtinut un acord de la firma angajatoare a acestor salariati pentru aceasta campanie.

Ca obiective mentionam:

- cresterea vinzarilor pentru toata gama de produse sau doar pentru anumite produse stipulate in planul de marketing sau in regulament, dar si a incasarilor;
- cresterea numarului de clienti care achizitioneaza produsele respective;
- intarirea pozitiei produselor respective pe piata;
- scaderea unor cheltuieli cu vinzarea produselor (cheltuieli de transport - deplasare la client, manipulare, depozitare, aranjare pe raft etc).
Ca cerinte fata de salariatii societatii B care vor primi tichete cadou amintim:
- sa fie incadrati pe posturi care se coreleaza cu obiectivele campaniei: sa fie vinzatori, agenti de vinzari, agenti comerciali etc (sa nu fie, de exemplu, contabilul firmei B sau femeia de servici);
- de a manipula cu atentie marfa, pentru a nu produce cheltuieli suplimentare;
- de a o aranja intr-un mod estetic, vizibil si la indemina clientilor;
- de a vorbi frumos cu clientii si de a avea o atitudine profesionista in relatia cu acestia;
- de a promova produsele respective prin furnizarea de informatii corecte si complete despre produsele respective, fara a denigra alte produse similare ale altor societati;
- eventual acordarea permisiunii angajatilor respectivi de a oferi anumite reduceri de pret clientilor sau produse in mod gratuit.
 
In ceea ce priveste acordarea tichetelor cadou pentru reclama si publicitate, la art. 21 alin. (2) litera d) sint prevazute ca fiind deductibile:

"cheltuielile de reclama si publicitate efectuate in scopul popularizarii firmei, produselor sau serviciilor, in baza unui contract scris, precum si costurile asociate producerii materialelor necesare pentru difuzarea mesajelor publicitare. Se includ in categoria cheltuielilor de reclama si publicitate si bunurile care se acorda in cadrul unor campanii publicitare ca mostre, pentru incercarea produselor si demonstratii la punctele de vinzare, precum si alte bunuri si servicii acordate cu scopul stimularii vinzarilor;"
 
Din citatul din lege se deduce ideea ca reclama si publicitatea trebuie efectuate de o firma specializata, cu obiect de activitate in domeniul publicitatii, in baza unui contract, deci acordarea tichetelor cadou unor persoane fizice in scop de reclama si publicitate nu are sens.
Putem retine ultima parte a textului de lege, care mentioneaza alte bunuri si servicii acordate cu scopul stimularii vinzarilor.

Si in aceasta situatie, ca si in cazul campaniei de marketing, se pot intocmi aceleasi documente, pentru justificarea deductibilitatii cheltuielilor cu tichetele cadou, dar mentionind ca este vorba de o campanie de publicitate efectuata cu mijloace proprii in scopul stimularii vinzarilor.
 
Acordarea tichetelor cadou in scop de protocol unor persoane fizice nu este justificabila, deoarece cheltuielile de protocol sint definite ca fiind cheltuielile ocazionate de acordarea unor cadouri, tratatii si mese partenerilor de afaceri, efectuate pentru activitatea economica.

Or, tichetelor cadou nu sint oferite partenerilor de afaceri, ci unor persoane fizice.
 
Ultimul scop pentru acordarea tichetelor cadou este cel care imbraca un caracter social, insa acesta se realizeaza doar pentru angajatii proprii, nu si pentru alte persoane fizice.
 
Asadar, acordarea tichetelor cadou persoanelor fizice - angajate ale firmei B (distribuitor al produselor firmei A) se poate face doar in conditiile mentionate mai sus, respectiv pentru stimularea vinzarilor, fie in cadrul unei campanii de marketing, fie in cadrul unei campanii de reclama si publicitate efectuate prin mijloace proprii.

Insa, in ambele situatii, societatea A trebuie sa intocmeasca documente justificative, pentru sustenabilitatea deductibilitatii acestor cheltuieli, fie conform art. 21 alin. (2) litera d), fie conform art. 21 alin. (2) litera i) din codul fiscal.
 
Aceste tichete cadou oferite de firma A unor persoane fizice, cu care aceasta nu are relatii de munca, sint considerate venituri din alte surse pentru acele persoane fizice si trebuie impozitate.

Impozitarea veniturilor obtinute de catre persoanele fizice din tichetele cadou se face potrivit art. 78 din codul fiscal, fiind mentionate in mod expres in norme, la punctul 152 a saptea liniuta:
 
"152. In aplicarea art. 78 alin. (2) din Codul fiscal, in aceasta categorie se includ, de exemplu, urmatoarele venituri realizate de persoanele fizice:
...
- tichetele cadou acordate persoanelor fizice în afara unei relaţii generatoare de venituri din salarii;".
Calulul impozitului se face potrivit art. 79, respectiv prin retinere la sursa de catre platitorul de venit (de catre firma care acorda tichetele cadou), prin aplicarea procentului de 16% asupra venitului brut.
Acest impozit se declara prin declaratia 100 la pozitia 20 cod 690 si se plateste la bugetul de stat, in contul unic, pina la data de 25 a lunii urmatoare celei in care s-a acordat.

Impozitul este un impozit final pentru beneficiarul tichetelor, acesta nemaiavind nici o obligatie declarativa sau de plata.

De asemenea, firma A, platitoare de venit (care acorda tichetele cadou), trebuie sa raporteze acest impozit, pe beneficiari de venit, prin declaratia informativa 205 depusa pina la 28 februarie a anului urmator pentru anul in curs, la sectiunea "venituri din alte surse".

Acest fapt presupune sa obtina, pe linga numele si prenumele persoanelor fizice, si CNP-urile acestora.
 
Asupra acestor venituri nu se calculeaza contributii sociale obligatorii, conform art. 296^15 litera o) din Codul fiscal:

"Nu se cuprind in baza lunara a contributiilor sociale obligatorii, prevazuta la art. 296^4, urmatoarele:
o) tichetele de masa, tichetele de vacanta, tichetele cadou si tichetele de cresa, acordate potrivit legii;"
 
Impozitul care trebuie retinut si virat la bugetul de stat de catre firma A pentru tichetele cadou acordate persoanelor fizice ar trebui solicitat de la acestea.
Insa, cum acest lucru nu o sa se intimple, impozitul va fi suportat de firma A peste valoarea nominala a tichetelor cadou, care, in aceasta situatie, va deveni valoare neta pentru persoana fizica.
 
In concret, monografia contabila pentru acordarea tichetelor cadou, la firma A, este urmatoarea:
a) inregistrarea facturii de achizitie a tichetelor, impreuna cu comisionul firmei emitente:
5328 = 401 - cu valoarea nominala a tichetelor cadou (2.000 lei - de exemplu)
628 = 401 - cu valoarea comisionului
4426 = 401 - cu tva din factura.
 
b) in baza documenetelor justificative intocmite pentru campania respectiva si a unui borderou de predare-primire tichete cadou, in care se vor mentiona datele de identificare ale persoanelor fizice (nume, prenume, CNP, semnatura de primire), se dau in consum tchetele cadou:
623 / analitic reclama si publicitate sau 628 / analitic marketing = 5328 - cu valorea nominala a tichetelor - 2.000 lei

Intocmirea documentelor justificative este necesara atit pentru deductibilitatea cheltuielii cu valoarea nominala a tichetelor de masa, cit si pentru justificarea deductibilitatii cheltuielii cu comisionul firmei emitente si a TVA din factura de achizitie.
 
c) calculul si inregistrarea impozitului din alte surse:

Asa cum am mentionat, in mod normal, impozitul se calcula prin aplicarea a 16% asupra sumei de 2.000 lei, iar persoanele fizice fie primeau diferenta de 1.680 lei (2.000 lei - 320 lei), fie plateau efectiv firmei A suma de 320 lei, reprezentind impozitul (2.000 lei*16%), raminind cu diferenta de 1680 lei net.

Dar, cum o astfel de situatie nu o sa se intimple, se considera ca persoanele fizice au primit netul de 2.000 lei, iar firma A va suporta ea insasi impozitul, aplicat la suma bruta, calculata astfel:
             2.000 lei : 84% = 2.381 lei.
Impozitul este 2.381 lei*16% = 381 lei, care se calculeaza si inregistreaza la data acordarii tichetelor cadou persoanelor fizice:
635 / analitic impozit alte venituri suportat de firma  = 446 / analitic impozit alte venituri - 381 lei.
 
Se observa ca 2.381 lei - 381 lei = 2.000 lei (suma neta obtinuta de persoanele fizice, egala cu valoarea nominala a tichetelor cadou).
Impozitul se declara prin 100 la pozitia 20 cod 690 si se plateste la buget pina la data de 25 a lunii
urmatoare celei in care a fost calculat.

De mentionat ca suma din contul de cheltuiala 635 este nedeductibila la calculul impozitului pe profit, in baza art. 21 alin. (4) litera a) din codul fiscal.
 
d) plata impozit la bugetul de stat:
 446 / analitic impozit alte venituri  = 5121 - 381 lei.
 
Pentru firma B nu sint implicatii contabile si fiscale.
 
Totusi, avind in vedere faptul ca cele doua firme sint considerate afiliate (avind aceiasi actionari), trebuie tinut cont de faptul ca vinzarea-cumpararea de produse / servicii intre acestea trebuie facute la pretul pietei si nu la un alt pret, in caz contrar, la un eventual control, se vor aplica prevederile art. 11 alin. (1) si (2) din Codul fiscal, prin recalcularea veniturilor / cheltuielilor.
 
Referitor la existenta unui plafon maxim pentru acordarea tichetelor cadou, in legislatie nu exista un asemenea plafon, insa suma respectiva trebuie sa fie una rezonabila si, asa cum am mentionat, cuprinsa in bugetul firmei A si in documentele intocmite pentru sustinerea campaniei privind stimularea vinzarilor.

Deci, trebuie sa fie corelata cu efectele estimate a fi obtinute la finalul acestei campanii. Daca suma acordata este mare, nefiind justificata, mai cu seama ca cele doua societatile sint afiliate, suma respectiva poate fi considerata nedeductibila integral la firma A, chiar in baza art. 11 alin. (1) ultima teza din codul fiscal.

Asadar, raportul intre efectul asteptat a fi obtinut prin realizarea campaniei privind stimularea vinzarilor si costurile acesteia (incluzind tichetele cadou) trebuie sa fie unul rezonabil, care sa permita societatii obtinerea unui profit impozabil si nu o pierdere.
 
Baza legala:
- art. 7 alin. (3) din Legea 193/2006



Sursa: PortalContabilitate.ro