Cheltuielile de protocol: Deductibilitate si exemplu de calcul

Ce sunt cheltuielile de protocol

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Ce sunt cheltuielile de protocol

Cheltuielile de protocol reprezinta cheltuielile efectuate de o entitate pentru a promova relatiile de afaceri si imaginea societatii, prin oferirea de mese, tratatii, cadouri sau alte bunuri si servicii partenerilor de afaceri ori altor persoane, in conditiile si limitele prevazute de Codul fiscal al Romaniei.

Cheltuielile de protocol cuprind:

• mesele, tratatiile oferite partenerilor de afaceri;
• cadourile oferite cu diverse ocazii altor persoane decat salariatii;
• consumabile pentru societate: apa, cafea, suc etc., cu diferite ocazii sau in mod curent.

Cheltuieli deductibile si nedeductibile: UNICA lucrare care prezinta clar si sintetic modificarile legislative valabile in 2026 privind deductibilitatea, limitarile agreate de lege si nedeductibilitatile  vine acum la dvs. pentru a va securiza actiunile!

Ce documente justificative sunt necesare

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Ce documente justificative sunt necesare

In primul rand, regula de baza pentru deducerea oricarei cheltuieli este de a fi efectuata in scopul desfasurarii activitatii economice si rezultatul acestei activitati trebuie sa fie realizarea de profit.

In cazul cheltuielilor de protocol nu sunt reglementate documente justificative anume pentru cheltuielile cu aceasta destinatie. Ca document primar pentru bunurile scoase din gestiune in scop de protocol se utilizeaza, de regula, bonul de consum.

Este indicat ca documentele utilizate sa fie stabilite printr-o procedura interna scrisa la nivelul societatii sau prin manualul de politici contabile.

Regula este ca se utilizeaza documentele prevazute in OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, la care se adauga orice alt document suplimentar din care sa reiasa si destinatia propriu-zisa a cheltuielii, aceea de cadouri sau tratatii oferite partenerilor de afaceri, efectuate in interesul activitatii economice a societatii.

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Declaratia Unica 2026 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii in 2026 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Se pot utiliza astfel ca documente justificative:

• decizia managementului societatii privind efectuarea protocolului (buget, ce anume se utilizeaza pentru protocol, conditii de acordare, persoanele care le aproba etc.)
• referat de necesitate
• memo justificativ
• bon de consum
• aviz de insotire a marfii cu mentiunea nu se factureaza - protocol
• proces-verbal de utilizare a bunurilor in cadrul actiunilor de protocol etc.

Tratamentul fiscal privind TVA aferenta cheltuielilor de protocol

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Tratamentul fiscal privind TVA aferenta cheltuielilor de protocol

Potrivit art. 270 alin. (8) din Codul fiscal, nu constituie livrare de bunuri acordarea de bunuri de mica valoare, in mod gratuit, in cadrul actiunilor de sponsorizare, de mecenat, de protocol/reprezentare.

Bunurile de mica valoare acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol nu sunt considerate livrari de bunuri daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA.
Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit. In situatia in care persoana impozabila a oferit si cadouri care depasesc, individual, plafonul de 100 lei, exclusiv TVA, se insumeaza valoarea depasirilor de plafon aferente unei perioade fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata, si se colecteaza taxa, daca taxa aferenta bunurilor respective este deductibila total sau partial.

Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate bunurile gratuit si a fost depasit plafonul.

Baza impozabila, respectiv valoarea depasirilor de plafon, si taxa colectata aferenta se inscriu in autofactura prevazuta la art. 319 alin. (8) din Codul fiscal, care se include in decontul intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul.

Pentru partea cheltuielilor de protocol care depaseste plafonul prevazut, persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA au obligatia sa intocmeasca autofactura. Acest document este intocmit numai in scopuri de TVA.

Mod de calcul si inregistrari contabile

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Mod de calcul si inregistrari contabile

O societate achizitioneaza in luna decembrie ca produse de protocol 30 de cutii cadou cu pretul de 180 lei/bucata pentru a fi oferite cadou partenerilor de afaceri. Valoarea totala a cadourilor este de 5.400 lei. Profitul contabil al societatii este 230.760 lei.

In cadrul cheltuielilor de protocol se includ si cheltuielile inregistrate cu taxa pe valoarea adaugata colectata pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei.

Achizitia bunurilor ce vor fi acordate gratuit se inregistreaza:
%=401 5.400 lei
3028  Alte materiale consumabile 4.463 lei
4426 TVA deductibila 937 lei

Acordarea produselor sub forma de produse de protocol:
6231 = 3028 4.463 lei
Cheltuieli de protocol Alte materiale consumabile

Colectarea TVA pentru valoarea ce depaseste 100 lei/persoana:
6231 = 4427 309 lei
Cheltuieli de protocol  TVA colectata

Total cheltuieli de protocol: 4.463 lei + 309 lei = 4.772 lei.

Baza de calcul a cheltuielilor de protocol deductibile:
Venituri – cheltuieli + cheltuieli protocol = 230.760 lei + 4.772 lei = 235.532 lei

Cheltuieli de protocol deductibile: 235.532 lei x 2% = 4.710,63 lei