Organizarea evidentei pe vechile registre. Ce declaratii implica o asociere profesionala?

Pentru a stabili corect modul in care gestionam, din punct de vedere declarativ, o asociere profesionala cu sedii diferite, vom lua ca exemplu o societate profesionala notariala (formata prin asocierea a doua birouri notariale).

Din contractul de asociere rezulta ca societatea profesionala are doua sedii (sediile fostelor birouri notariale), in doua judete diferite. Tot in contractul de asociere este specificat ca evidenta asocierii se tine pe vechile registre, ale vechilor birouri notariale.

Vom stabili astfel daca este corecta organizarea evidentei pe vechile registre (un registru la sediul principal si un registru la sediul secundar), precum si ce declaratii implica o astfel de asociere.

In conformitate cu Legea nr. 36/1995, notarii au dreptul sa se asocieze si au obligatia sa obtina avizul Colegiului Director al Camerei Notarilor Publici cu privire la asociere.

Datorita faptului ca din asocierea celor doi notari rezulta o entitate fara personalitate juridica, cu privire la evidente, aspecte fiscale si declaratii se vor respecta prevederile Legii nr. 571/2003 si ale Ordinului nr. 1040/2004 privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla.
Astfel, punctul 33 din O. 1040 prevede ca pentru asociatiile fara personalitate juridica evidenta contabila in partida simpla a veniturilor se va tine in mod distinct, iar la capitolul IV din acelasi act normativ se precizeaza ca pentru fiecare asociatie fara personalitate juridica se va intocmi cate un registru-jurnal de incasari si plati.

In consecinta, evidenta contabila a asociatiei nu se poate tine pe vechile registre, ci trebuie tinuta pe registre noi, care sa contina veniturile si cheltuielile realizate din asociatie.

In vechile registre asociatii vor inregistra partea ce le revine (conform contractului de asociere si a declaratiei 204 specificata mai jos) din asociere, proportional cu cota de participare prevazuta in contractul de asociere.
 
Regulile fiscale privind asocierile fara personalitate juridica sunt cuprinse in art. 86 din Codul Fiscal.

In cadrul fiecarei asocieri fara personalitate juridica, constituita potrivit legii, asociatii au obligatia sa incheie contracte de asociere in forma scrisa, la inceperea activitatii, care sa cuprinda inclusiv date referitoare la (alin. 2, lit.e) desemnarea asociatului care sa raspunda pentru indeplinirea obligatiilor asociatiei fata de autoritatile publice.

Contractul de asociere se inregistreaza la organul fiscal competent, in termen de 15 zile de la data incheierii acestuia. Organul fiscal are dreptul sa refuze inregistrarea contractelor, in cazul in care acestea nu cuprind datele solicitate conform acestui alineat (alin.2).

Normele Metodologice date in aplicarea acestui articol, prin punctul 112^1, vin cu precizari suplimentare si exemplificari. Astfel,  sunt supuse obligatiei de incheiere si inregistrare a unui contract de asociere atat asociatiile fara personalitate juridica, ale caror constituire si functionare sunt reglementate prin acte normative speciale, respectiv asociatii familiale, cabinete medicale grupate, cabinete medicale asociate, societate civila medicala, cabinete asociate de avocati, societate civila profesionala de avocati, notari publici asociati, asociatii in participatiune constituite potrivit legii, cat si orice asociere fara personalitate juridica constituita in baza Codului civil.

Asociatul desemnat conform prevederilor art. 86 alin. (2) lit. e) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare are si urmatoarele obligatii:

- sa inregistreze contractul de asociere, precum si orice modificare a acestuia la organul fiscal la care asociatia este inregistrata in evidenta fiscala, in termen de 15 zile de la data incheierii acestuia. Prin sediul asociatiei se intelege locul principal de desfasurare a activitatii asociatiei. Totodata, asociatia (prin asociatul desemnat) va depune si Declaratia 010, declaratia de inregistrare fiscala;

- sa depuna o declaratie privind veniturile si cheltuielile estimate, la termenele stabilite, la organul fiscal la care asociatia este inregistrata in evidenta fiscala , adica Declaratia 223 privind veniturile estimate pentru asocierile fara personalitate juridica;

- sa asigure organizarea si conducerea evidentelor contabile;

- sa determine venitul net/pierderea obtinut/obtinuta in cadrul asociatiei, precum si distribuirea venitului net/pierderii pe asociati;

- sa reprezinte asociatia in verificarile efectuate de organele fiscale, precum si in ceea ce priveste depunerea de obiectiuni, contestatii, plangeri asupra actelor de control incheiate de organele fiscale;

- sa raspunda la toate solicitarile organelor fiscale, atat cele privind asociatia, cat si cele privind asociatii, legate de activitatea desfasurata de asociatie;

- sa completeze Registrul pentru evidenta aportului si rezultatului distribuit;
- alte obligatii ce decurg din aplicarea titlului III din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.

Asociatia, prin asociatul desemnat, depune pana la data de 15 martie a anului urmator, la organul fiscal la care asociatia este inregistrata in evidenta fiscala, o declaratie anuala care cuprinde venitul net/pierderea realizat/realizata pe asociatie, precum si distributia venitului net/pierderii pe fiecare asociat, respectiv Declaratia 204.

O copie de pe declaratie se transmite de catre asociatul desemnat fiecarui asociat. Pe baza acestei copii asociatii vor cuprinde in declaratia de impunere (Declaratia 200) venitul net/pierderea ce le revine din activitatea asociatiei.


Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro