Vanzarea unei societati si obligatiile fostului contabil: Cum gestionati solicitarile ANAF?

Cand o societate este vanduta, responsabilitatile contabile si fiscale se pot complica, mai ales daca ANAF solicita documente pentru perioadele anterioare vanzarii. In astfel de situatii, contabilul care a gestionat contabilitatea firmei inainte de schimbarea proprietarului poate primi solicitari de predare a documentelor de verificare, chiar daca nu mai colaboreaza cu societatea respectiva. Iata cum trebuie gestionate solicitarile ANAF dupa incetarea contractului de prestari servicii contabile!

Raspunderea contabilului dupa incetarea contractului: studiu de caz

Intrebare: "Societatea a fost vanduta in ianuarie 2023, in prezent contabila de la vremea respectiva primeste solicitare de la ANAF pentru a preda documente de verificare pentru acea societate, ea in prezent nu colaboreaza cu acea societate. Este obligata prin lege sa predea actele din baza de date?"

Raspuns:
Conform art. 109 din Codul de procedura fiscal, evidentele contabile si fiscale se pastreaza, inclusiv pe suport electronic, dupa caz la domiciuliul fiscal al contribuabilului/platitorului:

Art. 109: Reguli pentru conducerea evidentelor contabile si fiscale
(1) Evidentele contabile si fiscale se pastreaza, dupa caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/platitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi incredintate spre pastrare unei societati autorizate, potrivit legii, sa presteze servicii de arhivare.
(2) Prin exceptie de la prevederile alin. (1), evidentele contabile si fiscale ale exercitiului financiar in curs se pastreaza, dupa caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/platitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, in perioada 1-25 a lunii urmatoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor in vederea intocmirii declaratiilor fiscale.

In raport cu aceste prevederi, consider ca furnizorul de servicii contabile are obligatia legala de a pune la dispozitie beneficiarului operatiunile efectuate in temeiul contractului, inclusiv in format electronic.

Trebuie sa aveti in vedere si art 10 alin (4) din Legea contabilitatii nr 82/1991 care mentioneaza ca in cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari servicii, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora:

(4)Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.

(41)In cazul persoanelor prevazute la art. 1 alin. (5), raspunderea pentru organizarea contabilitatii revine acestora. Conducerea contabilitatii se poate efectua de catre aceste persoane, situatie in care raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora. In cazul in care contabilitatea este condusa potrivit prevederilor art. 10 alin. (2) si (3) sau pe baza de contracte/conventii civile incheiate potrivit Codului civil cu persoane fizice care au studii economice superioare, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestor persoane, potrivit legii si prevederilor contractuale.

Vanzarea unei societati si obligatiile fostului contabil: concluzii

In concluzie:

- chiar daca documentele lunare au fost contabilizate la sediul/domiciliul persoanei fizice, dupa data de 25, acestea trebuiau predate societatii, in baza unui proces verbal de predare-primire;

- documentele justificative (facturi, bonuri, extrase de cont, chitante, registru de casa, state salarii,alte documente) sunt pastrate numai la sediul social sau sediul secundar al societatii;

- daca in luna ianuarie 2023, societatea a fost preluata de o alta persoana sau de mai multe persoane iar contabila a incetat colaborarea cu aceasta, in mod normal, aceasta trebuia sa predea ultima balanta de verificare, cu explicatia fiecarui sold in parte si baza de date electronice pentru a proba executarea conform legii a obligatiilor ce ii reveneau;

- la acest moment, contabila nu mai are nicio obligatie fata de societatea vanduta, deoarece nu mai detine niciun document contabil;

- este posibil ca ANAF sa fi identificat contabila veche dupa semnatura electronica pusa pe declaratiile fiscale si astfel sa solicite acesteia evidenta contabila;

- daca solicitarea se refera la perioada de dinainte de ianuarie 2023, contabila ar trebui sa raspunda solicitarii ANAF, deoarece raspunde contractual pentru efectuarea serviciilor contabile din acea perioada;

- daca solicitarea ANAF se refera la perioada ulterioara lunii ianuarie 2023, contabila nu mai are nicio obligatie si recomand depunerea la ANAF a unei adrese in acest sens.

Raspuns oferit in luna august 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pexels.com