Tot ce trebuie sa stiti despre indemnizatia de delegare: studiu de caz pentru contabili

Conform art. 44 alin. (2) din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.

In ceea ce priveste stabilirea duratei de deplasare si implicit cuantumul diurnei interne (indemnizatiei de delegare), intervalul de timp se stabileste luand in calcul ziua si ora plecarii din localitatea unde salariatul are locul de munca si ziua si ora intoarcerii in aceasta localitate.

Pentru deplasarea in tara, sunt aplicabile prevederile HG 714/2018 care reglementeaza drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice, indiferent de modul de finantare si subordonare, pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate iar pentru deplasarile externe sunt aplicabile prevederile HG 518/1995.

Indemnizatie de delegare - studiu de caz

Pornim de la urmatoarea speta:"In cursul lunii septembrie pe o perioada de 4 zile, 4 salariati s-au aflat in delegatie, cu cazare, achitata de societate pentru 3 nopti si in acest interval angajatii au cumparat mancare in baza a 3 bonuri fiscale (din zile diferite) ce au inscris codul de TVA al societatii, valoarea totala a bonurilor fiind de 526,56 lei. Cum inregistram corect aceste cheltuieli? Ce monografie ar trebui utilizata?"

Raspuns: Asadar, pentru intern, modul de calcul al zilelor calendaristice in care salariatul se afla in delegare si i se cuvine diurna se calculeaza pornind de la data si ora plecarii. Pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii dispuse pentru o perioada mai lunga de o zi, indemnizatia de delegare se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore.

Dpdv fiscal, conform art. 76 alin. (2) lit. k) pct. i) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor: (...)

k) indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in Hotararea Guvernului nr. 38/2008 privind organizarea timpului de munca al persoanelor care efectueaza activitati mobile de transport rutier, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:
 (i) in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat;
(ii) in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza distinct pentru fiecare luna in parte, prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile corespunzator fiecarei luni din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate.

Asadar, sumele ce se pot acorda salariatilor, ca diurne netaxabile din punct de vedere al impozitului pe venit si al contributiilor de asigurari sociale obligatorii, se calculeaza in functie de doua plafoane diferite:

Impozitarea veniturilor din chirii 2024

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Se ia in considerare cea mai mica suma dintre cele 2 plafoane si suma acordata efectiv fiind plafonul neimpozabil.

Formula de calcul pentru plafonul maxim neimpozabil este:
Salariul brut x 3 x nr. de zile pentru care se cuvine diurna / nr. zile lucratoare din luna.

Ceea ce depaseste acest plafon neimpozabil, se considera avantaj salarial si se adauga pe statul de salarii.

Suma de 526,56 lei pentru 4 salariati in 3 zile se incadreaza in plafonul mentionat mai sus.
Este important de stabilit contextul in care decontati cheltuielile cu masa servita salariatilor.

Daca decontati cheltuieli de deplasare concomitent cu acordarea de diurna, atunci reprezinta avantaj salarial la nivelul salariatilor respectivi.
 

Daca nu a fost acordata si diurna catre salariati si in consecinta nu reprezinta avantaj salarial, monografia contabila este urmatoarea:

Inregistrarea bonurilor fiscale

               625           =                             4282         526,56 lei

Cheltuieli cu deplasari,detasari      Alte datorii si creante in legatura cu personalul

Plata datoriei catre salariati (dispozitie de plata catre casierie)

                      4282             =                          5311       526,56 lei

Alte datorii si creante in legatura cu personalul         Casa in lei       

Foto: unsplash.com