Particularitati privind organizarea contabilitatii la o firma de catering

Multumim Revistei Romane de Monografii Contabile

conf. dr. Cristina Nicolaescu

Particularitati privind organizarea contabilitatii la o firma de catering

Ca afacere, cateringul poate fi definit ca fiind activitatea de furnizare a mancarurilor (meniurilor de tip catering) si a altor servicii auxiliare comandate de catre client si menite sa satisfaca o gama variata de preferinte ale consumatorilor.

Afacerile de tip catering se pot dezvolta:

• fie prin extinderea activitatilor de alimentatie publica deja existente cu functiuni de distributie a unor meniuri la domiciliul clientului,
• fie doar prin dezvoltarea unitatii de preparare (a bucatariei) si a sistemului de distributie la domiciliul clientului cu sau fara implicarea in organizarea unor evenimente.

Din aceasta definitie rezulta ca, din punct de vedere contabil, in cadrul activitatii de catering vom intalni:

• atat activitati de vanzare de bunuri (marfuri sau produse finite),
• cat si activitati de servicii.

Ca urmare, in contabilizarea operatiilor la o astfel de firma putem regasi fluxuri contabile aferente tuturor celor 3 tipuri de activitati: productie, comert si prestari de servicii. Pentru a inregistra corect aceste fluxuri, primul pas este sa identificam in care din aceste categorii se incadreaza operatiile derulate, pentru a putea folosi structurile contabile corespunzatoare.

ATENTIE

Pentru a putea departaja fluxurile economice ce apartin activitatii de comert, de cele care apartin activitatii de productie, trebuie sa avem in vedere faptul ca in activitatea de comert nu se formeaza o valoare noua de intrebuintare, pe cand in activitatea de productie se creeaza un produs nou, diferit de cel initial.

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Cu alte cuvinte, in cazul in care firma vinde produse pe care le-a cumparat de la furnizori in aceeasi stare (cum ar fi, sucuri, dulciuri, paine), acestea vor fi recunoscute ca si marfuri in contul 371 „Marfuri”. Cheltuielile generate vor fi inregistrate in 607 „Cheltuieli privind marfurile”. Veniturile obtinute din vanzarea acestor produse se vor inregistra in contul 707 „Venituri din vanzarea marfurilor”. De obicei evidenta bunurilor din aceasta categorie se tine la pret de vanzare cu amanuntul, inclusiv TVA. Ca urmare, se vor utiliza si structurile contabile 378 „Diferente de pret la marfuri” pentru adaosul comercial si 4428 „TVA neexigibila”.

Prepararea mancarurilor se asimileaza activitatii de productie. In consecinta, materialele achizitionate pentru producerea mancarurilor se inregistreaza in 301 „Materii prime” sau 3021 „Materiale auxiliare”, dupa caz.

Pe baza de retetar se stabileste consumul si apoi costul de productie pentru fiecare tip de mancare, care se inregistreaza in contul 345 „Produse finite”.

Datorita specificului activitatii, contul 345 „Produse finite” nu va prezenta sold la sfarsitul perioadei.

La livrarea produselor catre clienti se descarca gestiunea de produse finite la cost de productie calculate.

Dintre metodele de evaluare a stocurilor la iesire, se poate utiliza orice metoda, deoarece decalajul in timp intre momentul obtinerii produselor si momentul vanzarii este foarte mic. Se recomanda totusi folosirea metodei preturilor standard. Aplicarea acestei metode presupune stabilirea unor costuri de productie standard pentru fiecare tip de mancare.

In perioadele in care fluctuatia preturilor este mare, aceste costuri se pot stabili lunar, pornind de la costurile efective ale lunii anterioare. In conditii de stabilitate monetara, costurile standard se pot stabili la intervale mai mari de timp. Folosirea acestei metode presupune utilizarea contului 348 „Diferente de pret la produse finite” in care se inregistreaza diferentele in plus sau minus intre costul standard si costul efectiv.

Eliberarea materiilor prime din depozit, in bucatarie se efectueaza prin bonurile de consum care sunt completate in baza cererilor de comanda eliberate de bucatarul sef, avand la baza meniul. Atat in cererea de comanda, cat si in bonul de consum, se indica denumirea completa a produselor, sortimentul si cantitatea in unitati de masura corespunzatoare.

Ceva mai complicata este evidenta lipsurilor. Pentru o examinare mai profunda, vom imparti minusurile in urmatoarele categorii:

• lipsuri si pierderi ce se incadreaza in limita normelor de perisabilitate naturala;
• lipsuri peste limita normelor de perisabilitate naturala;
• lipsuri pentru care exista posibilitatea compensarii cu eventualele surplusuri constatate.

Atat lipsurile din prima categorie, cat si cele din categoria a doua se inregistreaza cu ajutorul formulei contabile:

                    601                   =                        301
   „Cheltuieli privind materiile prime”                 „Materii prime”

Lipsurile peste limitele normale de perisabilitate se imputa gestionarului la pret de imputare, plus TVA, utilizandu-se contul 4282 „Alte creante in legatura cu personalul”. Lipsurile constatate se trec pe cheltuieli, indiferent daca se cunoaste sau nu vinovatul.

In cazul lipsurilor din ultima categorie, se face compensarea intre o categorie de stoc si cealalta, prin debitarea stocului care lipseste si creditarea celui la care s-au constatat plusuri.

O alta problema, destul de importanta, consta in constituirea si inregistrarea ajustarilor pentru deprecieri necesare pentru a acoperi pierderile in limitele perisabilitatilor naturale.

Luand in consideratie faptul ca:

• perisabilitatile naturale, in limitele normelor, sunt constatate doar in timpul efectuarii inventarierii, iar
• perioada intre inventarieri poate fi de un an,
  este necesar ca, in unitatile de catering, in perioada dintre inventarieri, sa se calculeze ajustari pentru deprecieri privind pierderile de materii prime, materiale consumabile, marfuri si produse finite in limitele perisabilitatilor naturale.

In acest scop, se utilizeaza conturile din grupa 39 „Ajustari pentru deprecierea stocurilor”, 6814 „Cheltuieli de exploatare privind ajustarile pentru deprecierea activelor circulante” si 7814 „Venituri din ajustari pentru deprecierea activelor circulante”.
Prestarile de servicii pot sa apara in situatia in care firma este solicitata sa organizeze diverse evenimente (de exemplu, nunti, botezuri, zile de nastere, evenimente festive la nivelul firmelor, petreceri, cocktail-uri, receptii, inaugurari de sedii si sucursale, prezentari de moda).

ATENTIE

Exista firme care se ocupa doar de organizarea de evenimente si care colaboreaza cu firmele de catering pentru asigurarea produselor culinare.

In cazul in care firma de catering organizeaza si evenimente, se factureaza separat serviciul efectiv de organizare, cuantificandu-se manopera in functie de amploarea evenimentului. In acest caz, veniturile realizate se inregistreaza in creditul contului 704 „Venituri din prestari servicii”.

Pentru exemplificare, vom prezenta in continuare inregistrarea in contabilitate a catorva operatii specifice unei firme de catering.

EXEMPLU

Consideram o firma de catering, cod CAEN 562 „Activitati de alimentatie (catering) pentru evenimente si alte servicii de alimentatie”, din cadrul grupei 56 „Restaurant si alte activitati de servicii publice”, care comercializeaza preparate culinare sub forma de meniu (felul I si felul II), ambalat in caserole de unica folosinta si transportat la domiciliul clientului sau la locul de munca al acestuia. De asemenea, la comenzi anticipate se pregatesc si preparate pentru diferite mese festive si receptii. Transportul este inclus in pret.

Operatiile a caror inregistrare o vom analiza sunt:

achizitie de materii prime, materiale auxiliare, marfuri, materiale de ambalat de la furnizori persoane fizice sau juridice;

• consumul materiilor prime si al materialelor consumabile;
• obtinere de produse finite;
  
• livrarea de produse finite si marfuri;
• inregistrarea diferentelor de pret la produse finite si marfuri.

Reflectarea in contabilitate

1. Achizitionarea de sucuri de la furnizori persoane juridice, in valoare de 500 lei, TVA 19%. Adaosul comercial practicat de firma la sucuri este 20%. Deoarece evidenta bunurilor de natura marfurilor se tine la pret de vanzare cu amanuntul fara TVA, incarcarea gestiunii de marfa se inregistreaza cu formula:

                     371            =                 %                    600
                   „Marfuri”                        401                    500
 
                                                  „Furnizori”
                                                      378                     100 
                                    „Diferente de pret la marfuri”  

Se inregistreaza TVA deductibila, conform facturii de la furnizor:

                      4426             =            401                       95
                „TVA deductibila”             „Furnizori”  2. Se achizitioneaza pungi de plastic si caserole pentru mancare in valoare de 700 lei, tacamuri unifolosibile si servetele de 300 lei, TVA 19%.

                        %               =             401                    1.190
                       3023                      „Furnizori”                   700 
       „Materiale pentru ambalat”
                       3028                                                      300
        „Alte materiale nestocabile”
                       4426                                                      190 
                 „TVA deductibila”




3. Se achizitioneaza din piata, de la persoane fizice zarzavaturi in valoare de 50 lei, care se achita in numerar.

                       301             =            5311                  50
                  „Materii prime”            „Casa in lei” 



NOTA

La achizitionarea de bunuri de la persoane fizice autorizate prin certificatul de producator agricol, se intocmeste borderoul de achizitii. Plata se face prin dispozitie de plata. Dupa achizitionare se face receptia prin nota de receptie si constatare de diferente.

Aceste achizitii pot fi achitate si din avansuri de trezorerie. In aceasta situatie, in locul contului 5311 „Casa in lei” se va utiliza contul 542 „Avansuri de trezorerie”. Indiferent de modalitatea folosita, deoarece achitarea se face pe loc si operatia nu este purtatoare de TVA, neexistand o factura, nu se inregistreaza datoria in 401 „Furnizori”.

4. Se achizitioneaza carne de pui in valoare de 800 lei, TVA 19%.

                               %         =              401                     95,2
                              301                   „Furnizori”                    80 
                     „Materii prime”
                             4426
                  „TVA deductibila”                                             15,2



5. Se achizitioneaza condimente diverse si otet in valoare de 5 lei, TVA 19%.

                          %           =               401                  5,95
                        3021                      „Furnizori”                  5
           „Materiale auxiliare”
                        4426                                                  0,95 
                 „TVA deductibila”                                       
 


6. Se dau in consum materiile prime si materialele. Se considera darea in consum in aceeasi zi sau la interval scurt de timp (situatia cel mai des intalnita). Ca urmare, cunoscandu-se valoarea de intrare, se poate aplica metoda identificarii specifice la stabilirea valorii de iesire. Aceasta inseamna: 20 lei pentru un sfert din cantitatea de materie prima cumparata si 2 lei pentru materialele auxiliare.

                        601            =             301                         20
       „Cheltuieli cu materiile prime”       „Materii prime” 

                       6021            =            3021                         2
„Cheltuieli cu materialele auxiliare”     „Materiale auxiliare”




7. Se obtine tocanita de pui. Pentru acest fel de mancare costul prestabilit (pornind de la cheltuielile lunii anterioare) este de 4 lei/portie. Deoarece se obtin 10 portii, incarcarea de gestiune este de forma:

                           345           =                711                 40
                „Produse finite”             „Variatia stocurilor”


8. Se livreaza clientilor 4 din cele 10 portii de tocanita. Descarcarea de gestiune se face la costul prestabilit de 4 lei/portie.

                    711                  =                345                  16
       „Variatia stocurilor”                    „Produse finite” 


NOTA

Deoarece, in general, aceste firme lucreaza pe baza de comenzi, iar la finele zilei nu au stoc de produse finite, se poate inregistra descarcarea de gestiune zilnic, cu toata productia zilei.

Consideram un pret de vanzare: o portie de 6 lei, TVA 19%. La acest pret se adauga valoarea materialelor consumabile (cum ar fi, tacamuri unifolosibile, caserole, servetele). Valoarea acestora se stabileste prin metodele de evaluare la iesire FIFO, LIFO, CMP. In exemplul nostru, sa consideram o valoare de 1 leu pentru aceste materiale. Ca urmare pretul de vanzare creste cu aceasta valoare.

Sa consideram comanda insotita si de o livrare de suc. Sticla de suc a fost achizitionata cu 2,5 lei si se vinde la 3,5 lei.

La livrarea produselor finite, in general, alimentele sunt insotite direct de bonul fiscal pe care este trecuta valoarea de platit de catre client. De aceea vanzarea se inregistreaza direct cu incasarea in numerar.

• La inceputul lunii, se anuleaza stocul lunii trecute prin trecerea pe cheltuiala.

• Achizitiile din cursul lunii se trec direct pe cheltuiala.

• La sfarsitul lunii prin inventariere se stabileste stocul final si se corecteaza cheltuiala perioadei.