Potrivit legislatiei in vigoare, numarul facturii trebuie sa fie secvential si sa se plieze pe structura organizatorica a companiei. Daca numerotarea facturilor nu este indeplinita corespunzator, exista anumite riscuri pe care si le asuma atat contabilul, cat si firma.
Expertul nostru clarifica mai jos care sunt riscurile in cazul in care secventialitatea facturilor emise nu este indeplinita. Iata care sunt sanctiunile/riscurile pentru societate/persoana responsabila cu conducerea contabilitatii/directorului general/admistratorului.
Citeste si: Care sunt elementele obligatorii pe facturile emise
Numerotarea facturilor - sanctiuni pentru neindeplinire: raspunsul specialistului
Conform Normelor generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile cuprinse in Anexa nr. 1 la OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile pct.24, entitatile trebuie sa asigure un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, inclusiv a chitantelor, facturilor si altor documente asemanatoare.
In acest sens, entitatile trebuie sa stabileasca o procedura de alocare a serilor si numarului de ordine aferente acestor documente prin intermediul unei decizii interne scrise:
24. Entitatile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:
- persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;
- fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
- entitatile vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.
Este important ca procedura stabilita de entitate sa respecte prevederile legale in vigoare si sa asigure secventialitatea numerelor documentelor emise. De asemenea, trebuie sa tina cont de structura organizatorica a entitatii, cum ar fi gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
Impozitarea veniturilor din chirii 2024
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii
Este responsabilitatea persoanelor care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii sa asigure ca procedura de numerotare a documentelor este respectata si ca documentele sunt emise conform acesteia.
Organizarea si conducerea contabilitatii
Art. 10. Legea 82/1991:
(1) Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii la persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) - (4) revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective.
(2) Contabilitatea se organizeaza si se conduce, de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare. Prin persoana imputernicita sa indeplineasca functia de director economic sau contabil-sef se intelege o persoana angajata potrivit legii, care are studii economice superioare si care are atributii privind conducerea contabilitatii entitatii.
(3) Contabilitatea poate fi organizata si condusa pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.
(31) Abrogat(a)
(4) Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.
(41) In cazul persoanelor prevazute la art. 1 alin. (5), raspunderea pentru organizarea contabilitatii revine acestora. Conducerea contabilitatii se poate efectua de catre aceste persoane, situatie in care raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora. In cazul in care contabilitatea este condusa potrivit prevederilor art. 10 alin. (2) si (3) sau pe baza de contracte/conventii civile incheiate potrivit Codului civil cu persoane fizice care au studii economice superioare, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestor persoane, potrivit legii si prevederilor contractuale.
Nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, respectiv de institutiile cu atributii de reglementare in domeniul contabilitatii, cu privire la intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate, inregistrarea in contabilitate a acestora in perioada la care se refera, pastrarea si arhivarea acestora, precum si reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse si se sanctioneaza cu amenda de la 300 lei la 4.000.
Asadar, amenda se adreseaza firmei in caz de control.
Mai departe, firma poate aplica sanctiunea disciplinara conform art. 248 Codului muncii. Ea va fi individualizata in functie de situatia concreta si de aprecierea membrilor comisiei daca un salariat se ocupa de contabilitatea societatii.
Art. 248. Codul muncii:
(1) Sanctiunile disciplinare pe care le poate aplica angajatorul in cazul in care salariatul savarseste o abatere disciplinara sunt:
a) avertismentul scris;
b) retrogradarea din functie, cu acordarea salariului corespunzator functiei in care s-a dispus retrogradarea, pentru o durata ce nu poate depasi 60 de zile;
c) reducerea salariului de baza pe o durata de 1-3 luni cu 5-10%;
d) reducerea salariului de baza si/sau, dupa caz, si a indemnizatiei de conducere pe o perioada de 1-3 luni cu 5-10%;
e) desfacerea disciplinara a contractului individual de munca.
(2) In cazul in care, prin statute profesionale aprobate prin lege speciala, se stabileste un alt regim sanctionator, va fi aplicat acesta.
(3) Sanctiunea disciplinara se radiaza de drept in termen de 12 luni de la aplicare, daca salariatului nu i se aplica o noua sanctiune disciplinara in acest termen. Radierea sanctiunilor disciplinare se constata prin decizie a angajatorului emisa in forma scrisa.
Pentru ca o fapta sa constituie abatere disciplinara, aceasta trebuie sa aiba urmatoarele trasaturi:
- sa fie o fapta in legatura cu munca;
- fapta consta intr-o actiune sau inactiune;
- fapta este savarsita cu vinovatie;
- fapta prin care se incalca normele legale, regulamentul intern, contractul individual de munca, contractul colectiv de munca aplicabil, ordinele si dispozitiile legale ale conducatorilor ierarhici.
Cand contabilitatea este externalizata, de regula astfel de decizii de numerotare a facturilor sunt luate tot intern, de cei care asigura evidenta contabila primara. Firmele de contabilitate doar inregistreaza ceea ce se receptioneaza ca si documente de la firma-client.Societatile de contabilitate pot atrage atentia asupra unor astfel de erori desigur, insa punerea in practica tine de personalul firmei responsabile de gestionarea si emiterea facturilor.
Raspuns oferit in luna aprilie 2023 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
