Studiu de caz: Inregistrarile contabile aferente fondurilor nerambursabile din proiectele implementate in parteneriat

Valabil la 2.09.2011

Intocmirea unor inregistrari contabile aferente fondurilor nerambursabile va fi ilustrata printr-un ONG care implementeaza proiecte cu finantare nerambursabila. Pentru impartirea bugetului exista un acord de parteneriat (cand ONG-ul are statut de leader de proiect), iar in buget se efectueaza, la un moment dat, achizitii de echipamente si consumabile, unele dintre acestea fiind si ale partenerilor. Cum va putea fi recuperata cofinantarea de la partener in cazul acestor materiale achizitionate de leader si folosite de parteneri? Care vor fi inregistrarile contabile aferente?

Evenimentele si operatiunile economico-financiare trebuie evidentiate in contabilitate asa cum acestea se produc, in baza documentelor justificative. Documentele care stau la baza inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economico-financiare trebuie sa reflecte intocmai modul cum acestea se produc, respectiv sa fie in concordanta cu realitatea. De asemenea, contractele incheiate intre parti trebuie sa prevada modul de derulare a operatiunilor si sa respecte cadrul legal existent.
 
Rationamentele contabile utilizate la reflectarea in contabilitate a fondurilor structurale au in vedere atat reglementarile contabile si politicile contabile aplicabile beneficiarilor de fonduri cat si prevederile din contractele de finantare.
 
Potrivit art. 31 din Norma metodologica de aplicare a prevederilor OUG 64/2009 privind gestionarea financiara a instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta, termenii, conditiile si responsabilitatile partilor privind implementarea proiectului sunt stabilite prin acordul de parteneriat incheiat intre lider si parteneri (alin. (1)).
 
Decontarea cheltuielilor efectuate pentru implementarea proiectului in cadrul parteneriatului se efectueaza pe baza de factura sau orice alt document justificativ prevazut de reglementarile in vigoare (alin. (7)).
 
Prin acordul de parteneriat dintre beneficiar si parteneri partile isi asuma drepturi si obligatii reciproce, echivalentul prestatiei este un folos patrimonial iar rambursarea cheltuielilor efectuate de catre parteneri se efectueaza pe baza de documente justificative trimise de la parteneri la beneficiar.
 
Asadar, tratamentul contabil al operatiunor efectuate se stabileste in funtie de modul de derulare al operatiunilor stabilit prin contractul de finantare si prin acordul de parteneriat incheiat intre lider si parteneri. Operatiunile contabile efectuate au la baza documentele justificative intocmite si clauzele contractuale stabilite intre parti.
 
Pentru situatia prezentata, in baza informatiilor furnizate, consideram corecte urmatoarele inregistrari contabile:
 
1. Inregistrarea contractului de finantare pentru bugetul alocat partenerului:
 
445.proiect = 458.partener
              Subventii              Decontari din operatii
                 in participatie
 
2. Primirea facturii sau cererii de finantare de la partener:
 
628 = 458.partener
   Alte cheltuieli cu serviciile              Decontari din operatii
      executate de terti                    in participatie
 
 
3. Leaderul va inregistra cheltuielile (cu materiale consumabile/amortizarea echipamentelor etc) efectuate in contul partenerului in conturile corespunzatoare de cheltuieli.
 
4. Validarea cererii de rambursare cu cheltuielile validate pentru partener:
 
458.partener = 7416
              Decontari din operatii           Venituri din subventii de exploatare
                in participatie          pentru alte cheltuieli de
                                                                            exploatare
 
132 = 7584 – amortizare
Imprumuturi nerambursabile cu     Venituri din subventii
        caracter de subventii                      pentru investitii
           pentru investitii
 
5. Validarea cererii de rambursare pentru contravaloarea cheltuielilor efectuate de leader in contul partenerului:
 
458.partener = 7416
              Decontari din operatii         Venituri din subventii de exploatare
                  in participatie       pentru alte cheltuieli de
                                                                         exploatare
 
132 = 7584 - amortizare
Imprumuturi nerambursabile cu           Venituri din subventii
      caracter de subventii                            pentru investitii
        pentru investitii
 
6. Incasarea rambursarii:
 
5121 = 445
           Conturi la banci in lei                   Subventii
 
 
7. Plata rambursarii catre partener:
 
458.partener = 5121
                 Decontari din operatii        Conturi la banci in lei
                      in participatie