Elaborarea politicilor si procedurilor contabile

Autor: Consultant fiscal Mariana Toma

Conform prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, nerespectarea reglementarilor referitoare la aprobarea politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 300 lei la 4.000 lei.
Prin urmare, este necesar pentru entitati sa formuleze si sa aprobe politicile contabile aplicabile.

Prevederile referitoare la elaborarea politicilor contabile de catre agentii economici se regasesc in cadrul Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3.055/2009, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si in Sistemul simplificat de contabilitate aprobat prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.239/2011.

Ultima modificare a Legii contabilitatii a introdus o noua contraventie!

Amenzi de pana la 4.000 lei in cazul lipsei politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie!

Afla detalii aici >>>

Politicile contabile dezvoltate de catre persoana/persoanele care conduc contabilitatea societatii trebuie aprobate de administratori.
Politicile contabile reprezinta principiile, bazele, conventiile, regulile si practicile specifice aplicate de o entitate la intocmirea si prezentarea situatiilor financiare anuale.
Administratorii entitatii trebuie sa aprobe politici contabile pentru operatiunile derulate, inclusiv proceduri proprii pentru situatiile prevazute de legislatie.

Politicile contabile se elaboreaza avand in vedere specificul activitatii, de catre specialisti in domeniul economic si tehnic, cunoscatori ai activitatii desfasurate si ai strategiei adoptate de entitate.
Politicile contabile se dezvolta de regula sub forma unui manual de politici contabile. Acesta este utilizat in mod curent de catre persoanele care conduc contabilitatea entitatii in vederea identificarii tratamentelor contabile prevazute pentru diferite tipuri de operatiuni. De asemenea, politicile contabile ale entitatii trebuie sa fie facute cunoscute utilizatorilor situatiilor financiare anuale pentru ca acestia sa poata identifica tratamentul contabil aplicat diverselor operatii si sa poata identifica modificarea politicilor contabile intervenite in cursul timpului.

Politicile contabile trebuie aplicate cu consecventa de la un exercitiu financiar la altul.
Schimbarea politicii contabile este permisa atunci cand se modifica legislatia in vigoare aplicabila sau la initiativa entitatii.

Modificarea de politica contabila la initiativa entitatii poate fi determinata de contextul economico-financiar in care aceasta isi desfasoara activitatea, posibilitatea de a obtine informatii mai credibile si mai relevante.    

In cazul modificarii unei politici contabile, se mentioneaza in notele explicative natura modificarii politicii contabile, precum si motivele pentru care aplicarea noii politici contabile ofera informatii mai relevante si credibile, pentru ca utilizatorii sa poata aprecia daca noua politica contabila a fost aleasa in mod adecvat, efectul modificarii asupra rezultatelor raportate ale perioadei si tendinta reala a rezultatelor activitatii entitatii.
            
Modificarea politicilor contabile poate fi efectuata numai de la inceputul unui exercitiu financiar.
Nu sunt permise modificari ale politicilor contabile pe parcursul unui exercitiu financiar.

Ultima modificare a Legii contabilitatii a introdus o noua contraventie!

Amenzi de pana la 4.000 lei in cazul lipsei politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie!

Afla detalii aici >>>

Politicile contabile trebuie astfel elaborate incat sa cuprinda toate operatiile care sunt realizate de catre entitate precum si sa acopere toate situatiile in care legislatia prevede doua sau mai multe tratamente alternative (de exemplu costul indatorarii poate fi capitalizat sau recunoscut ca si cheltuiala, durata de viata a imobilizarilor, alegerea metodei de amortizare, exercitiul financiar poate fi diferit de anul calendaristic etc.) precum si situatiile in care legislatia solicita existenta unor politici sau proceduri specifice (de exemplu inventarierea).

EXEMPLU
 
Societatea Bambus SRL, avand ca obiect de activitate productia si vanzarea de mobilier, intocmeste manualul politicilor contabile.

Manualul politicilor contabile al SC BAMBUS SRL

Societatea aplica prevederile Reglementarilor contabile conforme cu Directiva a IV-a a CEE, parte componenta a Directivelor europene aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 3055/2009, cu modificarile si completarile ulterioare.

Politicile contabile cuprinse in acest manual au fost elaborate in conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finantelor publice nr. 3.055/2009, cu modificarile si completarile ulterioare.
Politicile contabile au ca principal obiectiv furnizarea de informatii care sa indeplineasca cerintele calitative stabilite prin reglementarile contabile si anume sa fie: inteligibila, relevanta, credibila si comparabila.

Politicile contabile respecta principiile contabile general admise.
Contabilitatea este condusa in lei, iar pentru operatiunile in valuta in lei si valuta.
Situatiile financiare anuale sunt intocmite utilizand politicile contabile din acest manual, in limba romana si in lei.

1. Exercitiul financiar

Exercitiul financiar al SC BAMBUS SRL este anul calendaristic.
 
2. Prezentarea activelor ca active imobilizate sau ca active circulante

Activele imobilizate sunt acele active achizitionate sau produse de societate, generatoare de beneficii economice viitoare si detinute pe o perioada mai mare de un an, care au o valoare initiala mai mare de 1.800 lei  (valoarea se stabileste de catre entitate si poate fi diferita de valoarea stabilita in scopuri fiscale).

3. Imobilizarile necorporale

Cheltuielile de constituire ale societatii se imobilieaza in categoria imobilizarilor necorporale.  Cheltuielile ocazionate de infiintarea societatii se amortizeaza liniar pe o perioada de 2 ani.
Cheltuielile ulterioare efectuate cu o imobilizare necorporala dupa cumpararea acesteia se inregistreaza in conturile de cheltuieli atunci cand sunt efectuate.
Metoda de amortizare - imobilizarile necorporale se amortizeaza prin metoda lineara.
Durata de viata a imobilizarilor necorporale este de 3 ani.

Ultima modificare a Legii contabilitatii a introdus o noua contraventie!

Amenzi de pana la 4.000 lei in cazul lipsei politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie!

Afla detalii aici >>>

Ajustari pentru pierderi din depreciere - la data bilantului are loc inventarierea imobilizarilor necorporale. Eventualele diferente constatate intre valoarea de inventar si valoarea contabila neta a imobilizarii respective se inregistreaza ca si pierdere din depreciere pe seama conturilor de cheltuieli corespunzatoare atunci cand valoarea contabila este mai mare decat valoarea de inventar.

Aceste pierderi din depreciere se reiau pe venituri ulterior, la incetarea conditiilor care au condus la recunoasterea lor.

4. Imobilizarile corporale

Recunoasterea initiala - imobilizarile corporale sunt recunoscute initial la costul de achizitie sau de productie.
Cheltuielile ulterioare - cheltuielile ulterioare aferente unei imobilizari corporale trebuie recunoscute drept cheltuieli in perioada in care au fost efectuate.

Cheltuielile ulterioare efectuate asupra cladirilor care au ca efect renovarea acestora in procent mai mare de 40%, care au ca rezultat cresterea gradului de confort si cresterea beneficiilor obtinute se recunosc ca o componenta a activului renovat si majoreaza valoarea acestuia.

Amortizarea - societatea utilizeaza metoda de amortizare liniara.
Durata de viata - se stabilesc urmatoarele durate de viata:
Cladiri: 20 ani
Autoturisme: 5 ani
Alte dispozitive specifice: 3 ani

Evaluarea la data bilantului - imobilizarile corporale sunt reevaluate la un  interval de 3 ani.
Reevaluarea se efectueaza de catre evaluatori autorizati.
In exercitiile financiare in care nu se efectueaza reevaluari (intre doua evaluari) imobilizarile sunt prezentate in situatiile financiare anuale la:

valoarea justa de la data ultimei reevaluari - amortizarea cumulata - ajustarile pentru pierderi din depreciere cumulate

Tratamentul amortizarii la reevaluare - amortizarea cumulata pana la data cand se efectueaza reevaluarea este eliminata din valoarea activului.

5. Rezerva din reevaluare

Plusul sau minusul rezultat din reevaluarea imobilizarilor corporale se reflecta in creditul sau debitul contului 105 „Rezerve din reevaluare”.

Evidentierea rezervelor din reevaluare trebuie efectuata pe fiecare imobilizare corporala in parte si pe fiecare operatiune de reevaluare care a avut loc.

Surplusul din reevaluare inclus in rezerva din reevaluare este capitalizat prin transferul direct in rezerve la scoaterea din evidenta prin cedare sau casare a activului pentru care s-a constituit rezerva din reevaluare.

6. Stocurile

Evaluarea initiala - sunt inregistrate initial la costul de achizitie al acestora.
Costul de achizitie se determina ca suma a pretului de cumparare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport, manipulare si alte cheltuieli direct atribuibile achizitiei bunurilor respective.

Reducerile comerciale acordate de furnizor si inscrise pe factura de achizitie reduc pretul de achizitie al bunurilor.

Reducerile comerciale primite ulterior facturarii, indiferent de perioada la care se refera, se evidentiaza distinct in contabilitate in conturi de cheltuieli corespunzatoare, pe seama conturilor de terti.
Evaluarea la data bilantului. La data bilantului stocurile sunt evaluate la cea mai mica valoare dintre valoarea contabila si valoarea realizabila neta (valoarea de inventar).
In cazul in care valoarea realizabila neta este mai mica decat valoarea contabila, valoarea stocurilor se diminueaza pana la nivelul valorii realizabile nete, prin constituirea unei ajustari pentru depreciere.
Evaluarea la iesirea din gestiune. Pentru determinarea costului de iesire al stocurilor se foloseste metoda FIFO.

7. Creantele

Creantele sunt inregistrate la valoarea probabila de incasare. Pentru creantele a caror scadenta a fost depasita cu 6 luni, la data bilantului se recunosc ajustari pentru deprecierea creantelor.
Creantele in valuta se inregistreaza la cursul comunicat de BNR de la data facturarii.
Evaluarea creantelor in valuta, precum si a celor cu decontare in lei in functie de cursul unei valute se face lunar la cursul comunicat de BNR, eventualele diferente favorabile sau nefavorabile se inregistreaza la venituri sau cheltuieli financiare, dupa caz.

Ultima modificare a Legii contabilitatii a introdus o noua contraventie!

Amenzi de pana la 4.000 lei in cazul lipsei politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie!

Afla detalii aici >>>

8. Fondurile nerambursabile

Fondurile nerambursabile primite se reflecta in categoria subventiilor aferente activelor sau aferente veniturilor, in functie de natura lor.

Recunoasterea la venituri. Subventiile se recunosc, pe o baza sistematica, drept venituri ale perioadelor corespunzatoare cheltuielilor aferente pe care aceste subventii urmeaza sa le compenseze.
In cazul subventiilor aferente activelor, fondurile nerambursabile se inregistreaza pe venituri lunar, concomitent cu inregistrarea amortizarii activului respectiv.

Determinarea sumei anuale care se reia la venituri se face prin raportarea fondurilor primite/durata de viata a activului achizitionat (ani).

Subventiile pentru venituri se inregistreaza in contabilitate ca venit amanat.
Venitul amanat se inregistreaza in contul de profit si pierdere pe masura inregistrarii cheltuielilor.
Pentru determinarea sumei care se recunoaste la venituri se calculeaza procentul de executie al proiectului la sfarsitul perioadei, dupa urmatoarea formula:

% de executie = cheltuieli aferente proiectului suportate de la inceputul perioadei pana in prezent/cheltuieli totale necesare proiectului (fonduri nerambursabile + fonduri proprii)

Ultima modificare a Legii contabilitatii a introdus o noua contraventie!

Amenzi de pana la 4.000 lei in cazul lipsei politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie!

Afla detalii aici >>>

Suma de recunoscut la venituri aferente perioadei de la inceputul proiectului pana in prezent se determina astfel :

procentul de executie determinat x valoarea totala a venitului amanat (fonduri nerambursabile)

Suma de recunoscut la venituri ale perioadei (lunii) se determina ca:

venit aferent  perioadei de la inceputul proiectului pana in prezent  - venituri recunoscute deja

9. Costul indatorarii

Recunoasterea costului indatorarii
Costul indatorarii se recunoaste ca si cheltuiala in contul de profit si pierdere atunci cand este suportat.

10. Instrumente financiare pe termen scurt

Recunoasterea initiala. La intrarea in entitate, investitiile pe termen scurt se evalueaza la costul de achizitie, prin care se intelege pretul de cumparare, sau la valoarea stabilita potrivit contractelor.
Evaluarea la iesirea din entitate. La iesirea din gestiune a investitiilor pe termen scurt se aplica metoda FIFO (primul intrat primul iesit).

11. Repartizarea profitului

Rezultatul definitiv al exercitiului financiar se stabileste la inchiderea acestuia si reprezinta soldul final al contului de profit si pierdere.
Repartizarea profitului se inregistreaza in contabilitate pe destinatii, dupa aprobarea situatiilor financiare anuale. Repartizarea profitului se efectueaza in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Evidentierea in contabilitate a destinatiilor profitului contabil se efectueaza dupa adunarea generala a actionarilor sau asociatilor care a aprobat repartizarea profitului, prin inregistrarea sumelor reprezentand dividende cuvenite actionarilor, rezerve si alte destinatii, potrivit legii.
Pierderea contabila reportata se acopera din profitul exercitiului financiar si cel reportat, din rezerve si capital social, potrivit hotararii adunarii generale a actionarilor sau asociatilor, cu respectarea prevederilor legale.

12. Corectarea erorilor contabil

Corectarea erorilor se efectueaza la data constatarii lor.
Corectarea erorilor aferente exercitiului financiar curent se efectueaza pe seama contului de profit si pierdere.

Stornarea operatiunilor contabile aferente exercitiului financiar curent se efectueaza in rosu prin corectarea cu semnul minus a operatiunii initiale.

Corectarea erorilor aferente exercitiilor financiare precedente atat a celor semnificative cat si a celor nesemnificative se efectueaza pe seama rezultatului reportat.

13. Inventarierea

Perioada. Inventarierea anuala se efectueaza in perioada 3-6 ianuarie a fiecarui an. Rezultatele inventarierii se reflecta in situatiile financiare ale exercitiului incheiat la 31 decembrie.
Comisia de inventariere este formata din 3 persoane, un inginer, un economist si un maistru, din care una din persoane este numita presedinte al comisiei. Nominalizarea persoanelor in comisia de inventariere se face prin decizie a administratorului, emisa cu cel putin 5 zile lucratoare inaintea inceperii lucrarilor de inventariere.

Desfasurarea inventarierii

Comisia de inventariere solicita gestionarului o declaratie scrisa prin care sa specifice daca in afara bunurilor societatii are in gestiune si alte bunuri apartinand tertilor, primite cu sau fara documente, are plusuri sau lipsuri in gestiune, are bunuri nereceptionate sau care trebuie expediate pentru care s-au intocmit documentele aferente, a primit sau a eliberat bunuri fara documente legale, detine numerar din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa, are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va mentiona in declaratia scrisa felul, numarul si data ultimului document de intrare/iesire a bunurilor in/din gestiune.

Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor si de catre comisia de inventariere.

Se sigilieaza spatiile de inventariere.

Se constata existenta faptica a elementelor de natura imobilizarilor si se inscriu in lista de inventariere.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz. Bunurile aflate in ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj astfel incat sa fie verificate 20% din bunurile ambalate.
Toate bunurile inventariate se inscriu in listele de inventariere care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri.

Produsele in curs de executie, lucrarile si serviciile in curs de executie se inventariaza prin stabilirea stadiului de executare a acestora. Stadiul de executare se determina ca raport intre: cheltuielile efectiv suportate (conform devizelor)/costuri totale estimate pentru finalizarea produsului (conform contractelor incheiate).

Creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza punctajelor reciproce scrise.

Disponibilitatile banesti, precum si alte valori aflate in casierie se inventariaza prin confruntarea soldului Registrului de casa cu numerarul existent.
Disponibilitatile aflate in conturi la banci se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitate.
Listele de inventariere se semneaza pe fiecare fila de catre presedintele comisiei, membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.

Valoarea de inventar

Valoarea de inventar se determina tinand seama de starea bunului si pretul pietei.

In cazul constatarii unei degradari accentuate a bunului, o reducere a pretului pietei este necesara determinarea valorii recuperabile a imobilizarii, respectiv a valorii realizabile nete in cazul stocurilor.
In cazul in care se constata ca valoarea de inventar este mai mare decat valoarea cu care acesta este evidentiat in contabilitate, in listele de inventariere se inscriu valorile din contabilitate.

Ultima modificare a Legii contabilitatii a introdus o noua contraventie!

Amenzi de pana la 4.000 lei in cazul lipsei politicilor si procedurilor contabile prevazute de legislatie!

Afla detalii aici >>>

In cazul in care valoarea de inventar a bunurilor este mai mica decat valoarea din contabilitate, in listele de inventariere se inscrie valoarea de inventar.

Rezultatele inventarierii

Pentru plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicita explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii bunurilor, respectiv a urmaririi decontarii creantelor.

Pe baza explicatiilor primite si a documentelor analizate, comisia de inventariere stabileste natura lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constatate, precum si natura plusurilor.
Bunurile constatate plus la inventariere se inregistreaza  la valoarea justa.
Activele constatate minus in gestiune se scot din evidenta, cu imputarea sau nu a lipsei acestora, dupa caz.