Cheltuieli de marketing. Cum le inregistram corect in contabilitate

Analizam cazul unei societati care organizeaza o campanie de marketing la care participa principalii clienti, constand intr-o deplasare la un targ organizat in strainatate. Urmeaza sa vedem daca toate cheltuielile aferente acestei actiuni se inregistreaza in contul 623 "Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate" sau defalcat pe conturile de cheltuieli in functie de natura lor: bilete de avion, masa, cazare , bilet de intrare la targ, consumabile promotionale (pixuri personalizate, agende, tricouri) etc.


Raspuns:

Din Capitolul  VII: "Functiunea conturilor", specificat in Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 3055/2009 , pentru anumite conturi retinem urmatoarele explicatii:
 
- Contul 604 "Cheltuieli privind materialele nestocate"
Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind materialele nestocate.
In debitul contului 604 "Cheltuieli privind materiale nestocate" se inregistreaza:
- valoarea materialelor nestocate aprovizionate de la furnizori
 
- Contul 623 "Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate"
Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor de protocol, reclama si publicitate.
In debitul contului 623 "Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate" se inregistreaza:
- sumele datorate sau achitate care privesc actiunile de protocol, reclama si publicitate
 
- Contul 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal"
Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind transportul de bunuri si personal, executate de terti.
In debitul contului 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal" se inregistreaza:
- sumele datorate sau achitate pentru transportul de bunuri, precum si pentru transportul colectiv de personal
 
- Contul 625 "Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari"
Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu deplasarile, detasarile si transferarile personalului.
In debitul contului 625 "Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari" se inregistreaza:
- sumele datorate sau achitate reprezentand cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari (inclusiv transportul)...
 
- Contul 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti"
Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta altor cheltuieli cu serviciile executate de terti.
In debitul contului 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti" se inregistreaza:
- sumele datorate sau achitate pentru alte servicii executate de terti...
 
Din cele citate mai sus, intelege ca aceste grupe mari de cheltuieli se utilizeaza pentru destinatiile specificate in explicatii:
contul 604 - pentru materialele utilizate de unitate pentru nevoi proprii, contul 623 - pentru protocol, reclama si publicitate (in care nu sunt evidentiate cheltuielile de marketing); contul 624 - pentru transportul personalului propriu; 625 - pentru deplasarile personalului propriu.
 
Facind analiza cheltuielilor pe baza celor specificate, in cazul relatat de dvs, avind in vedere ca cei care se deplaseaza si care, implicit, efectueaza anumite cheltuieli odata cu deplasarea, nu sunt salariatii proprii, s-ar impune utilizarea contului 628/analitic distinct cheltuieli de marketing.
 
Daca ati inregistra sumele in contul 623, acesta presupune doua analitice: un analitic pentru protocol, in vederea calcularii deductibilitatii de 2% din profit si al doilea analitic pentru reclama si publicitate - deductibil pe baza de contract.
Ori, in cazul cheltuielilor de marketing, fiind specificate in mod distinct ca fiind deductibile (la art. 21 alin. (2) litera i) cod fiscal ), consider ca se impune a fi inregistrate in contul 628/analitic distinct cheltuieli de marketing.