ContaUtil: Documentarea muncii de expertiza a situatiilor financiare

Documentele de lucru pentru expertiza situatiilor financiare servesc urmatoarelor scopuri:

-  ajuta expertul la desfasurarea activitatii sale si permite adoptarea unei abordari metodice;
-  constituie probe pentru concluziile trase si fundametarea atestarii date de profesionistul contabil.

Gradul de extindere a documentelor este o problema de rationament profesional, iar expertul trebuie sa-si bazeze decizia privind extinderea documentelor pe ceea ce ar fi necesar penntru a inlesni unui expert experimentat, fara legaturi anterioare cu expertiza respectiva, sa inteleaga activitatea desfasurata in temeiul deciziilor luate.

In cadrul misiunii de examinare a contabilitatii, intocmire si prezentare a situatiilor financiare, profesionistul contabil deschide si tine la zi, pentru fiecare din clientii sai:
-  un dosar permanent, care cuprinde toate informatiile utile despre intreprindere pentru misiunea in curs sau pentru cele ulterioare;
-  un dosar al exercitiului, care centralizeaza toate documentele de lucru privind situatiile financiare ale exercitiului in curs.
Calitatea, tipul si continutul vor varia functie de circumstante, dar documentele de lucru trebuie sa cuprinda, unde este cazul:
-  informatii privind structura legala si organizationala a entitatii;
-  scurt istoric al intreprinderii;
-  informatii privind sectorul, mediul economic si legislativ in cadrul caruia functioneaza entitatea;
-  organigrame;
-  persoanele care angajeaza intreprinderea;
-  conturile anuale ale ultimelor exercitii
-  note asuprea statutului;
-  procese-verbale ale Consiliului de administratie si Adunarii generale;
-  structura grupului;
-  contracte, asigurari.

I. Dosarul permanent

Unele informatii si documente primite sau analizate in cursul diferitelor etape ale misiunii pot fi folosite pe toata durata mandatului. Ele nu au deci nevoie sa fie cercetate in fiecare an. Clasarea lor intr-un dosar separat, dosarul permanent, permite utilizarea lor ulterioara dupa aducerea sa la zi.

Dosarul permanent permite evitarea repetarii in fiecare an a unor lucrari si transmiterea de la un exercitiu la altul a elementelor de cunoastere a intreprinderii.

Elementele caracteristice continute de dosarul permanent sunt:

Informatii despre client:
-  informatii generale;
-  detalii despre actvitate;
-  organigrama;
-  conturi bancare si persoane cu drept de semnatura;
-  adminsitratorii si alt personal relevant;
-  parti afiliate.
Informatii si contracte sau acte cerute de lege:
-  copie a actului costitutiv al societatii si ale actelor aditionale ce au determinat modificari ale acestuia;
-  extrase ale proceselor-verbale ale AGA si CA;
-  copii ale contractelor de imprumut;
-  copii ale contractelor de leasing si ale titlurilor de proprietate;
-  copii ale evaluarilor de terenuri si cladiri;
-  detalii despre capitalul subscris si varsat;
-  declaratiile referitoare la impozitul pe profit;
-  detalii despre legile si alte acte normative relevante.

Sistemul contabil:

-  prezentarea registrelor si evidentelor;
-  prezentarea sistemului informatic;
-  politicile contabile semnificative;
-  informatiile din dosarul permanent trebuie revizuite anual.

II. Dosarul exercitiului

Dosarul exercitiului cuprinde toate elementele unei misiuni, a caror utilitate nu depaseste exercitiul controlat; el permite asamblarea tuturor lucrarilor, de la organizarea misiunii la sinteza si formularea Raportului.

Dosarul exercitiului este indispensabil pentru:

-  mai buna organizare si control ale misiunii;
-  documentarea lucrarilor efectuate, deciziilor luate si asigurarea ca programul s-a
derulat fara omisiuni;
-  inlesnirea muncii in echipa si supervizarea lucrarilor date la colaboratori;
-  justificarea opiniei emise si redactarea raportului.

Important!

Dosarul exercitiului ar trebui sa cuprinda toate informatiile relevante pentru perioada financiara pentru care se certifica situatiile financiare. Nu se poate specifica in mod exact ce informatii trebuie sa cuprinda acest dosar, pentru ca acesta depinde de circmustantele fiecarui angajament.

In linii mari, un astfel de dosar cuprinde informatii si documente referitoare la:

Planificarea misiunii:
-  note asupra utilizarii lucrarilor de control efectuate de catre altii (auditori interni,
diversi specialisti);
-  datele si duratele vizitelor, locurile de interventie;
-  compunerea echipei;
-  data pentru emiterea raportului;
-  buget de timp si realizarea lui.

Supervizarea lucrarilor:
-  note asupra studierii dosarelor si stabilirea solutiilor la problemele ridicate;
-  aprobarea tuturor deciziilor importante care pot afecta planificarea, program;
-  lucrarilor, executarea lucrarilor, concluziile lucrarilor, continutul raportului.

Aprecierea controlului intern:
-  evaluarea punctelor tari, punctelor slabe si zonelor de risc;
-  foi de lucru privind: bazele de stabilire a sondajelor asupra functionarii sistemelor, detalii asupra sondajelor efectuate;
-  comentarii asupra anomaliilor descoperite.

Munca de expertiza

In cazul unei misiuni de expertiza privind examinarea contabilitatii, intocmirea si prezentarea situatiilor financiare, expertul contabil va trebui sa efectueze o expertizare a tuturor conturilor.

Pentru fiecare grupa de conturi semnificative, expertiza conturilor impune:

Verificarea rulajelor si sodurilor conturilor, corelatii intre conturi
Verificarea documentelor primare sub aspectul formei:
-  toate inregistrarile au documente legale;
-  daca se intocmesc la timp si contin toate elementele;
-  verificarea documentelor cu regim special;
-  modul cum sunt corectate erorile;
-  daca documentele apartin entitatii pentru care se certifica situatiile financiare;
-  daca formularele sunt utilizate conform normelor interne stabilite;
-  respectarea prevederilor O.M.E.F. nr. 3.512/2008.
Verificarea documentelor privind continutul lor:
-  realitatea si exactitatea lor;
-  verificari faptice;
-  verificari incrucisate;
-  scrisori de afirmare;
-  note explicative;
-  note de constatare;
-  scrisori de confirmare primite de la terti.

Totodata expertul trebuie sa se asigure de faptul ca societatea respecta reglementarile legale privind tinerea si organizarea registrelor obligatorii si respectarea normelor privind intocmirea documentelor justificative.

Expertul va avea in vedere verificarea si a modului de organizare a evidentelor contabile, daca sistemul informational corespunde reglementarilor legale si caracteristicilor specifice societatii. Expertul va face teste si aprecieri si asupra programului informatic utilizat de societate.
Expertizarea tranzactiilor, operatiilor se va face de catre expertul contabil prin sondaj, esantionare, in urma stabilirii unui anumit prag de semnificatie.

Profesionistul contabil trebuie sa verifice existenta politicilor contabile si sa aprecieze adecvarea acestora la activitatea desfasurata de client si, nu in ultimul rand, sa se asigure ca acestea sunt in concordanta cu referentialul contabil admis.


Toate tranzactiile, operatiile vor fi analizate de expertul contabil prin raportare la politicile contabile si la cardul de raportare aplicat de client.

Verificarile propuse mai jos nu constituie decat o lista indicativa care poate servi la intocmirea unui program individualizat pentru fiecare dosar - client - in parte.

Aceasta lista poate fi:
-  completata cu punctele, obiectivele specifice fiecarei activitati;
-  modificata, adaptata in functie de organizarea contabilitatii fiecarui client.