Registrul electronic de evidenta a zilierilor. Cum se gestioneaza si ce contine?

 Incepand cu data de 25 iulie 2020, beneficiarii au obligatia sa tina evidenta zilierilor in Registrul electronic de evidenta a zilierilor.

Prin Ordinul ministrului muncii si protectiei sociale nr. 1.140/2020 a fost stabilita metodologia de intocmire si transmitere a registrului electronic de evidenta a zilierilor, precum si inregistrarile care se efectueaza in acesta.

Inspectia Muncii a oferit raspunsuri la cateva dintre nelamuririle frecvente ale utilizatorilor.

Spre exemplu, este important de stiut ca aplicatia instalata pe telefonul mobil anterior datei de 25 iulie 2020 nu mai primeste autorizarea si nu mai poate transmite registrul.

Utilizatorii trebuie sa dezinstaleze versiunea veche a aplicatiei „Inspectia Muncii”, versiunea de test, si sa instaleze versiunea curenta. Pentru a fi siguri ca nu sunt pastrate date de test si setari introduse in versiunea veche a aplicatiei, este recomandabil sa efectuati Clear cache si Clear data din aplicatia veche inainte de dezinstalarea acesteia.
 

Care este modalitatea prin care se gestioneaza Registrul de evidenta a zilierilor?

Registrul de evidenta a zilierilor se completeaza si se transmite electronic prin intermediul aplicatiei informatice „Inspectia Muncii”. Beneficiarul poate desemna una sau mai multe persoane pentru a utiliza aplicatia „Inspectia Muncii”, conform prevederilor legale.

Utilizatorii desemnati de catre beneficiar pot utiliza, dupa caz, fie varianta mobila, fie varianta web a aplicatiei „Inspectia Muncii”. Aplicatia poate fi descarcata gratuit din Google Play sau App Store pentru a fi utilizata pe dispozitivele mobile de tip Smartphone sau Tableta. Varianta web este destinata utilizarii pe dispozitivele desktop sau laptop.

Utilizatorii desemnati trebuie autorizati electronic de catre beneficiar. Cererile de Autorizare acces se completeaza de catre fiecare utilizator in parte, in aplicatia „Inspectia Muncii” instalata pe dispozitivul propriu, si se transmit beneficiarului spre aprobare.
Beneficiarul autorizeaza accesul utilizatorilor prin intermediul aplicatiei web accesibila din portalul Inspectiei Muncii din sectiunea Administrator companie. Pentru autentificare in aplicatia web si autorizarea utilizatorilor, beneficiarul trebuie sa detina numele de utilizator si parola eliberate de inspectoratul teritorial de munca. Utilizatorii desemnati si autorizati de catre beneficiar pentru a completa si a transmite Registrul electronic de evidenta a zilierilor nu au nevoie pentru a desfasura aceasta activitate de numele de utilizator si parola eliberate de inspectoratul teritorial de munca.
 

Registrul de evidenta a zilierilor: cum trebuie sa arate fisierul Excel?

In aplicatia „Inspectia Muncii” contactele, respectiv datele zilierilor, pot fi importate dintr-un fisier de tip CSV. Acestea pot fi obtinute prin salvarea unui  document Excel in format .csv sau prin alte modalitati din sistemele proprii de evidenta a personalului utilizate de beneficiari.

Inspectia Muncii informeaza intr-un document ca fisierul va contine 5 coloane, fiecare reprezentand cate un camp din ecranul adaugare zilier.

A. Prima coloana contine prenumele zilierului.
B. A doua coloana contine numele de familie.
C. Cea de-a 3-a coloana reprezinta informatia despre ziler, daca acesta are cetatenie sau este apatrid. Coloana a 3-a poate contine una din cele 3 valori:

a. „Cu drept de sedere in alta tara decat Romania”
b. „Cu drept de sedere pe termen lung in Romania”
c. „Cu cetatenie”.

D. Cea de-a 4-a coloana reprezinta cetatenia zilierului. Campul poate fi lasat gol doar in cazul in care zilierul este apatrid.
E. Cea de-a 5-a coloana reprezinta CNP-ul zilierului. In cazul in care zilierul este cetatean roman, se va scrie CNP-ul acestuia. In cazul in care zilierul este cetatean strain, se va scrie CNP-ul sau NIF-ul acestuia, format din 13 caractere, eliberat de autoritatile din Romania.

 

Descriere NIF:
https://ec.europa.eu/taxation_customs/tin/pdf/ro/TIN_-_country_sheet_RO_ro.pdf

In cazul cetatenilor straini care nu detin sau care se afla in curs de obtinere a codului de identificare, se va scrie numarul pasaportului.