GHID privind accesarea functionalitatilor REGES-ONLINE: modul angajat si modul angajator

Inspectia Muncii a anuntat recent ca au inceput consultarile publice referitoare la sistemul informatic REGES-ONLINE, un pas important pentru digitalizarea institutiei. 

Potrivit documentului publicat in consultare publica pe site-ul institutiei, data lui de finalizare este trimestrul IV al anului 2024. Prezentam mai jos un ghid privind accesarea functionalitatilor REGES-ONLINE cu ceea ce va contine modulul angajat si modulul angajator.

Accesarea functionalitatilor REGES-ONLINE: ce va cuprinde sistemul pentru salariat si angajator

Accesarea functionalitatilor REGES-ONLINE va trebuie sa poata fi realizata in mod securizat doar de catre persoanele inregistrate cu succes, dupa stabilirea identitatii utilizatorului.

Un utilizator autentificat cu succes va avea acces in mod implicit cel putin la urmatoarele functionalitati:

• Modulul salariat

• posibilitatea de inrolare a unui angajator nou folosind functionalitatile descrise in Modulul angajator

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Portal Codul fiscal - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Profilul unui utilizator

Utilizatorii autentificati in sistem trebuie sa-si poata vizualiza si gestiona minim datele personale, tipul de securitate pentru autentificare dorit precum si preferintele privind modalitatea de autentificare, comunicarile primite din partea sistemului, limba de utilizare a sistemului.

Astfel platforma dezvoltata trebuie sa dispuna de urmatoarele functionalitati:

• posibilitatea de modificare a datelor din profil
- pentru schimbarea numelor sau a tipului actului de identitate se va avea in vedere realizarea unei verificari automate minim cu sistemele IT ale Directiei Generale Pentru Evidenta Persoanelor, Inspectoratului General pentru Imigrari
• posibilitatea de a stabili daca doreste autentificare avansata de tip 2FA sau autentificare simpla prin nume de utilizator si parola
• posibilitatea modificarii modalitatilor de notificare in afara sistemului (email sau aplicatie mobila) si a tipurilor de notificari ce sa fie transmise, minim pentru transmiterea codurilor necesare pentru autentificarea in 2 pasi (2FA)
• posibilitatea stabilirii limbii in care sa fie afisata interfata sistemului pentru utilizator.

Modul salariat

Scopul modulului este punerea la dispozitia persoanelor fizice, salariatilor/fostilor salariati a posibilitatii vizualizarii inregistrarilor/istoricului propriilor relatii de munca intr-un mediu securizat. Astfel, fiecare persoana fizica, salariat/fost salariat din Romania, va avea posibilitatea sa acceseze sistemul si sa isi verifice propriile informatii privind relatiile de munca curente / precedente. Informatiile la care va avea acces salariatul vor fi minim: contractele de munca si toate operatiunile conexe privind relatia de munca cu angajatorul (detasari, sporuri, acte aditionale, transferuri, incetari etc.). Dreptul de acces se va limita la vizualizarea, descarcarea si tiparirea acestor date, precum si la generarea online si descarcarea unui extras
din registru.

Se urmareste astfel imbunatatirea transparentei si asigurarea unui nivel suplimentar de validare a informatiilor introduse de catre angajatori direct de la persoane interesate - angajati.

Din punct de vedere functional acest modul trebuie sa asigure minim:

• Posibilitatea vizualizarii informatiilor introduse de catre angajatori, minim:
- datele introduse din 2006 conform Hotararii Guvernului nr. 161/2006 vor fi importate in platforma si vor fi accesibile salariatilor sub forma unei arhive electronice
- datele introduse conform Hotararii Guvernului nr. 500/2011 si datele inregistrate conform dispozitiilor HotarariiGuvernului nr. 905 din 2017 – actualul mod de lucru
- datele noi introduse de catre responsabilii angajatorilor utilizand noul sistem REGES-ONLINE, in timp real. In momentul adaugarii, modificarii, corectiei datelor privind un contract de munca in derulare utilizatorul salariat va fi notificat automat de catre sistem asupra operatiunii realizate, conform schemei de notificari selectate
• Posibilitatea vizualizarii direct din interfata platformei a istoricului modificarilor asupra unei operatiuni realizate de catre angajator, cel putin in ceea ce priveste informatii de tip modificare si momentul realizarii modificarii.
• Posibilitatea de a descarca un extras al datelor introduse de catre angajator(i) minim in format .xlsx, .csv, .pdf.
• Vechimea in munca sau in specialitate poate fi dovedita cu extrasul generat online din registru conform dispozitiilor legale aplicabile 
• Se va avea in vedere afisarea in pagina de vizualizare sau de descarcare a extrasului generat online a dispozitiilor legale aplicabile.

Modul Angajatori

Scopul modulului de angajatori este realizarea operatiilor referitoare la salariati si contracte de munca la nivel de angajator, in conditiile prevazute de legislatia in vigoare, de catre utilizatori desemnati.

Sistemul REGES-ONLINE trebuie sa permita indeplinirea obligatiilor angajatorilor, in conformitate cu prevederile art. 34 din Legea nr. 53/2003, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare – Codul muncii, respectiv in cazul in care exista modificari, conform legislatiei in vigoare la data implementarii sistemului si pe durata perioadei de suport tehnic si garantie ofertate.

Astfel, sistemul trebuie sa permita:

• infiintarea registrului general de evidenta a salariatilor, la nivel de angajator, prin inregistrarea in sistem a datelor referitoare la acestia;
• inregistrarea corectiei datelor referitoare la angajatori;
• inregistrarea modificarii datelor referitoare la angajatori;
• inregistrarea de catre angajator a unor inregistrari referitoare la nomenclatoare;
• inregistrarea incetarii activitatii angajatorului;
• vizualizarea istoricului inregistrarilor referitoare la angajator, salariati si contracte de munca;
• inregistrarea in registrul angajatorilor a datelor referitoare la salariati si contractele de munca ale acestora;
• preluarea in platforma a tuturor angajatorilor si datele transmise de catre acestia, cu istoric, din baza de date constituita in temeiul dispozitiilor Hotararii Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor;
• preluarea in platforma a tuturor angajatorilor si datele transmise de catre acestia, cu istoric, din baza de date constituita in temeiul dispozitiilor Hotararii Guvernului nr. 500/2011, actualizata;

• credentialele utilizatorilor existenti sa fie migrate si asociate entitatilor de angajatori;
• accesul salariatilor sau al fostilor salariati la datele din registru, cu asigurarea masurilor de protectie a datelor cu caracter personal; vizualizarea, descarcarea si tiparirea acestor date, precum si la generarea online si descarcarea unui extras din registru.
Modulul angajatori REGES-ONLINE va inlocui modul actual de lucru cu aplicatia off-line Revisal prin generarea de fisiere .rvs si incarcarea acestora in sistem, toate operatiile urmand a fi realizate on-line, direct in sistem.

In dezvoltarea modulului se vor avea in vedere urmatoarele principii:

• informarea utilizatorilor
-  sistemul trebuie sa afiseze mesaje de informare/atentionare pentru utilizatori in paginile de lucru
- sistemul trebuie sa dispuna de un mecanism de transmitere notificari pe baza unor evenimente
- Mesajele de informare, notificarile si regulile in urma caror acestea sunt declansate nu sunt descrise exhaustiv in prezentul caietul de sarcini ci vor fi stabilite in etapa de analiza
• sprijinirea verificarii corectitudinii datelor colectate. Sistemul trebuie sa sprijine verificarea datelor introduse de catre utilizatori prin cel putin urmatoarele mecanisme:
- integrarea cu sistemele informatice minim ale Directiei Generale Pentru Evidenta Persoanelor, ONRC, IGI si ANAF, pentru furnizarea datelor de identificare ale entitatilor (persoane si angajatori) in scop de verificare a a datele introduse in sistem
- reguli de verificare si validare atat pentru formatul campurilor (ex. CNP, date) cat si din punct de vedere a succesiunii evenimentelor si constrangerile existente in legislatie de exemplu: (introducerea unui spor/act aditional la un contract de munca sa poata fi realizate doar in perioada de valabilitate a contractului de munca in vigoare)
• transparenta privind informatiile introduse
- informatiile introduse sau generate in cadrul modulului vor putea fi accesate, transmise, editate, corectate/modificate si exportate in timp real la solicitarea utilizatorului prin interactiunea cu platforma in urma autentificarii
- toate operatiunile realizate de catre utilizatori sa fie jurnalizate in sistem – iar accesul la aceste informatii sa se poata face de catre ceilalti utilizatori (operatori IM/ITM si useri externi cu acces pe baza unui protocol incheiat in temeiul legii) in functie de nivelul de acces.

Accesul angajatorilor la REGES-ONLINE

Se urmareste ca REGES-ONLINE sa asigure atat transparenta cat si responsabilizarea utilizatorilor care introduc sau gestioneaza datele din sistem. Astfel pentru a se putea realiza managementul utilizatorilor si accesului la sistemul REGES-ONLINE, se vor avea in vedere urmatoarele:

• identificarea in mod unic si nominal a fiecarui utilizator in sistem prin crearea de conturi nominale de acces – procesul de introducere/colectare a datelor nu se va mai putea realiza prin intermediul unor conturi impersonale bazate doar pe CUI/CIF si partaje de mai multe persoane;
• gestionarea centralizata si unitara a accesului utilizatorilor in sistem prin autorizarea utilizatorului doar la componentele si modulele functionale ale sistemului conform cu drepturile de acces si atributiile specifice;
• toate procesele de introducere sau gestionare a datelor se va putea realiza doar de catre utilizatori autentificati si autorizati, exceptie facand doar informatii de interes public disponibile pentru publicul larg.

Inrolarea angajatorilor noi

Procesul de inrolare a unui nou angajator (altul decat cei de la cap 3.2.6.2.3.2) trebuie sa poata fi realizat integral online, urmand porcesul descris mai jos, sau un proces echivalent care poate fi identificat in etapa de analiza derulata de Prestator:

(a) Initierea procesului de inrolare de catre un angajator

• solicitantul crearii unei noi entitati de angajator trebuie sa fie autentificat in sistem folosind contul nominal personal
• platforma va permite ca utilizatorul astfel conectat sa acceseze o sectiune specifica inrolarii noilor angajatori
• solicitarea de inrolare se va realiza prin completarea unui formular web. La completarea si/sau salvarea formularului vor fi utilizate mecanisme de verificare si validare a datelor atat prin definirea unor reguli privind unicitatea datelor introduse la nivelul platformei cat si prin integrarea cu Directia Generala Pentru Evidenta Persoanelor, ONRC si ANAF, IGI, pentru validarea informatiilor specifice angajatorului furnizate de aceste institutii, precum si cu Registrul National al ONG-urilor de pe langa Ministerul Justitiei (fundatii, asociatii, persoane juridice straine, federatii, uniuni)
• platforma va solicita si va permite incarcarea documentelor justificative conform legislatiei in vigoare
– documentelor incarcate vor fi semnate cu semnatura electronica extinsa (semnatura electronica avansata, semnatura electronica calificata), semnatura ce va fi verificata de sistem la incarcare
• la transmiterea solicitarii aceasta trebuie sa fie inregistrata de catre sistem. Numarul de inregistrare va fi afisat in profilul utilizatorului cat si comunicat printr-o notificare pe adresa de email a acestuia.

Solicitarea va fi transmisa automat catre ITM-ul responsabil, determinat de adresa campului de domiciliu/sediu social a angajatorului.