Sistemul national privind factura electronica reprezinta ansamblul de principii, reguli si aplicatii informatice avand drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice prevazute la art. 4 alin. (1), stocarea prin mijloace electronice a facturilor si transmiterea catre destinatar. Va reamintim ca facturarea electronica pentru toate tranzactiile intre firmele din Romania devine obligatorie de la 1 ianuarie 2024.
Factura electronica este factura emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronica si automata.
Emitent al facturii electronice este operatorul economic care emite factura electronica catre destinatar si o transmite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
Destinatar al facturii electronice este operatorul economic, autoritatea contractanta, entitatea contractanta si orice alta entitate care primeste factura electronica insotita de semnatura electronica a Ministerului Finantelor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
Prin „operator economic” se intelege orice entitate care desfasoara o activitate economica constand in executarea de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii.
RO e-Factura: 5 lucruri pe care trebuie sa le stii despre factura electronica
1. Utilizare e-Factura
Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice
Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic
Manualul Contabilului Incepator - stick USB
La acest moment, sistemul e-Factura poate fi sau trebuie utilizat pentru ca:
- facturarea electronica este obligatorie in domeniul achizitiilor publice (Legea nr. 139/2022);
- facturarea electronica in relatia B2B este optionala, cu exceptia cazului in care sunt comercializate produse cu risc fiscal ridicat (O.U.G. nr. 130/2021 si Ordin nr. 12/2022);
- facturarea electronica este obligatorie in cazul voucherelor de vacanta (O.U.G. nr. 131/2022).
2. Elemente principale ale unei facturi electronice
Elemente principale ale unei facturi electronice reprezinta un ansamblu de componente esentiale de informatii pe care trebuie sa le contina o factura electronica pentru a permite interoperabilitatea transfrontaliera, inclusiv informatiile necesare pentru a asigura conformitatea juridica. Acestea sunt:
a) identificatorii de proces si de factura;
b) data facturii;
c) informatii privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrarile;
d) informatii privind destinatarul facturii electronice;
e) informatii privind beneficiarul platii;
f) informatii privind reprezentantul fiscal al emitentului;
g) identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrari executate;
h) referirea la contractul de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si servicii, precum si, dupa caz, la contractul de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii;
i) detalii privind executarea lucrarilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
j) instructiuni de plata;
k) informatii privind creditari sau debitari;
l) informatii privind pozitiile de pe factura;
m) defalcarea TVA;
n) totalul facturii.
3. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finantelor
In situatia in care factura electronica transmisa respecta structura prevazuta mai sus, se aplica sigiliul electronic al Ministerului Finantelor si se comunica de indata destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finantelor atesta primirea acesteia in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
In situatia in care factura electronica transmisa nu respecta structura prevazuta mai sus, emitentul primeste mesaj cu erorile identificate. Dupa corectarea erorilor identificate, factura electronica se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.
Important!
Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML insotit de sigiliul electronic al Ministerului Finantelor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
4. Data comunicarii facturii electronice catre destinatar
Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura conform procedurii prevazute la art. 3 alin. (4). Data comunicarii este accesibila in sistem si emitentului facturii electronice.
Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura.
In situatia unei facturi electronice asupra careia destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice, inclusiv in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin inscrierea unui mesaj in acest sens.
5. Corectia facturii electronice
Corectia facturii electronice comunicate destinatarului in sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite in cadrul aceluiasi sistem national privind factura electronica RO e-Factura.
Prelucrarea facturii electronice se poate realiza exclusiv in format electronic utilizand aplicatiile informatice disponibile la nivelul destinatarilor facturilor electronice emise in relatia B2G. Prin prelucrarea facturii electronice se intelege inclusiv parcurgerea fazelor executiei bugetare.
In situatia in care factura nu poate fi prelucrata in format electronic se poate utiliza un document obtinut prin conversia informatiilor din factura electronica care permite citirea si listarea. Aplicatia prin care se realizeaza conversia trebuie sa asigure integritatea continutului facturii electronice.
Mai multe informatii despre facturarea electronica gasiti in Consilierul Verde al Contabilului >>
Foto: pixabay.com
