Diurna: cadrul legal, exemple de calcul si un studiu de caz

Absolut orice firma se confrunta la un moment dat cu situatia in care trebuie sa trimita angajati in deplasare si sa le plateasca acestora indemnizatii, cum ar fi diurna sau indemnizatia de mobilitate. In continuare, veti afla care este cadrul legal pentru diurna, tratamentul fiscal, un exemplu de calcul al diurnei neimpozabile in strainatate, dar si in cazul delegarii/detasarii in tara. La final, puteti consulta un studiu de caz practic.

Diurna: cadrul legal 

Pe durata detasarii si a delegarii, salariatii au dreptul la plata unei sume de bani pe care o regasim in legislatie atat sub denumirea de indemnizatie de delegare/detasare, cat si sub denumirea de diurna. Rolul acestei sume de bani este acela de a compensa cheltuielile suplimentare de hrana si intretinere prilejuite de dislocarea salariatului din mediul sau de viata obisnuit.
Codul muncii nu defineste diurna, ci doar stabileste dreptul salariatilor la acordarea acesteia pe durata delegarii si a detasarii.

O definitie a diurnei pentru deplasarile in strainatate o regasim la art. 5 alin. (1) lit. a) din H.G.nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar conform caruia personalului din institutii publice i se acorda o suma zilnica, denumita in continuare diurna, in vederea acoperirii cheltuielilor de hrana, a celor marunte uzuale, precum si a costului transportului in interiorul localitatii in care isi desfasoara activitatea.

Diurna acordata salariatilor: tratament fiscal

Conform art. 76 alin. (2) lit. k) si art. 142 lit. g) din Codul fiscal, intra in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale:
− indemnizatia de delegare, indemnizatia de detasare, inclusiv indemnizatia specifica detasarii transnationale, prestatiile suplimentare primite de lucratorii mobili prevazuti in HotarareaGuvernului nr. 38/2008 privind organizarea timpului de munca al persoanelor care efectueazaactivitati mobile de transport rutier, cu modificarile ulterioare, precum si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, primite de salariati potrivit legislatiei in materie, pe perioada desfasurarii activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:
(i) in tara, de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat;
(ii) in strainatate, de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna, prin hotarare a Guvernului,pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, in limita a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Plafonul aferent valorii a 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat se calculeaza prin raportarea celor 3 salarii la numarul de zile lucratoare din luna respectiva, iar rezultatul se multiplica cu numarul de zile din perioada de delegare/detasare/desfasurare a activitatii in alta localitate, in tara sau in strainatate;
Asadar, diurna nu este neimpozabila si taxabila cu contributii sociale daca se incadreaza inplafonul de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului, pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice, dar nu mai mult de 3 salarii de baza corespunzatoare locului de munca ocupat.

Intotdeauna, la stabilirea diurnei maxime neimpozabile se efectueaza doua calcule:
1) 2,5 x diurna stabilita pentru institutii publice;
2) salariul de baza brut prevazut in contractul individual de munca x 3 : numarul de zile lucratoare.

Se compara cele doua rezultate. Suma mai mica reprezinta diurna maxima neimpozabila.
Plafonul diurnei neimpozabile se stabileste pentru fiecare luna tinand cont de numarul zilelo rlucratoare ale lunii.

Exemplu de calcul al diurnei neimpozabile in strainatate

Un salariat incadrat cu salariul de baza de 3.000 lei este detasat transnational, in perioada 1 mai 2022 – 30 iunie 2023, in Germania. Angajatorul acorda salariatului o diurna de 75 euro/zisi trebuie sa stabileasca daca acest cuantum se incadreaza in limita maxima neimpozabila.

Luna mai = 22 zile lucratoare

Calcul nr. 1
Diurna stabilita pentru deplasarea personalului institutiilor publice in Germania este de 35euro/ zi. Plafonul de 2,5 ori nivelul pentru institutii publice este 87,5 euro/zi.
87,5 euro x 5 euro = 437,5 lei

Calcul nr. 2
3.000 x 3 / 22 = 409,09 lei, unde 22 reprezinta zilele lucratoare din luna mai.

Se compara cele doua rezultate. Suma mai mica reprezinta diurna maxima neimpozabila.
Salariatul din exemplul nostru beneficiaza de diurna in cuantum de 75 euro/zi.
75 euro x 5 lei = 375 lei diurna/zi
375 lei este o suma mai mica decat 409,09 lei, asa incat suma de 375 lei/zi acordata cu titlude diurna nu se taxeaza cu impozit pe venit si contributii sociale.
Suma de 375 lei se acorda pentru fiecare zi calendaristica in care salariatul este detasat.

Luna iunie = 20 zile lucratoare

Calcul nr. 1
Diurna stabilita pentru deplasarea personalului institutiilor publice in statele membre UE estede 35 euro/zi. Plafonul de 2,5 ori nivelul pentru institutii publice este 87,5 euro/zi.
87,5 euro x 5 euro = 437,5 lei

Calcul nr. 2
3.000 x 3 / 20 = 450 lei, unde 20 reprezinta zilele lucratoare din luna iunie.
Se compara cele doua rezultate. Suma mai mica reprezinta diurna maxima neimpozabila.
Rezulta ca in luna iunie un salariat poate beneficia de diurna neimpozabila in cuantum de 437,5 lei/zi.

Salariatul din exemplul nostru beneficiaza de diurna in cuantum de 75 euro/zi.
75 euro x 5 lei = 375 lei diurna/zi.
375 lei este o suma mai mica decat 437,5 lei, asa incat suma de 375 lei/zi acordata cu titlude diurna nu se taxeaza cu impozit pe venit si contributii sociale.

Desigur, angajatorul poate acorda diurna mai mica sau mai mare decat limita maxima ne-impozabila daca asa a negociat cu salariatul. Ceea ce depaseste limita maxima neimpozabilase impoziteaza cu impozit pe venit si contributii sociale.

Exemplu de calcul al diurnei neimpozabile pentru delegare/detasare in tara

Conform H.G. nr. 714/2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii ininteresul serviciului, diurna pentru institutiile publice in cazul deplasarilor in tara este de 23 lei/zi.

Acest plafon trebuie sa se incadreze in plafonul de 3 salarii de baza brute raportat la numarul de zile lucratoare ale lunii in care are loc deplasarea.

Un salariat incadrat cu un salariu de baza brut in cuantum de 3.000 lei cu locul de munca in Bucuresti se deplaseaza la Brasov, intr-o luna cu 20 de zile lucratoare, pentru o perioada de 2 zile.
Diurna stabilita pentru personalul institutiilor publice in tara este de 23 lei/zi. Plafonul de 2,5 ori nivelul pentru institutii publice este 57,5 lei/zi. Se compara aceasta suma cu limita a 3 salarii de baza de care beneficiaza salariatul raportat la numarul de zile lucratoare din luna si se acorda suma mai mica.
3.000 x 3 / 20 = 450 lei, unde 20 reprezinta zilele lucratoare din luna.

Diurna netaxabila este in suma de 57,5 lei/zi calendaristica.
Diurna de care poate beneficia salariatul fara taxe salariale este in cuantum de 57,5 lei/zi.

Salariatul poate beneficia pentru cele 2 zile de deplasare de diurna fara taxe salariale in suma de 115 lei (57,5 x 2).
Daca salariatul beneficiaza atat de masa, cat si de diurna, cheltuielile cu masa si diurna nuvor intra in baza de calcul al impozitului pe venit si al contributiilor sociale daca impreuna nu depasesc plafonul neimpozabil.

ATENTIE!
Conform Normelor metodologice de aplicare a Codului fiscal, in categoria cheltuielilor dedelegare si detasare se cuprind cheltuielile cu transportul, cazarea, precum si indemnizatia de delegare si de detasare in tara si in strainatate, stabilite in conditiile prevazute de lege sau in contractul de munca aplicabil.
Prin urmare, diurna trebuie sa fie prevazuta in contractul individual sau colectiv de munca si acordata in conditiile stabilite de contractul de munca in care este prevazuta.
Intrucat plafonul neimpozabil fluctueaza in functie de numarul de zile lucratoare din luna side salariul de baza al salariatului, consider ca in situatia in care se doreste acordarea diurnei maxime neimpozabile, in contractul individual de munca se poate mentiona:
Salariatul beneficiaza de diurna in perioada de delegare, detasare inclusiv detasare transnationala in cuantumul maxim neimpozabil prevazut de Codul fiscal.

Plata diurna si decont asociat in numerar - studiu de caz

Intrebare: "Conform legislatiei in vigoare se poate achita diurna soferilor prin numerar, inregistrarea contabila fiind 625 = 462, neacordand sumele in avans, deci diurna fiind achitata ulterior? Daca da, care este plafonul maxim per angajat? Daca administratorul firmei plateste mai multe facturi cu cardul lui personal, nu din contul firmei, inregistrarea fiind 401 = 462, pot achita c/val. la administrator prin numerar?"

Raspuns: Potrivit Legii nr. 70/2015 pentru intarirea disciplinei financiare privind operatiunile de incasari si plati in numerar, operatiunile de incasari si plati efectuate de PJ, PFA, II, IF, liber profesionisti, PF care desfasoara activitati in mod independent, asocieri si alte entitati cu sau fara personalitate juridica de la/catre oricare dintre aceste categorii de persoane se vor realiza numai prin instrumente de plata fara numerar.

Exceptii:

-incasari de la persoanele mentionate mai sus plafon zilnic maxim de 5.000 lei de la o persoana;

-incasari efectuate de catre magazinele de tipul cash and carry plafon zilnic maxim de 10.000 lei de la o persoana;

-plati catre persoanele mentionate mai sus plafon zilnic maxim de 5.000 lei/persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi;

-plati catre magazinele de tipul cash and carry plafon zilnic total de 10.000 lei;

-plati din avansuri spre decontare plafon zilnic maxim de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare;

-operatiunile de incasari in numerar efectuate de persoanele mai sus mentionate, de la PF, reprezentand cesiuni de creante, primiri de imprumuturi sau alte finantari, precum si contravaloarea unor livrari de bunuri sau a unor prestari de servicii se efectueaza in limita unui plafon zilnic de 10.000 lei de la o persoana;

-operatiunile de plati in numerar efectuate de persoanele mai sus mentionate, catre PF, reprezentand contravaloarea unor achizitii de bunuri sau a unor prestari de servicii, dividende, cesiuni de creante sau alte drepturi si restituiri de imprumuturi sau alte finantari se efectueaza cu incadrarea in plafonul zilnic de 10.000 lei catre o persoana.

Platile de diurna si decont asociat conform decont documente prezentat, este posibil in limita a 5000 lei numerar de persoana, cu incadrarea in plafonul maxim de plati de 10.000 lei pe zi.

Raspuns oferit in luna mai 2024 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.

Foto: pexels.com