Emiterea facturii in cazul unui sold debitor cont 409

Intrebare:

O persoana juridica are sold debitor in conturile 4091 si 4092, in acest cont fiind inregistrate avansurile platite de firma furnizorilor. Nu au fost primite insa facturile din partea administratorului. Cum se va proceda intr-un astfel de caz?


Raspuns:

Potrivit art 155 din Codul fiscal, persoana impozabila trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.
 
Furnizorul dvs trebuia sa va emita factura pana in cea de-a 15 –a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansul. In cazul in care factura a fost pierduta, se vor lua masuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementarilor emise in acest sens, in termen de maximum 30 de zile de la constatare,  potrivit art 26 din Legea contabilitatii 82/1991.
 
Procedura de reconstituire a documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse este stabilita prin OMEF 3512/2008  privind documentele financiar-contabile. Reconstituirea documentelor justificative si contabile sustrase, pierdute sau distruse se realizeaza in conformitate cu prevederile sectiunii E a Normei metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin ordinul mentionat. Documentele reconstituite conform acestei norme metodologice constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.
 
In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. In acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit. Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.
 
In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse. Duplicatul poate fi:
   - o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau
   - o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.
 
De asemenea, aveti posibilitatea sa efectuati inventarierea si sa stabiliti daca aceasta creanta este reala. Astfel, potrivit pct. 28 alin (1)  din Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, aprobate prin OMFP 2861/2009 , creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme si se sanctioneaza potrivit legii.
 
In concluzie, aveti posibilitatea reconstituirii facturilor respective  daca  au fost pierdute  sau sa va punctati cu furnizorul pentru a confirma existenta acestei creante.