Servicii informatice. Documente justificative pentru dovedirea prestarii serviciilor

Avem in vedere, prin cele ce urmeaza, cazul unei societati comerciale care presteaza diverse servicii informatice si ne propunem sa raspundem urmatoarelor intrebari:

1) Care este documentul justificativ care ar trebui sa stea la baza inregistrarii in contabilitatea societatii a prestarii serviciului respectiv?

2) Ce exemplu de deziv lucrari s-ar preta la acest domeniu de activitate?

3) Ce temei legal exista?

Raspuns:

Dupa cum prevede pct. 159 din Reglementarile contabile conforme aprobate prin OMFP 3055/2009 veniturile din prestari de servicii se inregistreaza in contabilitate pe masura efectuarii acestora, pe baza de situatii de lucrari care insotesc facturile, procese-verbale de receptie sau alte documente care atesta stadiul realizarii si receptia serviciilor prestate.

De asemenea, conform art. 21 alin. 4 din Codul fiscal si pct. 48 din Normele metodologice de aplicare deductibilitatea fiscala a cheltuielilor cu serviciile este conditionata de indeplinirea cumulativa a mai multor conditii: serviciile trebuie sa fie efectiv prestate, sa fie executate in baza unui contract incheiat intre parti si sa fie dovedita necesitatea efectuarii cheltuielilor prin specificul activitatilor desfasurate, iar justificarea prestarii efective a serviciilor se efectueaza prin: situatii de lucrari, procese-verbale de receptie, rapoarte de lucru, studii de fezabilitate, de piata sau orice alte materiale corespunzatoare.

Cu alte cuvinte, documentul contabil justificativ care este factura trebuie insotit de o documentatie specifica care sa ateste prestarea efectiva a serviciilor si care trebuie adaptata, de la caz la caz, in functie de specificul serviciilor si de prevederile contractuale.

Spre exemplu, daca valoarea contractului este stabilita estimativ, atunci intr-un astfel de deviz se trec, intr-o forma tabelara, parametrii necesari determinarii stabilirii valorii finale a serviciilor, cum sunt: numarul si categoriile de personal necesare pentru realizarea serviciului (informaticieni, ingineri de sistem, experti etc.) si activitatea desfasurata, defalcata pe subactivitati (spre exemplu, analiza preliminara, proiectarea generala a sistemului, modificari si adaptari, instalarea sistemului, testarea sistemului, instruirea personalului beneficiarului etc.) exprimate in unitati de masura zile/ore,  tariful unitar (zi/ora) si tariful total.

Apoi, pentru fiecare din etapele care implica predarea proiectului catre beneficiar se pot intocmi procese-verbale de receptie/acceptanta intermediara si finala (spre exemplu, la instalarea programelor informatice pe calculatoarele beneficiarului, la incheierea cursurilor de pregatire, la receptia finala etc.).

Toate aceste documente suplimentare nu au o forma anume prestabilita printr-un act normativ, ci trebuie concepute in functie de conditiile concrete, care difera, de la caz la caz, in functie de natura propriu-zisa a serviciilor si de continutul prevederilor contractuale dintre prestator si benenficiar.